PAGE廈門(mén)人事檔案借閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范廈門(mén)地區(qū)人事檔案的借閱管理，確保人事檔案的安全與完整，保障檔案信息的合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于在廈門(mén)地區(qū)的本公司/組織及其所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)，以及與本公司/組織有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位（如有需要）涉及人事檔案借閱的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：借閱人事檔案必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保借閱目的正當(dāng)、合理。2.安全保密原則：在借閱過(guò)程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.限時(shí)歸還原則：明確規(guī)定借閱期限，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得逾期。4.規(guī)范操作原則：借閱和歸還檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作，確保手續(xù)完備、記錄清晰。二、借閱申請(qǐng)與審批（一）借閱申請(qǐng)1.內(nèi)部借閱：本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱人事檔案，應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、所需檔案內(nèi)容、借閱期限等信息。申請(qǐng)表應(yīng)提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.外部借閱：與本公司/組織有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位如需借閱人事檔案，須提前向本公司/組織提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱的必要性、用途、保密措施等，并加蓋單位公章。申請(qǐng)應(yīng)提交至公司/組織的檔案管理部門(mén)。（二）審批流程1.內(nèi)部借閱審批：所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要人事信息或敏感崗位人員檔案的借閱，需報(bào)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部借閱審批：檔案管理部門(mén)收到外部單位的書(shū)面申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行初步審核。審核通過(guò)后，提交至公司/組織的法務(wù)部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合審查，確保借閱符合法律法規(guī)和業(yè)務(wù)要求。最后由公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批決定是否同意借閱。（三）審批結(jié)果通知1.對(duì)于審批通過(guò)的借閱申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知借閱人，并告知其借閱手續(xù)辦理的具體時(shí)間、地點(diǎn)和要求。2.對(duì)于審批未通過(guò)的借閱申請(qǐng)，如果是內(nèi)部人員申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)向其所在部門(mén)說(shuō)明原因；如果是外部單位申請(qǐng)，應(yīng)書(shū)面回復(fù)外部單位，說(shuō)明不同意借閱的理由。三、借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記1.借閱人在接到檔案管理部門(mén)通知后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到檔案管理部門(mén)辦理借閱登記手續(xù)。登記時(shí)需出示有效身份證件，并在《人事檔案借閱登記簿》上簽字確認(rèn)。2.《人事檔案借閱登記簿》應(yīng)詳細(xì)記錄借閱人姓名、所在部門(mén)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期、檔案名稱(chēng)及編號(hào)、借閱用途等信息。（二）檔案提取1.檔案管理人員根據(jù)審批通過(guò)的借閱申請(qǐng)，從檔案庫(kù)房中提取相應(yīng)的人事檔案。提取過(guò)程中要注意檔案的完整性和準(zhǔn)確性，避免損壞或遺漏檔案材料。2.檔案管理人員與借閱人當(dāng)面核對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)量，確保無(wú)誤后，雙方在《人事檔案借閱交接清單》上簽字確認(rèn)。交接清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門(mén)留存，一份由借閱人帶走。（三）借閱憑證發(fā)放檔案管理部門(mén)在完成借閱登記和檔案提取手續(xù)后，向借閱人發(fā)放《人事檔案借閱憑證》。借閱憑證應(yīng)注明借閱人姓名、檔案名稱(chēng)及編號(hào)、借閱期限等信息，并加蓋檔案管理部門(mén)公章。借閱人應(yīng)妥善保管借閱憑證，以備歸還檔案時(shí)查驗(yàn)。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限規(guī)定1.一般情況下，內(nèi)部人員借閱人事檔案的期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，須提前向檔案管理部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)，但延長(zhǎng)后的期限最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.外部單位借閱人事檔案的期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，必須重新提交書(shū)面申請(qǐng)，并經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)再次審批同意。（二）歸還提醒1.在借閱期限屆滿(mǎn)前[X]個(gè)工作日，檔案管理部門(mén)應(yīng)通過(guò)電話、郵件或短信等方式提醒借閱人按時(shí)歸還檔案。2.對(duì)于臨近借閱期限仍未歸還檔案的借閱人，檔案管理部門(mén)應(yīng)再次進(jìn)行提醒，并告知逾期歸還可能產(chǎn)生的后果。（三）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還人事檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否有損壞或涂改跡象。2.如檔案完好無(wú)損，借閱人在《人事檔案借閱交接清單》上簽字確認(rèn)歸還后，檔案管理人員將檔案歸還至檔案庫(kù)房，并在《人事檔案借閱登記簿》上記錄歸還日期和相關(guān)信息。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或涂改情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行修復(fù)或賠償。檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)受損檔案進(jìn)行處理，確保檔案信息的安全和完整。五、借閱檔案的使用與保管（一）使用要求1.借閱人只能將人事檔案用于申請(qǐng)審批時(shí)所明確的用途，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定目的。2.在借閱檔案期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)事先征得檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案材料應(yīng)注明“僅供[具體用途]使用，復(fù)印日期[具體日期]”字樣，并加蓋檔案管理部門(mén)公章。3.借閱人在使用檔案過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在疑問(wèn)或錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)與檔案管理部門(mén)溝通，不得擅自處理。（二）保管責(zé)任1.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的人事檔案負(fù)有保管責(zé)任，確保檔案在其保管期間的安全。借閱人應(yīng)將檔案存放在安全、保密的場(chǎng)所，避免檔案受到損壞、丟失或泄露。2.如因借閱人的原因?qū)е氯耸聶n案丟失、損壞或泄露，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并按照公司/組織的規(guī)定進(jìn)行賠償。賠償金額應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、損失程度等因素進(jìn)行確定。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)人事檔案的借閱情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱登記是否完整、借閱期限是否合規(guī)、檔案歸還是否及時(shí)等。2.定期檢查的周期為每[X]個(gè)月一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，提交至公司/組織的管理層。（二）不定期抽查1.公司/組織的管理層有權(quán)對(duì)人事檔案借閱情況進(jìn)行不定期抽查，以確保借閱制度的嚴(yán)格執(zhí)行。2.抽查可以采取查閱借閱記錄、實(shí)地查看檔案保管情況、詢(xún)問(wèn)借閱人等方式進(jìn)行。對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定借閱人事檔案的行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對(duì)于內(nèi)部人員違規(guī)借閱檔案的行為，第一次發(fā)現(xiàn)給予警告處分；第二次發(fā)現(xiàn)給予記過(guò)處分，并扣發(fā)當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金；第三次發(fā)現(xiàn)給予降職或撤職處分。3.對(duì)于外部單位違規(guī)借閱檔案的行為，除按照法律法規(guī)追究其法律責(zé)任外，本公司/組織將視情節(jié)輕重決定是否終止與該單位的業(yè)務(wù)往來(lái)。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由本公司/組織的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過(guò)程中，如遇本制度未明確規(guī)定的事項(xiàng)，