PAGE林場森林檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)林場森林檔案管理，有效保護(hù)和利用森林資源信息，提高林場經(jīng)營管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于林場內(nèi)所有森林資源檔案的管理工作，包括森林資源調(diào)查、規(guī)劃設(shè)計(jì)、經(jīng)營管理、災(zāi)害防治等方面形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：森林檔案應(yīng)如實(shí)反映林場森林資源的實(shí)際狀況，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理與森林資源相關(guān)的各類信息，保證檔案內(nèi)容的完整性，避免遺漏重要資料。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)森林檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、存儲(chǔ)和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.安全性原則：采取有效措施保障森林檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。（四）管理職責(zé)1.林場檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善森林檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理林場各類森林檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和共享。定期對(duì)森林檔案進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和編研，為林場決策提供依據(jù)。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門在森林資源管理活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。配合檔案管理部門做好森林檔案的查閱、利用等工作，及時(shí)反饋檔案利用過程中的問題。3.檔案管理人員嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的日常管理工作。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、裝訂、編目、上架等具體操作，確保檔案整理規(guī)范、存儲(chǔ)有序。維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，保障檔案信息安全，及時(shí)處理檔案管理中的技術(shù)問題。二、檔案的形成與收集（一）森林資源調(diào)查檔案1.在進(jìn)行森林資源清查、專項(xiàng)調(diào)查等活動(dòng)時(shí)，調(diào)查人員應(yīng)及時(shí)記錄調(diào)查過程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)、圖表、照片等資料。2.調(diào)查結(jié)束后，調(diào)查負(fù)責(zé)人應(yīng)將調(diào)查成果進(jìn)行整理，形成包括調(diào)查報(bào)告（含文字說明、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、圖表分析等）、調(diào)查原始記錄、相關(guān)圖件等在內(nèi)的完整調(diào)查檔案，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。（二）規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案1.林場的各類規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目，如造林規(guī)劃、采伐規(guī)劃、森林經(jīng)營方案編制等，項(xiàng)目承擔(dān)部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的文件資料。2.規(guī)劃設(shè)計(jì)文件應(yīng)包括項(xiàng)目任務(wù)書（批復(fù)）、設(shè)計(jì)說明書、圖紙（地形圖、林相圖、規(guī)劃圖等）、計(jì)算書、評(píng)審意見及修改說明等，確保設(shè)計(jì)文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案整理成冊，經(jīng)審核無誤后移交檔案管理部門存檔。（三）森林經(jīng)營管理檔案1.造林檔案造林作業(yè)過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄造林地塊的基本情況（地點(diǎn)、面積、立地條件等）、造林樹種、苗木規(guī)格、造林方式、造林時(shí)間、施工隊(duì)伍及人員等信息。收集造林過程中的技術(shù)指導(dǎo)文件、檢查驗(yàn)收記錄、成活率調(diào)查數(shù)據(jù)等資料，形成完整的造林檔案。2.撫育管理檔案記錄森林撫育作業(yè)的年度計(jì)劃、作業(yè)設(shè)計(jì)、實(shí)施過程（包括撫育時(shí)間、范圍、方式、強(qiáng)度等）、撫育效果監(jiān)測數(shù)據(jù)、資金使用情況等內(nèi)容。3.采伐管理檔案采伐許可證申請及審批文件，包括采伐申請報(bào)告、伐區(qū)調(diào)查設(shè)計(jì)文件、公示材料、上級(jí)主管部門批復(fù)等。采伐作業(yè)記錄，如采伐時(shí)間、地點(diǎn)、樹種、蓄積量、出材量等，以及采伐后的更新造林計(jì)劃和實(shí)施情況。4.森林資源監(jiān)測檔案定期開展的森林資源監(jiān)測數(shù)據(jù)，包括森林面積、蓄積量、森林質(zhì)量、森林生態(tài)系統(tǒng)功能等方面的監(jiān)測結(jié)果。監(jiān)測過程中使用的技術(shù)方法、儀器設(shè)備、監(jiān)測站點(diǎn)分布等相關(guān)資料，以及監(jiān)測數(shù)據(jù)分析報(bào)告。（四）災(zāi)害防治檔案1.森林火災(zāi)檔案火災(zāi)發(fā)生時(shí)的相關(guān)信息，如起火時(shí)間、地點(diǎn)、火勢蔓延情況、撲救過程等，通過現(xiàn)場記錄、照片、視頻等方式進(jìn)行收集。火災(zāi)損失評(píng)估報(bào)告、火災(zāi)原因調(diào)查分析報(bào)告、撲火工作總結(jié)、火災(zāi)后續(xù)處置措施等文件資料。2.林業(yè)有害生物防治檔案有害生物監(jiān)測數(shù)據(jù)，包括監(jiān)測時(shí)間、地點(diǎn)、種類、發(fā)生面積、蟲口密度等。防治方案制定、實(shí)施過程記錄（防治措施、用藥情況、防治效果等）、防治工作總結(jié)及相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.其他災(zāi)害檔案如森林雪災(zāi)、風(fēng)災(zāi)、旱災(zāi)等災(zāi)害的發(fā)生情況、損失評(píng)估、應(yīng)對(duì)措施及恢復(fù)重建等方面的文件資料。（五）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或丟失。對(duì)于重要的原始文件，應(yīng)保留原件，同時(shí)可根據(jù)需要制作副本或復(fù)印件。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意收集與檔案相關(guān)的背景資料、補(bǔ)充材料等，以豐富檔案內(nèi)容。4.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真填寫檔案收集登記表，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、形成時(shí)間等信息，確保檔案交接手續(xù)完備。三、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，使檔案條理清晰、層次分明。3.確保檔案整理的質(zhì)量，做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊、目錄清晰。（二）分類方法1.年度分類法：按照檔案形成的年度進(jìn)行分類，將每年形成的森林檔案分為一個(gè)類別，如20XX年森林檔案。2.機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)林場內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案分為不同的類別，如資源管理科檔案、營林科檔案、防火辦檔案等。3.問題分類法：按照檔案反映的問題或內(nèi)容進(jìn)行分類，如森林資源調(diào)查檔案、規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案、經(jīng)營管理檔案、災(zāi)害防治檔案等。（三）編號(hào)規(guī)則1.全宗號(hào)：林場檔案的全宗號(hào)按照上級(jí)檔案管理部門的規(guī)定統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識(shí)林場這一獨(dú)立的檔案全宗。2.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類情況，為每一類檔案編制目錄號(hào)。目錄號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，如1表示森林資源調(diào)查檔案目錄，2表示規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案目錄等。3.案卷號(hào)：在每一類檔案目錄下，按照檔案整理順序依次編制案卷號(hào)。案卷號(hào)為三位阿拉伯?dāng)?shù)字，如001、002等。4.件號(hào)：對(duì)于以件為單位整理的檔案，在每一案卷內(nèi)按照文件排列順序編制件號(hào)。件號(hào)為阿拉伯?dāng)?shù)字，如1、2、3等。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。3.卷內(nèi)文件應(yīng)按照順序排列，依次編寫頁號(hào)，頁號(hào)編寫在有文字的頁面正面的右上角和背面的左上角。（五）編目要求1.編制案卷目錄：每一案卷應(yīng)編制案卷目錄，包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括案卷內(nèi)容，簡潔明了。2.編制卷內(nèi)文件目錄：在每一案卷內(nèi)，應(yīng)編制卷內(nèi)文件目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。順序號(hào)應(yīng)與卷內(nèi)文件排列順序一致，文號(hào)可填寫文件的發(fā)文字號(hào)，責(zé)任者填寫文件的形成單位或個(gè)人，題名應(yīng)填寫文件標(biāo)題，日期填寫文件形成時(shí)間，頁號(hào)填寫文件所在頁碼，備注填寫需要說明的事項(xiàng)。3.編制備考表：在每一案卷末尾應(yīng)編制備考表，注明本案卷的整理情況、缺損情況、保管期限變更情況等，并由整理人、檢查人簽名。（六）歸檔程序1.各部門在檔案整理完畢后，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、類別、起止時(shí)間等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案整理是否符合要求，資料是否齊全完整。審核無誤后，辦理檔案交接手續(xù)，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門按照分類編號(hào)規(guī)則，將接收的檔案進(jìn)行上架存放，并及時(shí)將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度監(jiān)測設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施，確保檔案安全。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列上架存放，便于查找和利用。2.對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，可采用縮微膠片、光盤等形式進(jìn)行保存，備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與檔案庫房分開設(shè)置，確保備份檔案的安全。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照檔案分類體系進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索和管理。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、有無損壞、字跡是否清晰等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)褪色字跡進(jìn)行復(fù)制等。2.做好檔案的防蟲、防霉工作，定期投放防蟲藥品，對(duì)檔案庫房進(jìn)行消毒處理，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。3.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時(shí)應(yīng)關(guān)好門窗、切斷電源，確保庫房安全。4.對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和升級(jí)，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理，確保電子檔案信息安全。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.林場內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、利用森林檔案。利用范圍包括森林資源信息查詢、規(guī)劃設(shè)計(jì)參考、經(jīng)營管理決策支持、災(zāi)害防治歷史資料查閱等。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)業(yè)務(wù)單位及其他有合法需求的單位或個(gè)人，經(jīng)林場檔案管理部門批準(zhǔn)，可查閱、利用林場森林檔案。查閱利用內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，不得損害林場利益。（二）利用方式1.現(xiàn)場查閱：利用者可到檔案庫房現(xiàn)場查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的查閱條件，并協(xié)助利用者查找所需檔案。2.檔案復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理人員可為其提供檔案復(fù)印件或電子文檔。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記，并注明復(fù)制用途、份數(shù)等信息。3.檔案咨詢：利用者可就檔案相關(guān)問題向檔案管理人員進(jìn)行咨詢，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容提供準(zhǔn)確的解答和建議。（三）借閱程序1.林場內(nèi)部各部門借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱者發(fā)放檔案借閱證，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。3.借閱者應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，并在借閱登記冊上注明歸還時(shí)間。4.上級(jí)主管部門、相關(guān)業(yè)務(wù)單位及其他有合法需求的單位或個(gè)人借閱檔案，應(yīng)提交正式的借閱函，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等信息。經(jīng)林場檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)應(yīng)參照林場內(nèi)部借閱程序執(zhí)行，并嚴(yán)格控制借閱范圍和期限。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、復(fù)制、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、利用檔案名稱及數(shù)量等信息。2.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料留存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由林場分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的專業(yè)人員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限：根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.重要性：重要的森林資源調(diào)查成果、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、重大災(zāi)害防治記錄等檔案應(yīng)列為永久保管；一般性的經(jīng)營管理文件、日常監(jiān)測數(shù)據(jù)等可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。3.歷史價(jià)值：反映林場發(fā)展歷程、具有重要?dú)v史意義的檔案應(yīng)予以妥善保存；對(duì)當(dāng)前和今后工作參考價(jià)值不大的檔案可考慮銷毀。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清理，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，初步篩選出需要鑒定的檔案清單。2.將待鑒定檔案清單提交檔案鑒定小組，鑒定小組組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。審查過程中，應(yīng)充分聽取檔案形成部門和業(yè)務(wù)專家的意見，綜合考慮檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管狀況等因素。3.鑒定小組根據(jù)審查結(jié)果，對(duì)檔案作出繼續(xù)保存、調(diào)整保管期限或銷毀的鑒定結(jié)論，并填寫檔案鑒定意見書。鑒定意見書應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)論等內(nèi)容。4.對(duì)鑒定為銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原