PAGE水利局機(jī)關(guān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水利局機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在水利工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于水利局機(jī)關(guān)各科室、直屬單位及全體工作人員在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則水利局機(jī)關(guān)檔案由局辦公室檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.完整準(zhǔn)確原則各科室、直屬單位應(yīng)及時(shí)將工作中形成的各類檔案收集齊全、整理規(guī)范，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便查閱、高效利用的原則，合理設(shè)置檔案檢索工具，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，提高檔案利用效率。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)水利局辦公室設(shè)立檔案管理科，負(fù)責(zé)全局檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案工作流程和操作規(guī)范。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和利用效果反饋工作。5.做好檔案的信息化建設(shè)工作，提高檔案管理的信息化水平。6.參與檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作，提出檔案鑒定意見(jiàn)和銷(xiāo)毀清單。7.開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局工作人員的檔案意識(shí)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局形成的各類文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、規(guī)劃計(jì)劃、技術(shù)資料、圖紙等。3.本局組織的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、資料、照片、音像等。4.本局工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如工作總結(jié)、述職報(bào)告、培訓(xùn)記錄、考核材料等。5.本局獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。6.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、實(shí)物等。（二）收集要求1.各科室、直屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門(mén)工作中形成的各類檔案，并定期移交局檔案管理科。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，避免遺漏重要文件和資料。3.對(duì)收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保文件資料的齊全、完整和規(guī)范。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、上架和檢索。（四）整理方法1.分類按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、基本建設(shè)類等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的查閱和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固和美觀。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案排列上架，確保檔案存放有序。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（三）保護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.配備必要的消防設(shè)備和器材，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。3.做好檔案庫(kù)房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境。4.采取有效的防蟲(chóng)、防霉措施，防止檔案受到蟲(chóng)害和霉菌的侵害。5.對(duì)重要檔案和機(jī)密檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和水利行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合本局實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面綜合分析檔案的價(jià)值。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷檔案的價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法結(jié)合檔案的形成背景、利用情況、歷史研究?jī)r(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定檔案的鑒定意見(jiàn)。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.具有重要查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保存。2.在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定期保存，期限一般為30年或10年。3.已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。（五）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)和銷(xiāo)毀清單。2.銷(xiāo)毀清單經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理科負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作的安全和徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字，并將銷(xiāo)毀清單歸檔保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱原則1.依法依規(guī)原則檔案查閱應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本局檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)利用原則檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為全局工作人員和社會(huì)各界提供檔案查閱服務(wù)，滿足檔案利用需求。3.保密安全原則在檔案查閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案泄密。（二）查閱范圍1.本局工作人員因工作需要查閱本局檔案的，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)提前向本局檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.公民、法人或其他組織因涉及個(gè)人權(quán)益、司法案件等需要查閱本局檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（三）查閱手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.外單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)提交單位介紹信、查閱人員有效身份證件等材料，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理科安排專人陪同查閱。3.公民、法人或其他組織查閱檔案時(shí)，應(yīng)提交有效身份證件等材料，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理科安排專人查閱，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（四）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱查閱人員可在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱檔案。2.復(fù)制查閱查閱人員如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)支付復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，與原件具有同等效力。（五）利用反饋1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用效果反饋制度，及時(shí)了解檔案利用情況，收集利用者對(duì)檔案工作的意見(jiàn)和建議。2.對(duì)檔案利用效果顯著的案例，應(yīng)進(jìn)行總結(jié)和推廣，提高檔案的利用價(jià)值。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各科室、直屬單位應(yīng)及時(shí)將工作中形成的電子文件收集齊全，并按照檔案整理原則進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、日期、責(zé)任者、格式、大小等信息，以便于電子檔案的管理和檢索。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如硬盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等，并定期進(jìn)行備份。2.電子檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保電子檔案的安全。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于電子檔案的管理和檢索。（三）電子檔案的利用與安全1.電子檔案的利