PAGE檔案局三級(jí)館制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案局三級(jí)館的建設(shè)與管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高檔案服務(wù)水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局三級(jí)館的所有工作人員、檔案管理活動(dòng)以及與之相關(guān)的各項(xiàng)工作。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全第一原則：把檔案安全放在首位，采取有效措施保障檔案實(shí)體和信息安全。3.科學(xué)規(guī)范原則：運(yùn)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為社會(huì)各方面提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。二、檔案收集（一）收集范圍1.反映本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等方面發(fā)展歷程的各類檔案。2.本地區(qū)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位形成的具有保存價(jià)值的檔案。3.涉及民生領(lǐng)域的檔案，如婚姻登記、社保、醫(yī)療等檔案。4.重大活動(dòng)、重要事件形成的檔案。（二）收集要求1.各單位應(yīng)按照規(guī)定定期向檔案局三級(jí)館移交檔案，移交時(shí)需編制檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。2.檔案應(yīng)保持完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，不得擅自銷毀、涂改或偽造檔案。3.對(duì)于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施進(jìn)行收集。（三）收集程序1.檔案局三級(jí)館制定檔案收集計(jì)劃，明確收集的范圍、時(shí)間和要求。2.向各單位發(fā)出檔案收集通知，告知其應(yīng)移交檔案的具體內(nèi)容和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。3.接收單位移交的檔案，對(duì)檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.將審核合格的檔案進(jìn)行整理、編目，錄入檔案管理系統(tǒng)。三、檔案整理（一）整理原則遵循檔案形成的規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等因素進(jìn)行分類。2.一般可分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限和機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類排列，編制案卷目錄。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案庫(kù)。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、保管期限進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)。4.聲像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類，標(biāo)注相關(guān)信息。5.電子檔案：按照存儲(chǔ)格式、文件類型等進(jìn)行分類，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（四）整理要求1.整理過(guò)程中應(yīng)保持檔案的原貌，不得隨意剪裁、拼接或損壞檔案。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.編制的檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查找和利用。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案局三級(jí)館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案。2.裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于移動(dòng)和管理。（三）保管措施1.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問(wèn)題。2.建立檔案保管賬目，記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管情況等信息。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)等措施，防止檔案丟失或損壞。4.加強(qiáng)庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施和監(jiān)控設(shè)備。五、檔案鑒定（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，科學(xué)合理地確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案局三級(jí)館負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其價(jià)值。2.參考有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)國(guó)家檔案局制定的檔案保管期限表等相關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定。（四）鑒定程序1.檔案管理部門提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對(duì)鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定結(jié)論。3.根據(jù)鑒定結(jié)論，對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的處理，如延長(zhǎng)保管期限、銷毀等。（五）銷毀程序1.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案局三級(jí)館負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門批準(zhǔn)。3.在指定的地點(diǎn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。六、檔案編目（一）編目原則編目應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范、便于查找和利用檔案。（二）編目?jī)?nèi)容1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.對(duì)重要檔案應(yīng)編寫檔案檢索工具，如全宗指南、專題指南等。3.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的信息化管理。（三）編目要求1.目錄應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行編制，內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確。2.檢索工具應(yīng)具有針對(duì)性和實(shí)用性，能夠快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)定期更新維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。七、檔案利用（一）利用原則依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，滿足社會(huì)各方面的檔案利用需求。（二）利用范圍1.為機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等提供檔案查閱、借閱服務(wù)。2.為社會(huì)公眾提供檔案咨詢、證明等服務(wù)。3.開展檔案展覽、編研等活動(dòng)，發(fā)揮檔案的宣傳教育作用。（三）利用程序1.利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱等信息。2.檔案管理部門對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)。3.利用者按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱、借閱檔案，不得擅自更改、涂抹或損毀檔案。4.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查。（四）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。2.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對(duì)某些檔案的利用進(jìn)行適當(dāng)限制。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、編目、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。3.加強(qiáng)檔案信息化安全保障體系建設(shè)，確保檔案信息安全。（三）建設(shè)要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備功能齊全、操作簡(jiǎn)便、安全可靠等特點(diǎn)。2.數(shù)字化掃描應(yīng)保證檔案圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范。3.加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員的信息化業(yè)務(wù)能力。九、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況統(tǒng)計(jì)。2.檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)活動(dòng)統(tǒng)計(jì)。3.檔案信息化建設(shè)情況統(tǒng)計(jì)。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作的準(zhǔn)確性和效率。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或漏報(bào)。2.定期向上級(jí)檔案行政管理部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。十、檔案工作人員職責(zé)（一）館長(zhǎng)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案局三級(jí)館的管理工作，制定工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.組織實(shí)施檔案收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。3.負(fù)責(zé)檔案工作人員的隊(duì)伍建設(shè)和培訓(xùn)工作。4.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，保障檔案工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.按照規(guī)定的程序和要求，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、編目、利用等具體工作。2.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。3.對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)檔案工作情況。4.協(xié)助開展檔案信息化建設(shè)工作，參與檔案數(shù)字化掃