PAGE糾紛檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司糾紛檔案的管理，規(guī)范糾紛處理流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司風(fēng)險(xiǎn)管理能力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在處理各類糾紛過(guò)程中形成的檔案資料管理。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映糾紛處理的全過(guò)程。2.完整性原則：確保檔案資料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、歸檔和保管。二、糾紛檔案的定義與分類（一）定義糾紛檔案是指公司在與外部主體（包括但不限于客戶、供應(yīng)商、合作伙伴、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等）發(fā)生糾紛時(shí)，從糾紛產(chǎn)生、處理到終結(jié)全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等。（二）分類1.合同糾紛檔案：因合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)引發(fā)的糾紛所形成的檔案，包括合同文本、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、談判記錄、仲裁或訴訟文書等。2.侵權(quán)糾紛檔案：涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)、商業(yè)秘密侵權(quán)、名譽(yù)權(quán)侵權(quán)等糾紛的檔案，涵蓋侵權(quán)證據(jù)、侵權(quán)行為分析報(bào)告、維權(quán)措施記錄、司法裁判文書等。3.勞動(dòng)糾紛檔案：關(guān)于員工與公司之間勞動(dòng)爭(zhēng)議的檔案，如勞動(dòng)合同、工資支付記錄、考勤記錄、解除勞動(dòng)關(guān)系通知、勞動(dòng)仲裁或訴訟材料等。4.其他糾紛檔案：除上述三類糾紛外，公司發(fā)生的其他各類糾紛形成的檔案，如物業(yè)糾紛、合作糾紛等，具體根據(jù)糾紛性質(zhì)進(jìn)行分類整理。三、糾紛檔案管理職責(zé)（一）糾紛處理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)糾紛的具體處理工作，在糾紛處理過(guò)程中及時(shí)收集、整理相關(guān)資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.按照本制度的要求，將糾紛處理過(guò)程中形成的各類文件、資料及時(shí)移交公司檔案管理部門。3.配合檔案管理部門對(duì)糾紛檔案進(jìn)行審核、補(bǔ)充和完善，提供必要的說(shuō)明和解釋。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善糾紛檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)接收、整理、歸檔糾紛處理部門移交的檔案資料，建立健全糾紛檔案目錄和索引。3.對(duì)糾紛檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整，防止檔案損壞、丟失或泄露。4.按照規(guī)定的期限對(duì)糾紛檔案進(jìn)行保管和銷毀，對(duì)到期檔案提出銷毀意見(jiàn)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.為公司內(nèi)部各部門提供糾紛檔案的查詢、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）監(jiān)督檢查部門職責(zé)1.對(duì)糾紛檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理，對(duì)造成檔案損失的責(zé)任部門和個(gè)人依法依規(guī)追究責(zé)任。四、糾紛檔案的收集與整理（一）收集1.在糾紛發(fā)生后，糾紛處理部門應(yīng)立即指定專人負(fù)責(zé)收集與糾紛相關(guān)的各類資料，包括但不限于：糾紛發(fā)生的背景資料，如事件起因、經(jīng)過(guò)、涉及人員等。與糾紛相關(guān)的合同、協(xié)議、文件、函件等書面材料。糾紛處理過(guò)程中的會(huì)議記錄、談判紀(jì)要、電話記錄、電子郵件等。相關(guān)的證據(jù)材料，如物證、書證、證人證言、鑒定報(bào)告、視聽(tīng)資料等。糾紛處理過(guò)程中形成的各類法律文書，如起訴狀、答辯狀、仲裁申請(qǐng)書、判決書、裁定書等。2.收集的資料應(yīng)確保真實(shí)、完整、有效，能夠準(zhǔn)確反映糾紛的全貌和處理過(guò)程。（二）整理1.糾紛處理部門收集的資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類編號(hào)。2.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注日期、注明來(lái)源，并編制詳細(xì)的目錄清單。3.對(duì)資料進(jìn)行排序，確保資料之間的邏輯關(guān)系清晰，便于查閱和使用。4.對(duì)破損、褪色、模糊不清的資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。五、糾紛檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.糾紛處理部門在糾紛處理完畢后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)（一般為[X]個(gè)工作日）將整理好的糾紛檔案移交公司檔案管理部門。2.移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。清單應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、移交日期等信息。3.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與糾紛處理部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)糾紛檔案的重要程度、保存期限等因素，選擇合適的保管方式和保管地點(diǎn)。2.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的索引和目錄，便于快速檢索和查閱。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)糾紛檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、糾紛檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱糾紛檔案的，應(yīng)填寫《糾紛檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，如符合查閱規(guī)定，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。3.查閱糾紛檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。如需復(fù)制部分檔案內(nèi)容，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱糾紛檔案的，借閱人應(yīng)填寫《糾紛檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核通過(guò)后，應(yīng)與借閱人簽訂《糾紛檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限、歸還方式、保密責(zé)任等內(nèi)容。3.借閱人應(yīng)按照協(xié)議約定的期限及時(shí)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、銷毀檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失或泄露的，應(yīng)依法依規(guī)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、糾紛檔案的保密與安全（一）保密1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)涉及糾紛檔案的商業(yè)秘密、敏感信息等予以保密。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人不得向第三方披露糾紛檔案的內(nèi)容。3.在糾紛檔案的查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理部門和查閱、借閱人應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）安全1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)糾紛檔案保管場(chǎng)所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。2.定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.對(duì)因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等不可抗力因素可能影響檔案安全的，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的防范措施，確保檔案的安全。八、糾紛檔案的保管期限與銷毀（一）保管期限1.糾紛檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際情況確定。一般情況下，合同糾紛檔案保管期限為[X]年，侵權(quán)糾紛檔案保管期限為[X]年，勞動(dòng)糾紛檔案保管期限為[X]年，其他糾紛檔案保管期限為[X]年。2.對(duì)于涉及重大糾紛、具有重要?dú)v史價(jià)值或可能對(duì)公司產(chǎn)生長(zhǎng)期影響的檔案，保管期限可適當(dāng)延長(zhǎng)。（二）銷毀1.糾紛檔案保管期滿后，檔案管理部門應(yīng)會(huì)同公司相關(guān)部門對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。鑒定內(nèi)容包括檔案的保存價(jià)值、是否仍需繼續(xù)保存等。2.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《糾紛檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)指