PAGE甲方檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)甲方檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高公司運(yùn)營效率，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于甲方公司各部門及參與公司項(xiàng)目的所有人員在項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)完整原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)施過程和實(shí)際情況，確保內(nèi)容完整，不得遺漏、篡改。3.分類科學(xué)原則：按照檔案資料的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案資料的安全，防止泄露、丟失和損壞，對涉及公司機(jī)密的檔案資料嚴(yán)格保密。二、檔案資料管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案資料管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案資料數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理，提高查詢和利用效率。4.定期對檔案資料進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案資料的完整和安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案資料查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.對檔案資料管理工作進(jìn)行總結(jié)、分析和評估，不斷改進(jìn)管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的檔案資料的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案資料管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案資料的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案資料管理工作的組織和協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目檔案資料的完整和規(guī)范。2.督促項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及時(shí)整理和移交項(xiàng)目檔案資料，對項(xiàng)目檔案資料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.審核項(xiàng)目檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，簽署審核意見后移交檔案管理部門。三、檔案資料的分類與編號(hào)（一）分類1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件等。2.合同文件：各類項(xiàng)目合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。3.技術(shù)文件：項(xiàng)目技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)交底記錄、試驗(yàn)檢測報(bào)告等。4.施工管理文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工進(jìn)度計(jì)劃、工程變更通知、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。5.物資管理文件：物資采購計(jì)劃、物資驗(yàn)收單、物資出入庫記錄等。6.財(cái)務(wù)管理文件：項(xiàng)目預(yù)算、決算報(bào)告、資金支付憑證、成本核算資料等。7.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程質(zhì)量評定報(bào)告、竣工圖等。8.其他文件：與項(xiàng)目有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、往來信函、通知、報(bào)告等。（二）編號(hào)檔案資料編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式。年份為公元紀(jì)年，取四位數(shù)；類別代碼按照上述分類分別用兩位大寫字母表示，如“XQ”表示項(xiàng)目前期文件，“HT”表示合同文件等；流水號(hào)為三位數(shù)，從001開始依次編號(hào)。例如，2023年的項(xiàng)目前期文件中第一份檔案資料編號(hào)為“2023XQ001”。四、檔案資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)收集本部門和項(xiàng)目在工作過程中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的及時(shí)性。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像等各種形式。3.對重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（二）整理要求1.檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案資料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。2.對紙質(zhì)檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，確保整齊、規(guī)范。編目內(nèi)容包括檔案資料編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘裝訂。3.對電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照編號(hào)規(guī)則命名文件，確保文件名與紙質(zhì)檔案資料編號(hào)一致。同時(shí)，應(yīng)定期對電子檔案資料進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。4.對照片、音像等特殊載體的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)注說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并與其他相關(guān)檔案資料一同整理歸檔。五、檔案資料的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。（二）保管期限檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)永久保管。如公司重大項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、重要合同協(xié)議、公司發(fā)展規(guī)劃等。2.長期保管：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)長期保管。保管期限一般為15年至50年。如項(xiàng)目技術(shù)文件、施工管理文件、物資管理文件等。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性的會(huì)議紀(jì)要、往來信函等。（三）保管方式1.檔案資料應(yīng)按照保管期限和類別分別存放，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案資料應(yīng)上架存放，排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰。同時(shí)，應(yīng)建立檔案資料存放位置索引，方便快速查找。3.對電子檔案資料應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。六、檔案資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案資料，并安排專人負(fù)責(zé)查閱現(xiàn)場的監(jiān)督和管理，確保檔案資料的安全。查閱人員不得在檔案資料上涂改標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案資料。3.查閱檔案資料一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，如需帶出查閱的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱申請表的內(nèi)容進(jìn)行審批，對于涉及公司機(jī)密或重要檔案資料的借閱，應(yīng)嚴(yán)格控制，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，如需延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)定期對借閱檔案資料進(jìn)行催還和清查，確保檔案資料按時(shí)歸還。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案資料內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案資料進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案資料，應(yīng)編制《檔案資料銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案資料的編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息，并經(jīng)鑒定小組組長簽字確認(rèn)。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案資料，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案資料應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案資料無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底。3.銷毀完成后，應(yīng)在《檔案資料銷毀清單》上注明銷毀方式、銷毀時(shí)間、銷毀人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)將《檔案資料銷毀清單》歸檔保存，以備查考。八、檔案資料的信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案資料的錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案資料管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對新形成的檔案資料應(yīng)及時(shí)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，并按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等操作。同時(shí)，應(yīng)定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對檔案管理信息系統(tǒng)的用戶權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配相應(yīng)的操作權(quán)限，確保用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全問題。同時(shí)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的信息安全事件。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案資料管理監(jiān)督機(jī)制，定期對各部門的檔案資料管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案資料管理工作的日常監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.各部門應(yīng)定期對本部門的檔案資料管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問