PAGE檔案館上墻制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館的規(guī)范化管理，確保檔案資料的安全、完整，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度牌上墻相關(guān)規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館的所有工作人員以及涉及檔案查閱、使用的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保制度的合法性和合規(guī)性。2.安全保密原則：保障檔案資料的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.高效利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，滿足公司/組織各項(xiàng)工作對檔案信息的需求。4.科學(xué)規(guī)范原則：采用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括但不限于合同協(xié)議、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文件、人事檔案等。2.上級主管部門下發(fā)的與本公司/組織相關(guān)的文件、指示、通知等。3.對外交往中形成的重要文件、信函、證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保材料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，字跡工整，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可追溯性。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案材料應(yīng)定期收集，一般每月或每季度進(jìn)行一次。2.重大活動、項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動或項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案材料移交至檔案館。三、檔案整理制度（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等因素，將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。2.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類；科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類；人事檔案按照個(gè)人類別進(jìn)行分類；財(cái)務(wù)檔案按照年度類別進(jìn)行分類；聲像檔案按照載體主題進(jìn)行分類。（二）整理方法1.對收集到的檔案材料進(jìn)行清理、核對，去除重復(fù)、無效的材料。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄索引，便于查找和利用。3.對破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（三）整理期限檔案整理工作應(yīng)在檔案收集完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成，確保檔案能夠及時(shí)歸檔。四、檔案歸檔制度（一）歸檔流程1.檔案整理人員將整理好的檔案移交至檔案館，檔案館工作人員進(jìn)行核對、驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的檔案按照規(guī)定的分類方法和編號順序進(jìn)行上架排列，存入檔案庫房。3.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、歸檔時(shí)間等信息。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，符合整理要求。2.檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和標(biāo)識進(jìn)行裝訂、編目，確保檔案的規(guī)范性。3.歸檔的電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件相對應(yīng)，存儲在專用的存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份。（三）歸檔時(shí)間各類檔案應(yīng)在整理完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔，確保檔案及時(shí)入庫保管。五、檔案保管制度（一）庫房管理1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，不得混存。3.對珍貴、易損的檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）安全保衛(wèi)1.檔案館應(yīng)建立嚴(yán)格的安全保衛(wèi)制度，配備專人負(fù)責(zé)庫房的安全管理。2.庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫房的安全。3.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房，檔案管理人員出入庫房應(yīng)進(jìn)行登記。（四）定期檢查1.檔案館應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每年進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對檢查情況應(yīng)進(jìn)行記錄，建立檔案檢查臺賬。六、檔案查閱制度（一）查閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案館負(fù)責(zé)人審批。3.檔案館負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可查閱。（三）查閱方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案館指定的查閱場所進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案館。2.查閱人員如需復(fù)印、拍照檔案資料，須經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。（四）查閱時(shí)間檔案查閱時(shí)間一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長查閱時(shí)間，須重新辦理審批手續(xù)。七、檔案借閱制度（一）借閱范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案資料，但須嚴(yán)格遵守借閱期限和歸還要求。2.外單位借閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂借閱協(xié)議。（二）借閱手續(xù)1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案館負(fù)責(zé)人審批。3.檔案館負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可借閱。借閱人員需繳納一定的押金，押金金額根據(jù)檔案的重要性和借閱期限確定。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不超過[X]個(gè)工作日，重要檔案的借閱期限不超過[X]個(gè)工作日。2.如需延長借閱期限，借閱人員應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案館提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（四）歸還要求1.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案館說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還的檔案應(yīng)保持完好無損，如有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案保密制度（一）保密范圍1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要信息的檔案資料。2.國家法律法規(guī)規(guī)定需要保密的檔案資料。（二）保密措施1.檔案館工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對保密檔案應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)存放，設(shè)置明顯的保密標(biāo)識。3.查閱、借閱保密檔案應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行，限制知悉范圍。4.嚴(yán)禁在非保密場所談?wù)?、傳播保密檔案內(nèi)容。（三）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)定期對檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保存狀況等方面進(jìn)行綜合評估。（二）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.鑒定小組定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，注明檔案名稱、數(shù)量、來源、鑒定時(shí)間等信息。（三）銷毀審批1.檔案銷毀申請經(jīng)檔案鑒定小組審核通過后，提交至公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，并確保存儲介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。（五）銷毀