PAGE檔案統(tǒng)計工作制度一、總則（一）目的為加強公司檔案統(tǒng)計工作，準確、及時、全面地反映檔案工作情況，為公司各項決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動中涉及的統(tǒng)計工作。（三）基本原則1.真實性原則檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須真實、準確地反映檔案工作的實際情況，不得虛報、瞞報、拒報、遲報，不得偽造、篡改。2.科學(xué)性原則采用科學(xué)的統(tǒng)計方法和指標體系，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的科學(xué)性、系統(tǒng)性和完整性。3.及時性原則按照規(guī)定的時間和要求及時報送統(tǒng)計資料，不得延誤。4.保密性原則對在統(tǒng)計工作中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私予以保密，不得泄露。二、檔案統(tǒng)計機構(gòu)與人員（一）檔案統(tǒng)計機構(gòu)公司設(shè)立檔案統(tǒng)計工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)督公司檔案統(tǒng)計工作。（二）檔案統(tǒng)計人員檔案管理部門指定專人負責(zé)檔案統(tǒng)計工作，統(tǒng)計人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉檔案業(yè)務(wù)，責(zé)任心強。（三）職責(zé)分工1.檔案統(tǒng)計工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案統(tǒng)計工作的法律法規(guī)和方針政策。制定和完善公司檔案統(tǒng)計工作制度。組織、指導(dǎo)和監(jiān)督公司檔案統(tǒng)計工作。定期召開檔案統(tǒng)計工作會議，研究解決檔案統(tǒng)計工作中的重大問題。2.檔案統(tǒng)計人員職責(zé)負責(zé)收集、整理、匯總、分析和報送檔案統(tǒng)計資料。建立健全檔案統(tǒng)計臺賬，如實記錄檔案管理工作的各項數(shù)據(jù)。對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行審核，確保數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。及時向檔案統(tǒng)計工作領(lǐng)導(dǎo)小組報告檔案統(tǒng)計工作中發(fā)現(xiàn)的問題。參與檔案統(tǒng)計工作的培訓(xùn)和交流活動，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案統(tǒng)計范圍與內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計1.各類檔案的年度新增數(shù)量，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。2.各類檔案的累計數(shù)量。3.檔案的銷毀數(shù)量及原因。（二）檔案整理情況統(tǒng)計1.檔案的分類、編號、編目等整理工作完成情況。2.檔案的裝訂、裝盒、上架等物理整理工作完成情況。（三）檔案利用情況統(tǒng)計1.檔案查閱、借閱的人次、卷次。2.檔案復(fù)制、摘錄的數(shù)量。3.檔案利用的效果反饋，如為公司決策提供的依據(jù)、解決的實際問題等。（四）檔案保管情況統(tǒng)計1.檔案庫房的面積、溫濕度、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備的運行情況。2.檔案的保管期限變更情況。3.檔案的安全檢查情況，包括檢查時間、檢查人員、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等。四、檔案統(tǒng)計方法與流程（一）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計檔案統(tǒng)計人員應(yīng)按照規(guī)定的時間周期，如月度、季度、年度，對檔案管理工作的各項數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計。2.專項統(tǒng)計根據(jù)公司檔案管理工作的需要，針對特定的檔案管理事項進行專項統(tǒng)計，如某項檔案清理工作、檔案數(shù)字化項目等。3.抽樣統(tǒng)計對于數(shù)量較大、難以全面統(tǒng)計的檔案類別，可采用抽樣統(tǒng)計的方法，選取一定數(shù)量的樣本進行統(tǒng)計分析，以此推斷總體情況。（二）統(tǒng)計流程1.數(shù)據(jù)收集檔案統(tǒng)計人員定期從檔案管理系統(tǒng)、檔案臺賬、借閱登記冊、利用效果反饋記錄等相關(guān)資料中收集檔案統(tǒng)計所需的數(shù)據(jù)。各部門檔案管理人員應(yīng)及時將本部門檔案管理工作的相關(guān)數(shù)據(jù)報送至檔案統(tǒng)計人員。2.數(shù)據(jù)整理檔案統(tǒng)計人員對收集到的數(shù)據(jù)進行分類、匯總，剔除重復(fù)、無效的數(shù)據(jù)。對數(shù)據(jù)進行審核，檢查數(shù)據(jù)的準確性、完整性和邏輯性，如發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)部門或人員核實更正。3.數(shù)據(jù)分析運用統(tǒng)計分析方法，如對比分析、趨勢分析、結(jié)構(gòu)分析等，對整理好的數(shù)據(jù)進行深入分析，揭示檔案管理工作的規(guī)律和存在的問題。撰寫統(tǒng)計分析報告，提出改進檔案管理工作的建議和措施。4.數(shù)據(jù)報送檔案統(tǒng)計人員按照規(guī)定的格式和要求，將統(tǒng)計資料報送至檔案統(tǒng)計工作領(lǐng)導(dǎo)小組及相關(guān)部門。統(tǒng)計資料應(yīng)包括統(tǒng)計報表（如檔案數(shù)量統(tǒng)計表、檔案利用情況統(tǒng)計表等）、統(tǒng)計分析報告等。五、檔案統(tǒng)計報表制度（一）報表種類1.檔案基本情況統(tǒng)計表反映公司各類檔案的年度新增數(shù)量、累計數(shù)量、保管期限等基本情況。2.檔案利用情況統(tǒng)計表記錄檔案查閱、借閱、復(fù)制、摘錄的人次、卷次及利用效果等信息。3.檔案保管情況統(tǒng)計表統(tǒng)計檔案庫房設(shè)施設(shè)備運行情況、檔案安全檢查情況等。（二）報表格式檔案統(tǒng)計報表應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，由檔案統(tǒng)計人員根據(jù)檔案管理工作的實際需要進行設(shè)計和制作。報表應(yīng)包括報表名稱、報表編號、報告期、填報單位、指標內(nèi)容、計量單位、填報人、審核人等要素。（三）報送時間1.月度統(tǒng)計報表應(yīng)于次月[X]日前報送。2.季度統(tǒng)計報表應(yīng)于季度終了后[X]日內(nèi)報送。3.年度統(tǒng)計報表應(yīng)于次年[X]月[X]日前報送。（四）報送要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，準確、完整地填報統(tǒng)計報表，并加蓋部門公章。2.檔案統(tǒng)計人員應(yīng)對各部門報送的統(tǒng)計報表進行審核，審核無誤后匯總上報。3.報送統(tǒng)計報表時，應(yīng)同時報送統(tǒng)計分析報告，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析說明，并提出相關(guān)建議。六、檔案統(tǒng)計資料管理（一）資料歸檔檔案統(tǒng)計人員應(yīng)將統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析報告、統(tǒng)計臺賬等檔案統(tǒng)計資料及時歸檔，按照檔案管理的要求進行整理、編目和保管。（二）資料保管期限檔案統(tǒng)計資料的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要程度和使用價值確定，一般為[X]年。（三）資料查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案統(tǒng)計資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案統(tǒng)計資料的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司檔案管理部門負責(zé)人批準，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。3.檔案統(tǒng)計資料一般不得外借，如有特殊情況需要外借的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并限期歸還。七、檔案統(tǒng)計工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案統(tǒng)計工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對公司檔案統(tǒng)計工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括統(tǒng)計制度的執(zhí)行情況、統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性和準確性、統(tǒng)計報表的報送及時性等。2.檔案管理部門應(yīng)加強對各部門檔案統(tǒng)計工作的日常指導(dǎo)和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核評價1.建立檔案統(tǒng)計工作考核評價機制，將檔案統(tǒng)計工作納入公司績效考核體系。2.考核內(nèi)容包括統(tǒng)計工作的組織實施、統(tǒng)計數(shù)據(jù)質(zhì)量、統(tǒng)計報表報送情況、統(tǒng)計分析報告質(zhì)量等方面。3.對檔案統(tǒng)計工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對違反檔案統(tǒng)計工作制度