PAGE殘聯(lián)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)殘聯(lián)檔案室管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，更好地為殘聯(lián)各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于殘聯(lián)機(jī)關(guān)及所屬各部門在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：殘聯(lián)檔案室負(fù)責(zé)集中管理本單位的全部檔案，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔的檔案應(yīng)真實(shí)反映工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置殘聯(lián)設(shè)立獨(dú)立的檔案室，配備必要的檔案管理人員和辦公設(shè)備，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)本單位的各類檔案，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.積極開展檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為殘聯(lián)工作提供參考依據(jù)。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。6.指導(dǎo)和監(jiān)督所屬各部門的檔案工作，定期開展檔案工作檢查和考核。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉殘聯(lián)業(yè)務(wù)工作。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱登記手續(xù)，及時催還借出的檔案。5.積極參與檔案編研工作，提供檔案信息資料。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的與殘聯(lián)工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.殘聯(lián)機(jī)關(guān)形成的各類文件、會議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.殘聯(lián)組織開展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動形成的文件、資料、照片、音像制品等。4.殘聯(lián)干部職工的個人檔案材料，包括履歷、考核晉升、獎懲等文件。5.殘聯(lián)固定資產(chǎn)檔案，包括購置、使用、處置等相關(guān)文件。6.其他具有保存價值的文件、資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，及時將本部門形成的檔案材料移交檔案室。2.檔案材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽署完備。3.對重要的文件、資料應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容、時間等因素進(jìn)行分類整理。（四）檔案分類方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)殘聯(lián)業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)，按照業(yè)務(wù)類別進(jìn)行分類。3.會計(jì)檔案：按照會計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行分類。4.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容等進(jìn)行分類。5.實(shí)物檔案：按照實(shí)物類別、時間等進(jìn)行分類。（五）檔案整理步驟1.區(qū)分全宗：以殘聯(lián)為一個全宗，將本單位形成的檔案與其他單位的檔案區(qū)分開來。2.分類：按照上述分類方法，對檔案進(jìn)行分類。3.編號：對每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、日期、保管期限等信息。5.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。6.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注相關(guān)信息。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等。（二）檔案存放要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分開存放，避免相互影響。3.對珍貴、易損的檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映殘聯(lián)主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年和10年兩種。對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（四）檔案定期鑒定1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理。2.鑒定工作由檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員參加，對檔案進(jìn)行逐卷審查。3.根據(jù)鑒定結(jié)果，對保管期限已滿的檔案提出存毀意見，報(bào)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房、設(shè)備的安全管理。2.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。4.對電子檔案要采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.殘聯(lián)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案室查閱。2.外單位人員查閱檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。3.涉及重要機(jī)密的檔案，須經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息。2.檔案室工作人員根據(jù)查閱人員的權(quán)限，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，由工作人員進(jìn)行核對、清點(diǎn)。（三）借閱權(quán)限1.殘聯(lián)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員原則上不借閱檔案，確因特殊情況需要借閱的，須經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、時間、用途等信息。2.檔案室工作人員根據(jù)借閱人員的權(quán)限，辦理借閱手續(xù)，收取一定的押金（可根據(jù)實(shí)際情況確定）。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。5.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，及時追查處理。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級主管部門和單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案工作情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.殘聯(lián)機(jī)構(gòu)變動時，應(yīng)按照規(guī)定及時辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.對移交的檔案，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的齊全、完整。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。（二）電子檔案收集與整理1.對電子文件應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行收集、整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子文件應(yīng)進(jìn)行分類、編號、編目等處理，并與紙質(zhì)檔案建立對應(yīng)關(guān)系。（三）電子檔案存儲與管理1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。2.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱等功能。3.加