PAGE工程安全辦檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程安全辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)安全管理提供有力支持，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工程安全辦在工程建設(shè)全過程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于安全檢查記錄、事故調(diào)查報(bào)告、安全培訓(xùn)資料、應(yīng)急預(yù)案及演練記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則工程安全辦檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)安全管理的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集工程建設(shè)各階段與安全管理相關(guān)的各類資料，保證檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密、工程關(guān)鍵信息等檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）工程安全辦負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面領(lǐng)導(dǎo)工程安全辦檔案管理工作，確保檔案管理工作與工程建設(shè)安全管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展。2.審核檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，為檔案管理工作提供必要的資源支持。3.定期檢查檔案管理工作情況，對(duì)檔案管理工作中的重大問題進(jìn)行決策。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作，嚴(yán)格按照檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。2.制定檔案管理工作計(jì)劃，明確檔案收集范圍、整理要求、歸檔時(shí)間等，確保檔案管理工作有序開展。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立完善的檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)催還借閱的檔案。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。（三）工程安全辦其他人員職責(zé)1.在各自的工作范圍內(nèi)，負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理與工程安全管理相關(guān)的原始資料，并定期移交檔案管理人員。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料，確保檔案資料的原始性和準(zhǔn)確性。3.積極配合檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔和利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案收集（一）收集范圍1.安全管理文件包括國家和地方有關(guān)工程建設(shè)安全的法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，公司制定的安全管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。2.安全檢查記錄涵蓋日常安全檢查、專項(xiàng)安全檢查、季節(jié)性安全檢查等各類檢查活動(dòng)的記錄，包括檢查時(shí)間、地點(diǎn)、人員、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等。3.事故檔案工程建設(shè)過程中發(fā)生的安全事故的相關(guān)資料，如事故報(bào)告、事故調(diào)查記錄、事故處理決定、傷亡人員名單及相關(guān)證明材料等。4.安全培訓(xùn)教育資料員工安全培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核試卷等，以及外來人員安全培訓(xùn)相關(guān)資料。5.安全會(huì)議記錄工程安全辦組織召開的各類安全會(huì)議的記錄，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。6.安全設(shè)施設(shè)備檔案安全設(shè)施設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測(cè)報(bào)告等。7.安全投入記錄安全費(fèi)用的預(yù)算、使用情況記錄，包括安全設(shè)施設(shè)備購置、安全培訓(xùn)教育、應(yīng)急救援等方面的費(fèi)用支出。8.其他與工程安全管理相關(guān)的資料如安全隱患排查治理記錄、安全獎(jiǎng)勵(lì)與處罰記錄、安全文化活動(dòng)資料等。（二）收集要求1.各部門和崗位在工作過程中應(yīng)及時(shí)形成并收集相關(guān)檔案資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)，同時(shí)注明電子文件的形成時(shí)間、來源、存儲(chǔ)位置等信息。4.檔案資料收集后應(yīng)及時(shí)移交檔案管理人員，交接雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確責(zé)任。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類按照國家和地方有關(guān)工程建設(shè)安全的法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的類別進(jìn)行分類。2.安全管理類包括安全管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案、安全會(huì)議記錄、安全投入記錄等。3.安全檢查類依據(jù)日常安全檢查、專項(xiàng)安全檢查、季節(jié)性安全檢查等不同類型的檢查記錄進(jìn)行分類。4.事故管理類按照事故發(fā)生的時(shí)間、類型、等級(jí)等對(duì)事故檔案進(jìn)行分類。5.安全培訓(xùn)類根據(jù)培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間等對(duì)安全培訓(xùn)教育資料進(jìn)行分類。6.安全設(shè)施設(shè)備類按照安全設(shè)施設(shè)備的種類、型號(hào)、使用部門等進(jìn)行分類。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的形式，具體如下：1.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“202X”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，為每一類檔案設(shè)定相應(yīng)的代碼，如法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類用“FG”表示，安全管理類用“GL”表示等。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，為每一份檔案編制流水號(hào)，從“001”開始依次遞增。例如，一份2023年形成的安全管理制度文件，其編號(hào)為“2023GL001”。（三）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，簡潔明了。3.日期填寫檔案形成的具體日期。4.保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，分為長期、中期和短期，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)，根據(jù)檔案內(nèi)容涉及的機(jī)密程度確定。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.對(duì)于定期形成的檔案資料，如月度安全檢查記錄、季度安全會(huì)議記錄等，應(yīng)在次月或下季度首月的15個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.對(duì)于工程建設(shè)項(xiàng)目結(jié)束后形成的檔案資料，應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后30個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。3.對(duì)于臨時(shí)性或突發(fā)性事件形成的檔案資料，應(yīng)在事件處理完畢后10個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.檔案管理人員收到移交的檔案資料后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理、編號(hào)和編目。2.將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒封面填寫檔案編號(hào)、題名、保管期限、密級(jí)等信息。3.將檔案盒存放在檔案庫房的相應(yīng)位置，并按照檔案類別和編號(hào)順序排列上架，建立檔案存放索引，便于查找和管理。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保存。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查閱。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，檔案盒和檔案柜應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、題名等信息。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄，注明電子檔案的存儲(chǔ)位置、文件名、日期等信息。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。（三）保管期限1.長期保管涉及工程建設(shè)安全重要決策、重大事故處理、關(guān)鍵安全技術(shù)資料等檔案，保管期限為50年。2.中期保管一般性的安全管理文件、安全檢查記錄、安全培訓(xùn)資料等檔案，保管期限為30年。3.短期保管臨時(shí)性的安全通知、一般性的安全工作記錄等檔案，保管期限為10年。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。七、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理人員處查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要安全信息的檔案，查閱申請(qǐng)人需經(jīng)工程安全辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下查閱。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員提供查閱服務(wù)，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過15個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。（三）復(fù)制要求1.因工作需要復(fù)制檔案資料的，需填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“復(fù)制件”印章，注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.涉及公司機(jī)密或重要安全信息的檔案，未經(jīng)工程安全辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得復(fù)制。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由工程安全辦負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等為成員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存必要。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，如超過保管期限且無參考價(jià)值的一般性文件、記錄等，可考慮銷毀。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要安全信息的檔案，即使超過保管期限，也應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行妥善處理，不得隨意銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報(bào)告，提出銷毀意見。2.將鑒定報(bào)告報(bào)工程安全辦負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，編制《檔案銷毀清單》。3.《檔案銷