PAGE鎮(zhèn)檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)我鎮(zhèn)檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我鎮(zhèn)各部門、各單位在工作中形成的各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)全鎮(zhèn)檔案的集中統(tǒng)一管理，各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.真實(shí)完整原則。檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映我鎮(zhèn)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為我鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）鎮(zhèn)檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定我鎮(zhèn)檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)全鎮(zhèn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作，指導(dǎo)各部門、各單位的檔案管理工作。3.定期對全鎮(zhèn)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高全鎮(zhèn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和檔案意識。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照鎮(zhèn)檔案管理部門的要求，定期向鎮(zhèn)檔案管理部門移交檔案。3.建立健全本部門、本單位檔案管理制度，明確檔案管理人員職責(zé)，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。4.積極配合鎮(zhèn)檔案管理部門開展檔案清查、盤點(diǎn)、鑒定等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，遵守檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)檔案的檢索和利用工作，為我鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確、及時的檔案信息服務(wù)。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與我鎮(zhèn)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.我鎮(zhèn)在各項(xiàng)工作中形成的文件、報(bào)告、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.我鎮(zhèn)各部門、各單位在業(yè)務(wù)活動中形成的各類業(yè)務(wù)檔案，如項(xiàng)目檔案、執(zhí)法檔案、行政審批檔案等。4.我鎮(zhèn)人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)等方面的檔案，如干部任免文件、工資報(bào)表、固定資產(chǎn)登記等。5.我鎮(zhèn)在重大活動、重要事件中形成的聲像檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門、本單位在工作中形成的各類檔案。2.檔案收集應(yīng)做到及時、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要文件和資料。3.對收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，確保檔案質(zhì)量。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集和存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）收集時間1.文書檔案應(yīng)在文件辦理完畢后及時收集，一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文書檔案的收集工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)工作的進(jìn)展情況及時收集，確保檔案與業(yè)務(wù)工作同步。3.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定的時間要求進(jìn)行收集。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和管理。（二）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫文件目錄。將文件材料按照分類順序依次排列，裝訂成冊。2.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)和管理要求，制定相應(yīng)的分類方案。對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立業(yè)務(wù)檔案目錄。將業(yè)務(wù)檔案按照分類順序進(jìn)行整理，裝入檔案盒。3.人事檔案整理按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。對人事檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目，建立人事檔案目錄。將人事檔案材料裝入檔案袋，按照規(guī)定進(jìn)行裝訂。4.財(cái)務(wù)檔案整理按照財(cái)務(wù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立財(cái)務(wù)檔案目錄。將財(cái)務(wù)檔案按照分類順序進(jìn)行整理，裝入檔案盒。5.聲像檔案整理對聲像檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立聲像檔案目錄。將聲像檔案資料按照分類順序進(jìn)行整理，裝入檔案盒，并注明相關(guān)信息。6.電子檔案整理按照電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。對電子檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立電子檔案目錄。將電子檔案按照分類順序進(jìn)行存儲，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合國家有關(guān)檔案整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號準(zhǔn)確、編目清晰、排列有序。3.檔案整理過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得擅自涂改、損毀檔案。五、檔案保管（一）保管場所1.鎮(zhèn)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管措施1.對檔案進(jìn)行分類存放，不同種類、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.在檔案架、檔案柜上應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，確保檔案安全。5.做好檔案庫房的溫濕度控制工作，保持檔案庫房的溫濕度適宜。（三）檔案鑒定1.鎮(zhèn)檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合我鎮(zhèn)檔案的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的保管期限。4.對已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）檔案銷毀1.檔案銷毀工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案銷毀的規(guī)定進(jìn)行。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案利用（一）利用范圍1.我鎮(zhèn)各部門、各單位在工作中需要查閱、借閱檔案的。2.外單位因工作需要查閱、借閱我鎮(zhèn)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.公民因個人需要查閱、借閱與本人相關(guān)的檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案。檔案利用者可到鎮(zhèn)檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱檔案。檔案利用者因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案。檔案利用者因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定收取費(fèi)用。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。2.檔案利用者查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。3.檔案利用者復(fù)制檔案時，應(yīng)確保復(fù)制件與原件一致，不得擅自更改檔案內(nèi)容。4.檔案利用者歸還檔案時，應(yīng)確保檔案完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立全鎮(zhèn)統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。2.提高檔案檢索效率和利用水平，為我鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息不泄露、不丟失。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對我鎮(zhèn)現(xiàn)存的各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)。建立檔案信息安全保障體系，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管