PAGE三合一制度文書檔案總則目的為加強公司文書檔案管理，確保公司各類文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的文書檔案管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實反映公司各項工作活動的實際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.及時歸檔原則：各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將辦理完畢的文件材料移交綜合管理部門歸檔，防止文件材料的散失。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位查閱和利用，提高工作效率。管理職責(zé)綜合管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司文書檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的文件材料收集、整理、歸檔工作。3.負責(zé)接收、整理、保管公司各類文書檔案，編制檔案目錄，建立檔案檢索系統(tǒng)。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的安全和完整。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.明確專人負責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按照公司規(guī)定的時間和要求，將檔案移交綜合管理部門。3.在工作中積極配合綜合管理部門的檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。文書檔案的形成與收集文件材料的形成1.公司各部門在日常工作中應(yīng)按照國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定，認真做好各類文件材料的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等工作，確保文件材料的質(zhì)量。2.文件材料應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的紙張和書寫材料，字跡清晰，內(nèi)容完整。文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的收集工作，及時將本部門在工作活動中形成的各類文件材料收集齊全，包括但不限于上級文件、內(nèi)部發(fā)文、會議文件、合同協(xié)議、工作計劃與總結(jié)、報表等。2.對于重要文件的定稿、修改稿、附件等應(yīng)一并收集，確保文件材料的完整性。3.收集的文件材料應(yīng)進行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類。文書檔案的整理整理原則文書檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。分類方法1.文書檔案采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法。2.年度：按照文件形成的年度進行分類，不同年度的文件分別整理。3.機構(gòu)（問題）：按照公司內(nèi)部的部門設(shè)置或文件內(nèi)容所涉及的問題進行分類，同一機構(gòu)（問題）的文件集中在一起。4.保管期限：根據(jù)文件的重要程度和保存價值，將文件劃分為永久、長期、短期三種保管期限。整理步驟1.裝訂：將每份文件材料按順序排列，左側(cè)裝訂，去除金屬物，確保文件整齊、牢固。2.分類：按照上述分類方法，將文件材料分別歸入相應(yīng)的類別中。3.編號：對每份文件材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號格式為：年度+機構(gòu)（問題）代碼+順序號，如：202301001。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。5.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等信息。文書檔案的歸檔歸檔時間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢，并移交綜合管理部門。2.對于一些重要的、緊急的文件材料，應(yīng)及時歸檔，確保檔案的時效性。歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)符合整理要求，分類準(zhǔn)確、編號清晰、編目完整。2.各部門應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細注明移交檔案的類別、數(shù)量、起止時間等信息，并雙方簽字確認。3.綜合管理部門在接收檔案時，應(yīng)認真核對移交清單，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回原部門進行補充或整改。文書檔案的保管保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為5年以下。檔案鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，對失去保存價值的檔案，應(yīng)及時進行銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部門負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部門會同相關(guān)部門進行銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認。文書檔案的利用查閱利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。借閱利用1.公司外部單位因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)提前向公司提出申請，說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并提供相關(guān)證明材料。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，借閱單位應(yīng)填寫檔案借閱申請表，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時，綜合管理部門應(yīng)向借閱單位提供檔案復(fù)印件，確需借閱原件的，應(yīng)在借閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，并要求借閱單位妥善保管，按時歸還。電子文件管理電子文件的形成與收集1.公司各部門在工作中應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定，認真做好電子文件的形成、收集和整理工作。電子文件應(yīng)采用通用格式，確保文件的可讀性和可利用性。2.電子文件的收集應(yīng)與紙質(zhì)文件同步進行，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。收集的電子文件應(yīng)進行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。電子文件的整理與歸檔1.電子文件應(yīng)按照年度機構(gòu)（問題）保管期限進行分類整理，其分類方法與紙質(zhì)檔案一致。2.電子文件應(yīng)進行編號，編號規(guī)則與紙質(zhì)檔案相同。同時，應(yīng)建立電子文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件名、文件大小、日期、保管期限等信息。3.電子文件應(yīng)定期進行歸檔，歸檔時應(yīng)將電子文件存儲到光盤、磁帶等存儲介質(zhì)上，并在存儲介質(zhì)上標(biāo)明年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等信息。同時，應(yīng)將電子文件的元數(shù)據(jù)信息一并歸檔，確保電子文件的可追溯性。電子文件的保管與利用1.電子文件應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.電子文件的利用應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行，查閱人員應(yīng)使用公司統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)進行查閱。查閱時應(yīng)按照系統(tǒng)操作流程進行，確保電子文件的安全和保密。3.對于涉及公司機密的電子文件，應(yīng)采取加密、訪問控制等安全措施，防止文件泄露。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司建立文書檔案管理監(jiān)督機制，綜合管理部門負責(zé)對各部門的檔案管理工作進行日常監(jiān)督和檢查。2.定期對各部門檔案管理工作進行考核評估，考核結(jié)果納入公司績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對存在問題的部門和個人進行督促整改。檢查內(nèi)容1.文件材料的收集、整理、歸檔情況，是否符合公司規(guī)定的要求。2.檔案的