PAGE企業(yè)檔案交接與移交制度一、總則（一）目的為了加強企業(yè)檔案管理，規(guī)范檔案交接與移交工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本企業(yè)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)各部門、各分支機構在檔案形成、整理、保管、利用過程中的交接與移交工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案交接與移交應確保檔案內(nèi)容真實、可靠，與實際業(yè)務相符。2.完整性原則：交接與移交的檔案應齊全完整，涵蓋企業(yè)各項業(yè)務活動的各個環(huán)節(jié)。3.規(guī)范性原則：嚴格按照國家和行業(yè)規(guī)定的檔案管理標準和流程進行交接與移交操作。4.保密性原則：對涉及企業(yè)機密的檔案，在交接與移交過程中要嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案交接（一）交接主體1.部門內(nèi)部交接：同一部門內(nèi)不同崗位人員之間因工作變動等原因涉及檔案交接的，由所在部門負責人指定專人負責監(jiān)交。2.部門間交接：不同部門之間進行檔案交接時，由交接雙方部門負責人共同負責監(jiān)交。（二）交接內(nèi)容1.檔案實體：包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等各種載體形式的檔案材料，應確保數(shù)量準確、排列有序。2.檔案目錄：交接雙方應核對檔案目錄與檔案實體是否一致，目錄應清晰、準確地反映檔案內(nèi)容。3.相關說明：交接時應提供檔案形成背景、保管期限、密級等相關說明，以便接收方更好地管理和利用檔案。（三）交接流程1.交接準備移交方應提前對擬交接的檔案進行整理，編制詳細的檔案清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。接收方應根據(jù)工作需要，對接收檔案的內(nèi)容和范圍進行初步了解，做好接收準備工作。2.現(xiàn)場交接交接雙方在監(jiān)交人的監(jiān)督下，按照檔案清單逐一核對檔案實體，檢查檔案的完整性和質(zhì)量狀況。對檔案目錄進行核對，確保目錄與檔案實體相符。如有不符，應及時查明原因并進行調(diào)整。交接雙方就檔案的相關情況進行溝通和說明，接收方對疑問之處可要求移交方作出解釋。3.簽字確認交接完成后，交接雙方和監(jiān)交人應在檔案交接清單上簽字確認，明確各自的責任。檔案交接清單一式三份，移交方、接收方和檔案管理部門各留存一份。（四）交接時間要求1.因工作調(diào)動、崗位輪換等原因需要進行檔案交接的，應在工作變動前完成交接手續(xù)。2.對于緊急或特殊情況下的檔案交接，應在規(guī)定的時間內(nèi)盡快完成，確保檔案管理工作的連續(xù)性。三、檔案移交（一）移交范圍1.到期檔案：達到規(guī)定保管期限的檔案，應按照規(guī)定進行移交。2.不再使用檔案：因企業(yè)業(yè)務調(diào)整、機構撤銷等原因不再使用的檔案，應及時移交。3.需要集中管理檔案：根據(jù)企業(yè)檔案管理要求，需集中到檔案管理部門統(tǒng)一管理的檔案。（二）移交主體1.部門向檔案管理部門移交：各部門應定期將符合移交范圍的檔案移交至企業(yè)檔案管理部門。2.分支機構向總部移交：企業(yè)分支機構應按照規(guī)定將檔案移交至總部檔案管理部門。（三）移交流程1.移交申請移交部門或分支機構應提前填寫檔案移交申請表，詳細說明擬移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、形成時間等信息。申請表經(jīng)部門負責人或分支機構負責人審核簽字后，提交至檔案管理部門。2.檔案整理移交方應對擬移交的檔案進行再次整理，確保檔案符合移交要求。按照檔案管理部門的統(tǒng)一標準，對檔案進行分類、編號、編目等工作。3.移交清單編制移交方根據(jù)整理后的檔案，編制檔案移交清單，清單應包括檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等詳細信息。將檔案移交清單與檔案實體一同提交至檔案管理部門。4.接收審核檔案管理部門對移交的檔案進行接收審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。核對檔案移交清單與檔案實體是否一致，對不符合要求的檔案，應要求移交方進行補充或整改。5.簽字確認經(jīng)審核無誤后，檔案管理部門與移交方在檔案移交清單上簽字確認，完成檔案移交手續(xù)。檔案移交清單一式兩份，移交方和檔案管理部門各留存一份。（四）移交時間要求1.部門向檔案管理部門移交檔案應按年度定期進行，原則上每年[具體時間]前完成當年檔案的移交工作。2.分支機構向總部移交檔案應根據(jù)總部要求，在規(guī)定的時間內(nèi)完成。四、檔案交接與移交的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責1.企業(yè)檔案管理部門負責對檔案交接與移交工作進行全程監(jiān)督，確保交接與移交工作符合規(guī)定要求。2.企業(yè)內(nèi)部審計部門有權對檔案交接與移交情況進行審計監(jiān)督，檢查是否存在違規(guī)行為。（二）檢查內(nèi)容1.檔案交接與移交手續(xù)是否齊全，簽字確認是否規(guī)范。2.檔案內(nèi)容是否完整、準確，檔案整理是否符合標準。3.交接與移交過程中是否存在檔案丟失、損壞、泄密等情況。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。2.責任部門應針對問題進行分析原因，采取有效措施進行整改，并將整改情況及時反饋給監(jiān)督部門。3.對違反檔案交接與移交制度的行為，應按照企業(yè)相關規(guī)定進行嚴肅處理，追究相關人員的責任。五、檔案交接與移交過程中的保密措施（一）保密要求1.參與檔案交接與移交的工作人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術秘密等機密檔案，應采取加密存儲、專人傳遞等保密措施。（二）保密措施1.在檔案交接與移交現(xiàn)場，應設置專門的交接區(qū)域，避免無關人員接觸檔案。2.交接雙方應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.對電子檔案的交接與移交，應采用安全的傳輸方式，確保數(shù)據(jù)安全。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案交接與移交過程中存在泄密情況，應立即采取措施進行制止，并及時報告企業(yè)相關部門。2.對泄密事件進行調(diào)查，查明原因，追究相關人員的責任。3.根據(jù)泄密事件對企業(yè)造成的影響，采取相應的補救措施，降低損失。六、檔案交接與移交后的管理（一）接收方管理職責1.接收方應按照檔案管理規(guī)定，對接收的檔案進行妥善保管，確保檔案安全。2.對接收的檔案進行分類、整理、編目等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案利用。3.根據(jù)工作需要，及時提供檔案查閱、借閱等服務。（二）檔案整合與利用1.檔案管理部門應對接收的檔案進行整合，與原有檔案進行有機結合，提高檔案管理的整體水平。2.加強檔案的開發(fā)利用，通過數(shù)據(jù)分析、專題研究等方式，為企業(yè)決策提供支持。（三）檔案保管期限調(diào)整1.接收方在對檔案進行管理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案保管期限需要調(diào)整的，應按照規(guī)定程序進行申請和審批。2.經(jīng)批準后，對檔案保管期