PAGE檔案室標(biāo)準(zhǔn)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本標(biāo)準(zhǔn)管理制度，提高公司檔案管理水平，為公司各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工所形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案的收集、整理、歸檔應(yīng)全面、完整，涵蓋公司工作的各個(gè)方面。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檢索、查詢和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、合同檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。7.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期移交檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門(mén)檔案的形成、積累和保管，確保檔案的真實(shí)、完整。4.積極配合檔案室做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、保管、利用等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。5.公司的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。6.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿等。7.公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、考核材料等。8.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式統(tǒng)一，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書(shū)寫(xiě)工具。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)。（三）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、階段、專業(yè)進(jìn)行分類(lèi)，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，裝訂成冊(cè)。4.人事檔案：按照員工類(lèi)別、檔案內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，建立個(gè)人檔案袋。5.合同檔案：按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)，建立合同檔案盒。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年，期滿后移交檔案室。4.人事檔案應(yīng)在員工離職后一個(gè)月內(nèi)歸檔。5.合同檔案應(yīng)在合同履行完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。3.將檔案移交至檔案室，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年以下。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案庫(kù)房管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，在確保檔案安全的前提下，為公司的各項(xiàng)決策、管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可到檔案室查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案的復(fù)制件，但復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明出處。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散等。2.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.如需摘錄或引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并注明出處。4.利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷(xiāo)毀。3.對(duì)保管期限未滿，但已失去利用價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組研究決定后，可進(jìn)行降密或銷(xiāo)毀處理。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。3.報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。5.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過(guò)程信息化。（三）信息化管理要求1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，確保檔