PAGE房地產(chǎn)行政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房地產(chǎn)行政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及房地產(chǎn)行政事務(wù)的各類檔案管理，包括但不限于項(xiàng)目規(guī)劃、土地出讓、建設(shè)許可、銷售合同、產(chǎn)權(quán)登記等相關(guān)文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司房地產(chǎn)行政檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映房地產(chǎn)行政事務(wù)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保檔案的保密性。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司房地產(chǎn)行政檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管公司房地產(chǎn)行政檔案，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案管理效率。6.對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門房地產(chǎn)行政檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管。3.在辦理房地產(chǎn)行政事務(wù)過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件資料的形成和積累，保證檔案的質(zhì)量。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.房地產(chǎn)項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證等。2.工程建設(shè)文件：施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更通知、工程質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等。3.銷售與產(chǎn)權(quán)文件：商品房預(yù)售許可證、銷售合同、購房發(fā)票存根、產(chǎn)權(quán)登記資料等。4.行政管理文件：公司關(guān)于房地產(chǎn)項(xiàng)目的決策文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。5.其他相關(guān)文件：與房地產(chǎn)行政事務(wù)有關(guān)的各類協(xié)議、合同、函件、證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為項(xiàng)目前期檔案、工程建設(shè)檔案、銷售與產(chǎn)權(quán)檔案、行政管理檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)編排，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙張檔案進(jìn)行整理裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管期限1.房地產(chǎn)行政檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：涉及公司重大權(quán)益、具有長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的檔案，如公司關(guān)于房地產(chǎn)項(xiàng)目的重要決策文件、土地出讓合同等。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，如工程建設(shè)過程中的重要文件、銷售合同等。短期保管的檔案：保管期限為5年以下（含5年）的檔案，如一般性的行政管理文件等。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行綜合判斷，并在檔案整理時(shí)明確標(biāo)注。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房?jī)?nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。同時(shí)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編目、檢索等管理，確保電子檔案的安全和有效利用。3.對(duì)于重要的實(shí)物檔案，如房產(chǎn)證、土地證等，應(yīng)專柜存放，專人保管，并建立實(shí)物檔案登記臺(tái)賬。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全保管。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱房地產(chǎn)行政檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要敏感信息的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人查閱公司房地產(chǎn)行政檔案，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)指定專人陪同查閱，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人提交《檔案查閱申請(qǐng)表》。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或進(jìn)行涂改、損毀等行為。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案的復(fù)印件、摘錄等利用方式。對(duì)于涉及重要信息的檔案，一般不提供原件查閱。2.如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印或摘錄，查閱人員應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案利用過程中產(chǎn)生的復(fù)印件、摘錄等資料，應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理部門印章，注明出處和日期。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄鑒定情況，形成《檔案鑒定意見書》，明確鑒定結(jié)論和處理意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司房地產(chǎn)行政檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)重要的房地產(chǎn)行政檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案存儲(chǔ)要求。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)掃描后的檔案進(jìn)行分類、編目、索引等處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等基本信息，以及檔案內(nèi)容的全文錄入或摘要錄入。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：對(duì)檔案的借閱申請(qǐng)、審批、歸還等流程進(jìn)行管理，記錄借閱人員信息、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，確保