PAGE商會檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強商會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于商會及所屬各部門在各項活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：商會檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，如實反映商會各項活動的歷史面貌。3.方便利用原則：以提高檔案利用效率為目標，優(yōu)化檔案管理流程，為商會工作提供便捷的服務。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善商會檔案管理制度。2.負責商會檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全商會檔案管理網(wǎng)絡，指導和監(jiān)督所屬各部門的檔案工作。4.開發(fā)利用檔案信息資源，為商會各項工作提供檔案資料支持和服務。5.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的檔案保管設備，確保檔案的安全存放。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向綜合管理部門移交歸檔。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，配合綜合管理部門做好檔案的整理、歸檔等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準確和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.商會在籌備、成立、發(fā)展過程中形成的各類文件，包括章程、決議、會議記錄、工作計劃、總結、報告等。2.商會組織的各類會議、活動、調(diào)研等形成的文件、資料、照片、錄像等。3.商會與政府部門、其他社會組織、企業(yè)等的往來文件、信函、協(xié)議、合同等。4.商會會員的基本信息、入會申請、會費繳納記錄、會員活動參與情況等。5.商會財務管理方面的文件，如財務報表、審計報告、收支憑證等。6.商會的宣傳資料、刊物、網(wǎng)站信息等。7.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交綜合管理部門。2.對于重要文件和緊急文件，應在形成后立即送交綜合管理部門登記保管。3.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整，載體應符合檔案保管要求。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、來源、內(nèi)容等進行分類整理。2.對每份文件進行編號、編目，填寫文件題名、日期、文號、責任者等信息。3.采用裝訂、裝盒等方式對檔案進行物理整理，確保檔案的整齊、美觀和便于保管。4.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案的基本信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，方便查詢和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在次年上半年將上一年度形成的檔案移交綜合管理部門歸檔。2.對于一些重大活動、重要項目形成的數(shù)據(jù)、資料等，應在活動結束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交綜合管理部門。3.綜合管理部門對接收的檔案進行再次審核和整理，辦理檔案移交手續(xù)，并將檔案存入檔案庫房。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、價值大小等因素，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：反映商會主要職能活動和基本歷史面貌的，對商會有長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)對商會工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對商會工作有參考價值的檔案，保管期限為5年至15年。2.保管期限的確定應嚴格按照國家有關規(guī)定和商會實際情況進行，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（四）保管措施1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應建立檔案存放位置索引，標明檔案的存放架位、箱號等信息。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。4.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應建立電子檔案的管理制度，確保電子檔案的安全和有效利用。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.商會內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.涉及重要機密的檔案，需經(jīng)商會領導批準后方可查閱。3.外部單位或個人查閱檔案，須持有單位介紹信或有效證件，經(jīng)商會領導批準，并辦理查閱登記手續(xù)后，由綜合管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，詳細注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息。2.申請表經(jīng)審批后，查閱人員到綜合管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領取查閱檔案的專用設備和工具。3.在指定地點查閱檔案，查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還綜合管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.為商會內(nèi)部人員提供檔案原件查閱、復印件、摘錄等服務，滿足其工作中的參考需求。2.根據(jù)商會工作需要，對檔案進行整理、匯編、分析等，形成專題資料，為商會決策提供依據(jù)。3.利用檔案信息資源，開展檔案展覽、編研成果發(fā)布等活動，擴大商會檔案的影響力和社會價值。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員以及檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查和評估。2.對于已過保管期限且確無保存價值的檔案，可列入銷毀范圍。3.對于部分保管期限已滿，但仍具有一定參考價值的檔案，可適當延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清單，一式三份，一份由綜合管理部門留存，一份交商會領導審批，一份交財務部門備案。2.經(jīng)商會領導批準后，由綜合管理部門指定專人負責銷毀檔案。銷毀檔案時，應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息徹底銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀完畢后，將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立商會檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.通過信息化手段，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)進行全程監(jiān)控和管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對商會現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合商會檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線錄入、分類編目、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行檔案管理工作。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和功能的不斷完善。3.加強