PAGE當(dāng)陽檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集公司工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進(jìn)行保密管理。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對各部門檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，為公司各項工作提供檔案支持和服務(wù)。5.做好檔案的安全保密工作，確保檔案的安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成的各類檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向綜合管理部移交。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作，并接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料。2.公司各項會議記錄、紀(jì)要、決議等文件材料。3.公司制定的各類規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等文件材料。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。5.公司的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等文件材料。6.公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等文件材料。7.公司的技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、質(zhì)量管理等方面的文件材料。8.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等文件材料。9.公司的聲像檔案、電子檔案等其他形式的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門工作中形成的各類文件材料，并進(jìn)行分類整理。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整、真實，字跡清晰，簽署完備。3.對于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制檔案分類目錄。3.對每份文件材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案盒封面、盒脊和備考表等。4.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，并配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放于一個檔案柜或檔案架上。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的重要文件材料，公司的年度財務(wù)報告、審計報告等。長期保管的檔案主要包括公司的規(guī)章制度、合同協(xié)議、工作計劃、總結(jié)等文件材料，保管期限為10年至50年。短期保管的檔案主要包括一般性的文件材料，保管期限為1年至10年。3.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保管價值和保管期限。3.檔案是否仍具有利用價值。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)定期對檔案進(jìn)行全面審查，根據(jù)檔案的實際情況，確定檔案的保管價值和保管期限。2.對于已過保管期限且確無利用價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)檔案鑒定小組審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。2.檔案銷毀時，應(yīng)在銷毀清單上注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀地點等信息，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計信息。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（二）利用工作1.公司員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部查閱。2.在查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.公司外部單位因特殊需要查閱公司檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱。5.綜合管理部應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源，為公司各項工作提供檔案支持和服務(wù)，如編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽等。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子檔案錄入檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資源的共享。3.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理措施，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露。4.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員應(yīng)具備的條件1.政治素質(zhì)高，責(zé)任心強，熱愛檔案管理工作。2.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。3.掌握計算機操作技能，能夠熟練使用檔案管理軟件。（二）檔案管理人員的崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等日常管理工作。2.維護(hù)檔案庫房的安全和衛(wèi)生，確保檔案的安全保管。