PAGE歸檔制度檔案人員職責(zé)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本歸檔制度及明確檔案人員職責(zé)。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案資料的歸檔管理，檔案人員負(fù)責(zé)對公司各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)遵循本制度嚴(yán)格遵循《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)，以及檔案管理行業(yè)的通用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理工作合法合規(guī)、科學(xué)有序。二、檔案人員職責(zé)（一）檔案收集職責(zé)1.制定檔案收集計劃根據(jù)公司各部門工作特點(diǎn)和業(yè)務(wù)流程，每年年初制定詳細(xì)的檔案收集計劃，明確收集范圍、時間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。收集計劃應(yīng)涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的文件、資料、圖表及其他具有保存價值的材料，包括但不限于行政管理、財務(wù)審計、人力資源、市場營銷、技術(shù)研發(fā)等方面。2.指導(dǎo)部門文件整理定期深入各部門，了解文件形成情況，指導(dǎo)部門兼職檔案員按照檔案管理要求進(jìn)行文件材料的分類、整理和初步編目。向部門人員宣傳檔案收集的重要性和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，提高全員檔案意識，確保文件材料的及時、完整收集。3.主動收集各類檔案通過多種渠道主動收集檔案，包括但不限于會議記錄、合同協(xié)議、工作報告、技術(shù)文檔、客戶資料等。關(guān)注公司重大活動、項目進(jìn)展等，及時跟進(jìn)并收集相關(guān)檔案材料，確保檔案的全面性和完整性。（二）檔案整理職責(zé)1.分類與編號按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，對收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類，如分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等一級類目，再根據(jù)實(shí)際情況細(xì)分二級及以下類目。為每類檔案編制唯一的編號體系，確保檔案編號的系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的查找和管理。2.裝訂與編目對紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。依據(jù)分類和編號順序，對檔案進(jìn)行編目，編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的題名、日期、編號、責(zé)任者等信息，便于檢索和查閱。3.數(shù)字化處理按照公司數(shù)字化建設(shè)要求，對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。負(fù)責(zé)電子檔案的格式轉(zhuǎn)換、存儲管理和元數(shù)據(jù)錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，且便于長期保存和利用。（三）檔案保管職責(zé)1.檔案庫房管理負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求，溫度、濕度適宜，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。定期對庫房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，保證其正常運(yùn)行，確保檔案安全。2.檔案實(shí)體保管按照檔案分類和編號順序，將檔案整齊存放于檔案架上，便于查找和調(diào)閱。對破損、褪色等有問題的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和處理，確保檔案的完整性和可讀性。定期對檔案進(jìn)行清查核對，做到賬實(shí)相符，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.電子檔案保管建立完善的電子檔案存儲系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改、刪除或泄露。（四）檔案利用職責(zé)1.借閱服務(wù)建立檔案借閱登記制度，明確借閱流程和審批權(quán)限。根據(jù)公司內(nèi)部人員的借閱需求，及時辦理檔案借閱手續(xù)，提供檔案查閱服務(wù)，并做好借閱記錄，確保檔案按時歸還。對外部單位或人員的檔案查閱申請，按照規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格審核，經(jīng)批準(zhǔn)后方可提供查閱服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。2.檔案信息開發(fā)深入挖掘檔案信息資源，根據(jù)公司發(fā)展需要，開展檔案編研工作，如編寫大事記、組織沿革、專題資料匯編等。為公司各項工作提供檔案信息支持，如為項目決策提供歷史數(shù)據(jù)參考、為解決糾紛提供相關(guān)證據(jù)等，充分發(fā)揮檔案的資政作用。3.利用效果跟蹤對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤，了解檔案在公司工作中的實(shí)際應(yīng)用效果，收集利用者的反饋意見。根據(jù)利用效果和反饋意見，及時調(diào)整檔案管理工作策略和方法，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和利用價值。（五）檔案安全職責(zé)1.安全制度執(zhí)行嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案安全管理制度，確保檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的安全。加強(qiáng)對檔案人員的安全教育培訓(xùn)，提高安全意識，規(guī)范操作流程，防止因人為失誤導(dǎo)致檔案安全事故。2.安全檢查與隱患排查定期對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施、電子檔案系統(tǒng)等進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，分析原因，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，確保安全隱患得到及時有效整改。3.應(yīng)急處置制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)情況下的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。定期組織檔案人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力，確保在緊急情況下能夠迅速采取措施，最大限度減少檔案損失。（六）檔案統(tǒng)計職責(zé)1.檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄和統(tǒng)計分析。定期統(tǒng)計檔案數(shù)量、種類、借閱人次、利用效果等數(shù)據(jù)，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。2.統(tǒng)計報表編制根據(jù)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，按時編制各類檔案統(tǒng)計報表，如年度檔案工作情況報表、檔案利用情況報表等。確保統(tǒng)計報表數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，按照規(guī)定報送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（七）與其他部門協(xié)作職責(zé)1.溝通協(xié)調(diào)與公司各部門保持密切溝通，及時了解部門工作動態(tài)和檔案需求，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。定期組織召開檔案工作協(xié)調(diào)會，通報檔案管理工作進(jìn)展情況，聽取各部門意見和建議，共同推進(jìn)公司檔案管理工作。2.業(yè)務(wù)指導(dǎo)為各部門提供檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，幫助部門兼職檔案員提高業(yè)務(wù)水平，規(guī)范檔案管理工作。根據(jù)部門工作特點(diǎn)和檔案管理要求，協(xié)助制定部門檔案管理制度和工作流程，確保各部門檔案管理工作符合公司整體要求。三、檔案歸檔范圍與要求（一）文書檔案1.歸檔范圍公司發(fā)布的各類文件、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。公司召開的各類會議的會議紀(jì)要、決議、記錄等。公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。公司內(nèi)部的工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表等。2.歸檔要求文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備。按照文件形成的時間順序進(jìn)行排列，同一事由的文件應(yīng)集中在一起。每份文件應(yīng)編制頁號，頁號編寫位置符合規(guī)范要求。（二）科技檔案1.歸檔范圍公司科研項目、新產(chǎn)品開發(fā)項目等形成的可行性研究報告、項目計劃、技術(shù)方案、實(shí)驗數(shù)據(jù)、測試報告、技術(shù)總結(jié)等。公司生產(chǎn)工藝文件、設(shè)備圖紙、操作規(guī)程、維修記錄等。公司技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造項目的相關(guān)文件資料。2.歸檔要求科技文件材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，圖表清晰，數(shù)據(jù)完整。按照項目周期或工藝流程進(jìn)行分類整理，建立項目檔案卷冊。對重要科技檔案應(yīng)進(jìn)行密級標(biāo)注，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（三）會計檔案1.歸檔范圍公司的會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告等。公司的稅務(wù)申報資料、發(fā)票存根、銀行對賬單等。公司涉及財務(wù)往來的合同、協(xié)議等相關(guān)文件。2.歸檔要求會計檔案應(yīng)按照國家財務(wù)會計制度規(guī)定的保管期限進(jìn)行整理歸檔。會計憑證應(yīng)裝訂成冊，封面填寫規(guī)范，簽章齊全。會計賬簿應(yīng)按年度分類整理，妥善保管。（四）人事檔案1.歸檔范圍員工的個人簡歷、入職登記表、勞動合同、工資表、考核評價材料等。員工的培訓(xùn)記錄、獎勵處分文件、職稱評定材料等。員工的社會保險、公積金等相關(guān)資料。2.歸檔要求人事檔案應(yīng)一人一檔，材料齊全完整，內(nèi)容真實(shí)可靠。按照檔案管理規(guī)定的順序進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。對人事檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。四、檔案歸檔流程（一）文件形成與收集1.公司各部門在工作活動中形成的文件材料，由部門兼職檔案員負(fù)責(zé)及時收集、整理。2.部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集計劃和歸檔要求，對文件材料進(jìn)行分類、篩選，剔除無關(guān)或重復(fù)的材料。（二）檔案移交1.每年[具體時間]，部門兼職檔案員將整理好的檔案移交至公司檔案人員。2.移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、起止時間等信息，雙方簽字確認(rèn)。（三）檔案整理與歸檔1.檔案人員對接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照檔案分類和編號要求進(jìn)行分類、編號、編目等工作。2.將整理好的檔案裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案編號、名稱、保管期限等信息。3.將檔案存放于檔案庫房的指定位置，建立檔案保管臺賬。五、檔案保管期限與鑒定銷毀（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年三種。根據(jù)檔案的重要程度、利用價值等因素確定具體保管期限。（二）檔案鑒定1.公司成立檔案鑒定小組，由檔案人員、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。2.檔案鑒定小組定期對到期檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的實(shí)際價值和保管期限，提出鑒定意見。3.鑒定過程中，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和潛在價值，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確合理。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期