PAGE供應(yīng)商檔案維護(hù)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司供應(yīng)商管理，規(guī)范供應(yīng)商檔案維護(hù)工作，確保供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性、完整性和時(shí)效性，保障公司采購(gòu)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與供應(yīng)商相關(guān)的檔案維護(hù)管理工作，包括但不限于供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)文件、合作記錄、評(píng)估結(jié)果等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保供應(yīng)商檔案維護(hù)工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案信息應(yīng)真實(shí)反映供應(yīng)商實(shí)際情況，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.及時(shí)更新原則：根據(jù)供應(yīng)商合作情況及變化，及時(shí)更新檔案信息，保證信息的時(shí)效性。4.保密原則：對(duì)供應(yīng)商檔案中的敏感信息予以保密，防止信息泄露。二、供應(yīng)商檔案內(nèi)容（一）基本信息1.供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式：包括全稱、詳細(xì)地址、聯(lián)系人姓名及電話、電子郵箱等。2.法定代表人：記錄供應(yīng)商法定代表人姓名及相關(guān)身份信息。3.經(jīng)營(yíng)范圍：明確供應(yīng)商的主營(yíng)產(chǎn)品或服務(wù)范圍。（二）資質(zhì)文件1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本：提供供應(yīng)商合法經(jīng)營(yíng)的證明文件。2.稅務(wù)登記證：反映供應(yīng)商稅務(wù)情況。3.組織機(jī)構(gòu)代碼證：體現(xiàn)供應(yīng)商組織架構(gòu)信息（如適用）。4.生產(chǎn)許可證（如有）：針對(duì)涉及生產(chǎn)環(huán)節(jié)的供應(yīng)商，需提供生產(chǎn)許可相關(guān)證明。5.產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證文件：如ISO質(zhì)量管理體系認(rèn)證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等，證明供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。6.行業(yè)資質(zhì)證書（如有）：根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)，提供相應(yīng)的行業(yè)資質(zhì)證明，如建筑行業(yè)的資質(zhì)等級(jí)證書等。（三）合作記錄1.采購(gòu)訂單記錄：詳細(xì)記錄與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)訂單，包括訂單編號(hào)、訂單日期、采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)明細(xì)、訂單金額等。2.交貨記錄：記錄供應(yīng)商每次交貨的時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量情況等。3.付款記錄：包括公司向供應(yīng)商支付貨款的日期、金額、付款方式等。4.合同執(zhí)行情況記錄：對(duì)與供應(yīng)商簽訂的合同執(zhí)行過程中的相關(guān)情況進(jìn)行記錄，如合同變更、違約處理等。（四）評(píng)估結(jié)果1.定期評(píng)估報(bào)告：按照一定周期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，記錄評(píng)估結(jié)果，包括評(píng)估指標(biāo)得分、綜合評(píng)價(jià)等級(jí)等。2.專項(xiàng)評(píng)估記錄：針對(duì)供應(yīng)商某方面表現(xiàn)進(jìn)行的專項(xiàng)評(píng)估記錄，如產(chǎn)品質(zhì)量專項(xiàng)評(píng)估、服務(wù)水平專項(xiàng)評(píng)估等。三、供應(yīng)商檔案建立流程（一）供應(yīng)商引入1.需求部門提出申請(qǐng)：當(dāng)公司有采購(gòu)需求時(shí)，需求部門應(yīng)填寫《供應(yīng)商引入申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明所需采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.采購(gòu)部門初步篩選：采購(gòu)部門收到申請(qǐng)表后，根據(jù)公司采購(gòu)政策和實(shí)際需求，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。通過市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，收集潛在供應(yīng)商信息，并進(jìn)行初步審核，排除不符合基本要求的供應(yīng)商。3.實(shí)地考察（如有必要）：對(duì)于重要或風(fēng)險(xiǎn)較高的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門可組織相關(guān)人員對(duì)初步篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等情況，以進(jìn)一步了解供應(yīng)商的實(shí)際能力和信譽(yù)。4.確定引入供應(yīng)商：采購(gòu)部門根據(jù)初步篩選和實(shí)地考察結(jié)果，確定擬引入的供應(yīng)商名單，并將相關(guān)信息提交給供應(yīng)商管理部門。（二）檔案建立1.供應(yīng)商管理部門收集資料：供應(yīng)商管理部門收到采購(gòu)部門提交的供應(yīng)商名單后，向擬引入的供應(yīng)商發(fā)出《供應(yīng)商檔案資料提交清單》，要求供應(yīng)商按照清單提供相關(guān)檔案資料。2.資料審核與錄入：供應(yīng)商管理部門對(duì)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，確保資料真實(shí)、完整、有效。審核通過后，將供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)文件等錄入公司供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)，建立供應(yīng)商檔案。3.檔案編號(hào)與歸檔：為每個(gè)供應(yīng)商檔案賦予唯一的編號(hào)，按照編號(hào)順序?qū)n案進(jìn)行歸檔保存，便于查詢和管理。四、供應(yīng)商檔案維護(hù)職責(zé)分工（一）供應(yīng)商管理部門1.負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案的統(tǒng)一管理：制定供應(yīng)商檔案維護(hù)制度和流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門開展供應(yīng)商檔案維護(hù)工作。2.審核供應(yīng)商檔案資料：對(duì)新引入供應(yīng)商及供應(yīng)商檔案變更資料進(jìn)行審核，確保檔案信息準(zhǔn)確無誤。3.定期更新供應(yīng)商檔案信息：根據(jù)供應(yīng)商合作情況、評(píng)估結(jié)果等，及時(shí)更新供應(yīng)商檔案中的相關(guān)信息。4.建立供應(yīng)商檔案數(shù)據(jù)庫(kù)：維護(hù)供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全、穩(wěn)定和正常運(yùn)行。（二）采購(gòu)部門1.提供供應(yīng)商合作相關(guān)信息：在與供應(yīng)商合作過程中，及時(shí)向供應(yīng)商管理部門反饋采購(gòu)訂單執(zhí)行情況、交貨情況、付款情況等信息，協(xié)助供應(yīng)商管理部門更新供應(yīng)商檔案。2.參與供應(yīng)商評(píng)估工作：根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，參與對(duì)供應(yīng)商的定期評(píng)估和專項(xiàng)評(píng)估工作，并提供相關(guān)評(píng)估意見。（三）質(zhì)量部門1.提供供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)信息：對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，及時(shí)向供應(yīng)商管理部門反饋產(chǎn)品質(zhì)量問題及處理情況，為供應(yīng)商檔案中的質(zhì)量評(píng)估提供依據(jù)。2.參與供應(yīng)商質(zhì)量相關(guān)評(píng)估：參與對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量專項(xiàng)評(píng)估工作，提供專業(yè)的質(zhì)量評(píng)估意見。（四）財(cái)務(wù)部門1.提供供應(yīng)商付款相關(guān)信息：負(fù)責(zé)記錄公司與供應(yīng)商之間的付款情況，向供應(yīng)商管理部門提供付款日期、金額、付款方式等信息，協(xié)助更新供應(yīng)商檔案。（五）需求部門1.提出供應(yīng)商引入需求：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，及時(shí)向采購(gòu)部門提出供應(yīng)商引入申請(qǐng)，并配合采購(gòu)部門和供應(yīng)商管理部門開展供應(yīng)商引入和檔案建立工作。2.反饋供應(yīng)商合作問題：在與供應(yīng)商合作過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題或需要變更合作事項(xiàng)，及時(shí)向采購(gòu)部門和供應(yīng)商管理部門反饋，以便及時(shí)更新供應(yīng)商檔案。五、供應(yīng)商檔案更新與變更（一）定期更新1.每年定期審核：供應(yīng)商管理部門每年定期對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行全面審核，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。審核內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)文件有效期、合作記錄更新等。2.信息更新：根據(jù)審核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商檔案中已過期或變更的信息進(jìn)行及時(shí)更新。如供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證等資質(zhì)文件到期，應(yīng)要求供應(yīng)商重新提供最新文件，并更新檔案信息。（二）動(dòng)態(tài)更新1.合作事項(xiàng)變更：在供應(yīng)商與公司合作過程中，如發(fā)生采購(gòu)訂單變更、交貨時(shí)間調(diào)整、付款方式變更等合作事項(xiàng)變更，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商管理部門，供應(yīng)商管理部門據(jù)此更新供應(yīng)商檔案中的合作記錄。2.供應(yīng)商自身變更：若供應(yīng)商發(fā)生名稱變更、地址變更、法定代表人變更等自身信息變更，供應(yīng)商應(yīng)在變更事項(xiàng)發(fā)生后[X]個(gè)工作日內(nèi)書面通知公司供應(yīng)商管理部門，并提供相關(guān)證明文件。供應(yīng)商管理部門審核無誤后，及時(shí)更新供應(yīng)商檔案中的相應(yīng)信息。（三）變更流程1.供應(yīng)商提出申請(qǐng)：供應(yīng)商如需變更檔案信息，應(yīng)填寫《供應(yīng)商檔案信息變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更事項(xiàng)及原因，并附上相關(guān)證明文件。2.部門審核：申請(qǐng)表提交后，由供應(yīng)商管理部門牽頭，組織采購(gòu)部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。各部門根據(jù)職責(zé)對(duì)變更事項(xiàng)進(jìn)行審查，如采購(gòu)部門審核合作事項(xiàng)變更的合理性，質(zhì)量部門審核產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)變更的影響等。3.批準(zhǔn)與更新：經(jīng)相關(guān)部門審核通過后，由供應(yīng)商管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)變更申請(qǐng)。批準(zhǔn)后，供應(yīng)商管理部門及時(shí)在供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)中更新供應(yīng)商檔案信息，并將變更后的檔案資料進(jìn)行歸檔保存。六、供應(yīng)商檔案查詢與借閱（一）查詢權(quán)限1.公司內(nèi)部人員：公司各部門因工作需要查詢供應(yīng)商檔案的，應(yīng)填寫《供應(yīng)商檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交給供應(yīng)商管理部門。供應(yīng)商管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行查詢，并向查詢?nèi)藛T提供相關(guān)檔案信息。2.特定外部人員（如有必要）：如因業(yè)務(wù)合作需要，需向特定外部人員提供供應(yīng)商檔案信息的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司保密規(guī)定進(jìn)行操作。在提供信息前，應(yīng)對(duì)外部人員進(jìn)行保密告知，要求其妥善保管所獲取的信息。（二）借閱管理1.借閱申請(qǐng)：公司內(nèi)部人員如需借閱供應(yīng)商檔案的，應(yīng)填寫《供應(yīng)商檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交給供應(yīng)商管理部門。2.借閱審批：供應(yīng)商管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于重要或敏感檔案的借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。審核通過后，向借閱人員發(fā)放供應(yīng)商檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱期限與歸還：明確規(guī)定借閱期限，借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借閱的供應(yīng)商檔案。如因特殊原因需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向供應(yīng)商管理部門申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。歸還時(shí)，供應(yīng)商管理部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。七、供應(yīng)商檔案安全與保密（一）安全管理1.系統(tǒng)安全維護(hù)：供應(yīng)商管理部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全維護(hù)工作，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。設(shè)置系統(tǒng)訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作供應(yīng)商檔案信息。2.檔案存儲(chǔ)安全：對(duì)紙質(zhì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行妥善存儲(chǔ)，確保檔案存放環(huán)境安全，防止檔案損壞、丟失或被盜。（二）保密措施1.人員保密培訓(xùn)：對(duì)涉及供應(yīng)商檔案管理的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)，明確保密責(zé)任。2.信息保密規(guī)定：嚴(yán)格限制供應(yīng)商檔案信息的傳播范圍，禁止無關(guān)人員接觸和使用供應(yīng)商檔案信息。如因工作需要對(duì)外提供供應(yīng)商檔案信息的，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并采取相應(yīng)的保密措施。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)供應(yīng)商檔案維護(hù)管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案建立、更新、查詢、借閱等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性等。2.不定期抽查：供應(yīng)商管理部門不定期對(duì)各部門供應(yīng)商檔案維護(hù)工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核機(jī)制1.考核指標(biāo)設(shè)定：建立供應(yīng)商檔案維護(hù)管理工作考核指標(biāo)體系，包括檔案信息準(zhǔn)確率、檔案更新及時(shí)率、檔案查詢與借閱規(guī)范執(zhí)行情況等指標(biāo)。2.考核結(jié)果