PAGE財(cái)務(wù)檔案室管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理工作。（三）定義財(cái)務(wù)檔案是指公司在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種形式的會(huì)計(jì)資料，以及與財(cái)務(wù)相關(guān)的其他資料，如財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.安全保密原則：采取有效措施，確保財(cái)務(wù)檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，便于財(cái)務(wù)人員及其他經(jīng)授權(quán)人員查閱和使用財(cái)務(wù)檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善財(cái)務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)建立財(cái)務(wù)檔案目錄索引，方便檔案的查閱和檢索。4.定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.配合公司內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)及其他相關(guān)部門對(duì)財(cái)務(wù)檔案的查閱和審計(jì)工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、裝訂、上架、保管等。3.對(duì)財(cái)務(wù)檔案的借閱、歸還進(jìn)行登記和管理，確保檔案的安全。4.定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.協(xié)助財(cái)務(wù)部門完成財(cái)務(wù)檔案的銷毀工作。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的與財(cái)務(wù)相關(guān)資料的收集、整理，并及時(shí)移交財(cái)務(wù)部門歸檔。2.在財(cái)務(wù)檔案的查閱、使用過(guò)程中，各部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證，應(yīng)按照編號(hào)順序整理，確保憑證的真實(shí)性、完整性和合法性。2.會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等，應(yīng)按照賬簿種類和年度順序整理。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及其附注，財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書等。4.其他財(cái)務(wù)資料：如財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、銀行對(duì)賬單、發(fā)票存根等。（二）整理要求1.分類清晰：按照檔案的類別和年度進(jìn)行分類，便于查找和管理。2.編號(hào)規(guī)范：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.裝訂整齊：會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行裝訂，確保憑證的牢固和整齊；賬簿、報(bào)表等應(yīng)進(jìn)行整齊折疊或裝訂成冊(cè)。4.標(biāo)識(shí)明確：在檔案上應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、年度、月份、編號(hào)等信息，便于識(shí)別和管理。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.財(cái)務(wù)人員在完成財(cái)務(wù)資料的整理后，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理人員進(jìn)行歸檔。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理人員應(yīng)將檔案按照規(guī)定的分類方法進(jìn)行存放，并建立檔案目錄索引。（二）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿中，總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年，輔助賬保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告中，月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)表永久保管。4.其他財(cái)務(wù)資料的保管期限按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。（三）保管方式1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)存放在專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)存放在檔案柜中，按照類別和年度順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)于電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（四）保管期限屆滿的處理1.保管期限屆滿的財(cái)務(wù)檔案，由財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，編制財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)。2.財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、年度、月份、編號(hào)、保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員會(huì)同財(cái)務(wù)人員共同進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.對(duì)于涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，需填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.涉及財(cái)務(wù)機(jī)密的檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.公司外部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)提前向檔案管理人員預(yù)約查閱時(shí)間，并填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱財(cái)務(wù)檔案，需填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)提前向檔案管理人員預(yù)約借閱時(shí)間，并填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》。2.檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱日期、歸還日期、檔案名稱、數(shù)量等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案管理人員在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施，確保檔案信息的安全。3.在檔案查閱和借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱和借閱人員的行為，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。3.對(duì)于電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。4.在發(fā)生自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)檔案，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、查閱和借閱等功能。2.提高財(cái)務(wù)檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，方便財(cái)務(wù)人員及其他經(jīng)授權(quán)人員查閱和使用財(cái)務(wù)檔案。3.加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息的安全管理，防止檔案信息泄露。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案存儲(chǔ)功能：將財(cái)務(wù)檔案電子化存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，建立電子檔案庫(kù)，方便檔案的管理和查閱。2.檢索功能：通過(guò)系統(tǒng)提供的檢索工具，能夠快速準(zhǔn)確地查找所需的財(cái)務(wù)檔案。3.查閱功能：經(jīng)授權(quán)的人員可以在系統(tǒng)中查閱財(cái)務(wù)檔案，系統(tǒng)應(yīng)記錄查閱人員、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.借閱功能：實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的在線借閱申請(qǐng)和審批功能，借閱人員可以在系統(tǒng)中提交借閱申請(qǐng)，經(jīng)審批后可以在線查閱和下載檔案。5.安全管理功能：對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全設(shè)置，并采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理系統(tǒng)的使用與維護(hù)