PAGE社區(qū)網(wǎng)格檔案管理制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)網(wǎng)格檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)治理、服務(wù)居民等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)網(wǎng)格內(nèi)各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)網(wǎng)格檔案由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映社區(qū)網(wǎng)格工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集與社區(qū)網(wǎng)格工作相關(guān)的各類文件、資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及居民隱私、社區(qū)敏感信息等檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本社區(qū)網(wǎng)格檔案管理制度。2.制定和完善檔案管理工作的各項規(guī)章制度，并組織實施。3.負(fù)責(zé)社區(qū)網(wǎng)格各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.做好檔案的安全保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，確保檔案的實體安全和信息安全。6.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。7.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。8.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為社區(qū)治理、決策、服務(wù)居民等提供依據(jù)和參考。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在社區(qū)網(wǎng)格工作中形成的各類文件、資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.按照檔案管理要求，對本部門形成的檔案進(jìn)行初步分類、編目，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行操作，保證檔案質(zhì)量。4.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識和技能，不斷提高自身素質(zhì)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、利用等，確保檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.積極參與檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為社區(qū)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三、檔案的收集（一）收集范圍1.社區(qū)網(wǎng)格組織建設(shè)方面的文件、資料，如黨組織建設(shè)、居民自治組織建設(shè)等相關(guān)材料。2.社區(qū)人口信息檔案，包括居民基本情況、家庭成員信息、人口變動情況等。3.社區(qū)安全管理檔案，如消防安全檢查記錄、治安巡邏記錄、安全隱患排查及整改情況等。4.社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生檔案，包括環(huán)境衛(wèi)生整治計劃、檢查記錄、垃圾清運情況等。5.社區(qū)社會保障檔案，如低保申請及審批材料、就業(yè)援助記錄、社會保險辦理情況等。6.社區(qū)文化教育檔案，如文化活動記錄、社區(qū)教育開展情況、青少年活動資料等。7.社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生檔案，如居民健康檔案、疫苗接種記錄、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站工作記錄等。8.社區(qū)矛盾糾紛調(diào)解檔案，包括糾紛受理、調(diào)解過程及結(jié)果等相關(guān)材料。9.社區(qū)各類會議記錄、決議、紀(jì)要等文件。10.其他與社區(qū)網(wǎng)格工作相關(guān)的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、準(zhǔn)確、及時的原則，對本部門形成的各類文件、資料進(jìn)行全面收集，不得遺漏重要信息。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。4.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其真實性和可讀性。（三）收集時間1.各部門應(yīng)在每季度末將本季度形成的檔案整理后移交檔案管理部門。2.對于重要的臨時性工作或?qū)ｍ椈顒有纬傻臋n案，應(yīng)在工作結(jié)束后及時收集并移交。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、社區(qū)建設(shè)類、社區(qū)服務(wù)類、社區(qū)安全類、社區(qū)環(huán)境類、社區(qū)文化類、社區(qū)衛(wèi)生類、社區(qū)調(diào)解類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管。（三）整理流程1.檔案管理人員接收各部門移交的檔案后，首先對檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照分類原則對檔案進(jìn)行分類，確定檔案所屬類別。3.對每一類檔案進(jìn)行編號，并在檔案上加蓋編號章。4.編制檔案目錄，將檔案編號、題名、日期等信息錄入目錄系統(tǒng)。5.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理、裝訂，確保檔案的整齊、美觀。6.將整理好的檔案上架存放，建立檔案存放位置索引，便于快速查找。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光（紫外線）、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等方式進(jìn)行保管，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.對電子檔案應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份存儲，并建立電子檔案目錄，便于檢索和管理。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案目錄一致。（三）保管期限1.社區(qū)網(wǎng)格檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括社區(qū)組織建設(shè)、重要會議記錄、涉及居民重大權(quán)益的文件等。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括社區(qū)建設(shè)規(guī)劃、社會保障檔案、文化教育檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括一般性的工作文件、臨時性活動記錄等。（四）檔案的安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識。2.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。3.嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍，借閱檔案必須履行審批手續(xù)，確保檔案的安全。4.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.做好檔案的防火、防潮、防蟲等工作，定期對檔案進(jìn)行消毒、殺蟲處理。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用必須符合國家法律法規(guī)和本社區(qū)網(wǎng)格檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)社區(qū)原則：檔案利用應(yīng)圍繞社區(qū)治理、服務(wù)居民等工作，為社區(qū)發(fā)展提供支持。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱：社區(qū)工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案，按時歸還檔案。3.復(fù)制：根據(jù)工作需要，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以對檔案進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用審批1.查閱檔案的審批流程：申請人填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱檔案的目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排查閱。2.借閱檔案的審批流程：申請人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門負(fù)責(zé)人對借閱申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點審查借閱用途、借閱期限等，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制檔案的審批流程：申請人填寫《檔案復(fù)制申請表》，說明復(fù)制檔案的原因、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后安排復(fù)制，并做好登記。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、期限等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合社區(qū)網(wǎng)格檔案的實際情況進(jìn)行鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面綜合分析判斷檔案的價值。3.確保鑒定工作的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和公正性，避免隨意性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值等確定其保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其在內(nèi)容、形式、時間等方面的差異，判斷其價值。3.效益評估法：從檔案對社區(qū)治理、服務(wù)居民等工作的實際效益出發(fā)，評估檔案的價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒