PAGE兼職檔案員網(wǎng)路制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范兼職檔案員網(wǎng)絡工作流程，確保檔案信息的完整、準確、安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體兼職檔案員以及涉及檔案網(wǎng)絡管理工作的相關部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應如實反映公司各項業(yè)務活動，數(shù)據(jù)準確無誤，不得虛假或篡改。3.安全保密原則：加強檔案安全防護，確保檔案信息不泄露、不丟失，嚴格控制檔案訪問權限。4.便捷高效原則：利用網(wǎng)絡技術優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索、利用效率，為公司工作提供有力支持。二、兼職檔案員職責（一）檔案收集1.負責收集本部門在工作活動中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，確保檔案的完整性。2.及時跟蹤業(yè)務進展，主動向相關人員催交應歸檔的材料，防止檔案散失。（二）檔案整理1.按照公司檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.確保檔案裝訂整齊、編目清晰，便于查找和利用。（三）檔案錄入與上傳1.將整理好的檔案信息準確錄入公司檔案管理系統(tǒng)，包括文件標題、日期、文號、保管期限等關鍵內(nèi)容。2.按照規(guī)定格式和要求，將電子檔案上傳至檔案管理網(wǎng)絡存儲平臺，確保上傳文件的完整性和可讀性。（四）檔案保管1.協(xié)助做好檔案實體的安全保管工作，定期檢查檔案存放環(huán)境，防止檔案損壞、霉變、蟲蛀等。2.對涉及機密的檔案，嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，采取加密存儲、限制訪問等措施。（五）檔案利用與服務1.根據(jù)公司內(nèi)部需求，及時為各部門提供檔案查閱、借閱服務，做好登記和跟蹤工作。2.積極配合公司開展檔案編研工作，提供相關資料和數(shù)據(jù)支持。（六）檔案統(tǒng)計與報告1.定期對本部門檔案工作進行統(tǒng)計，包括檔案數(shù)量、利用情況等，并向上級檔案管理部門報送統(tǒng)計報表。2.及時反饋檔案管理工作中存在的問題和建議，協(xié)助完善檔案管理制度。三、檔案網(wǎng)絡管理流程（一）檔案收集流程1.兼職檔案員在日常工作中，對產(chǎn)生的各類文件資料進行初步分類整理，標注好形成日期、來源等關鍵信息。2.每月末，兼職檔案員將收集到的檔案材料集中匯總，填寫檔案收集清單，詳細記錄檔案名稱、數(shù)量、來源等信息。3.將檔案收集清單提交給部門負責人審核，經(jīng)審核無誤后，由兼職檔案員將檔案材料移交至公司檔案管理部門。（二）檔案整理流程1.檔案管理部門收到兼職檔案員移交的檔案后，按照公司檔案分類方案進行再次分類。2.對每份檔案進行編號，編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，便于檔案的識別和管理。3.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰準確。4.將整理好的檔案進行裝訂，裝訂應牢固整齊，便于長期保存和查閱。（三）檔案錄入與上傳流程1.根據(jù)檔案目錄信息，兼職檔案員在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的詳細信息，確保錄入內(nèi)容準確無誤。2.在錄入過程中，對檔案中的關鍵信息進行標注和索引，以便于后續(xù)檢索。3.將整理好的電子檔案按照規(guī)定格式和命名規(guī)則上傳至檔案管理網(wǎng)絡存儲平臺，上傳過程中要確保文件的完整性和可讀性。4.上傳完成后，在檔案管理系統(tǒng)中進行關聯(lián)操作，使電子檔案與系統(tǒng)錄入信息相互對應，便于查詢和利用。（四）檔案保管流程1.檔案管理部門根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，將檔案存放在合適的存儲設備和環(huán)境中。2.定期對檔案存儲環(huán)境進行檢查，包括溫度、濕度、通風等條件，確保檔案安全。3.對電子檔案進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，便于跟蹤和管理。（五）檔案利用與服務流程1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案時，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)部門負責人簽字審批后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中查詢檔案信息，并確定檔案存放位置。4.兼職檔案員根據(jù)檔案管理部門的安排，為查閱人員提供檔案查閱服務，并做好查閱登記工作，記錄查閱日期、查閱人員、檔案名稱等信息。5.如需借閱檔案，借閱人員需填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人簽字審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限應嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，到期及時歸還。6.借閱期間，借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應責任。（六）檔案統(tǒng)計與報告流程1.兼職檔案員每月末對本部門檔案工作進行統(tǒng)計，包括檔案收集數(shù)量、整理情況、錄入上傳進度、利用情況等。2.根據(jù)統(tǒng)計結果，填寫檔案工作統(tǒng)計報表，報表應數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整。3.將統(tǒng)計報表提交給部門負責人審核，審核通過后，報送至公司檔案管理部門。4.公司檔案管理部門定期對各部門檔案工作統(tǒng)計報表進行匯總分析，形成公司檔案工作年度報告，向上級領導和相關部門匯報公司檔案管理工作情況。四、檔案安全與保密管理（一）安全管理1.建立檔案網(wǎng)絡安全防護體系，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護設備，防止網(wǎng)絡攻擊和病毒入侵。2.定期對檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡存儲平臺進行安全檢查和漏洞掃描，及時修復發(fā)現(xiàn)的問題。3.加強對檔案管理人員的安全培訓，提高安全意識，規(guī)范操作流程，防止因人為失誤導致檔案信息泄露或丟失。4.制定檔案數(shù)據(jù)備份與恢復計劃，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并進行異地存儲。備份數(shù)據(jù)應定期進行完整性檢查，確保在需要時能夠及時恢復。（二）保密管理1.明確檔案保密范圍，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息等重要檔案進行嚴格保密。2.對兼職檔案員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.嚴格控制檔案訪問權限，根據(jù)工作需要設定不同的用戶角色和權限級別，確保只有授權人員能夠訪問和處理相關檔案。4.在檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡存儲平臺中設置加密存儲和傳輸功能，對敏感檔案進行加密處理，防止信息在傳輸和存儲過程中被竊取。5.加強對檔案查閱、借閱過程的管理，嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案在使用過程中的安全保密。五、培訓與考核（一）培訓1.公司檔案管理部門定期組織兼職檔案員參加檔案業(yè)務培訓，培訓內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、公司檔案管理制度、檔案整理與編目、檔案信息化管理等方面。2.根據(jù)兼職檔案員的實際工作需求和業(yè)務水平，制定個性化的培訓計劃，提高培訓效果。3.邀請檔案管理專家或資深檔案管理人員進行授課，分享檔案管理經(jīng)驗和最新技術方法。4.鼓勵兼職檔案員參加外部檔案業(yè)務培訓和學術交流活動，拓寬視野，提升業(yè)務能力。（二）考核1.建立兼職檔案員考核機制，對兼職檔案員的工作表現(xiàn)進行定期考核?？己藘?nèi)容包括檔案收集、整理、錄入、保管、利用等工作環(huán)節(jié)以及安全保密措施的執(zhí)行情況。2.考核方式采用自評、上級評價、部門互評相結合的方式，確?？己私Y果客觀公正。3.根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的兼職檔案員進行表彰和獎勵，對不稱職的兼職檔案員進行批評教育或調(diào)整崗位。4.將考核結果與兼職檔案員的績效