PAGE檔案資料移交管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案資料移交管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于檔案資料的保管、查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及公司/組織與外部單位之間檔案資料的移交管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案資料移交工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保移交行為合法合規(guī)。2.完整準(zhǔn)確原則：移交的檔案資料應(yīng)完整無缺、準(zhǔn)確無誤，能夠全面反映公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況。3.及時(shí)高效原則：檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和程序及時(shí)移交，提高工作效率，避免延誤和積壓。4.安全保密原則：在檔案資料移交過程中，要確保檔案資料的安全，防止丟失、損壞和泄密。二、檔案資料移交的范圍（一）文書檔案1.公司/組織各類文件、通知、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、資料。3.本公司/組織對(duì)外發(fā)送的文件、函件、合同等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案：包括市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息、銷售合同、營(yíng)銷活動(dòng)方案等。2.生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等。3.財(cái)務(wù)管理檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人力資源檔案：?jiǎn)T工檔案、招聘記錄、培訓(xùn)資料、績(jī)效考核文件等。5.行政管理檔案：辦公文件、會(huì)議記錄、辦公用品采購記錄、車輛管理檔案等。（三）科技檔案1.產(chǎn)品研發(fā)檔案：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利文件等。2.工程建設(shè)檔案：項(xiàng)目規(guī)劃書、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.設(shè)備儀器檔案：設(shè)備采購合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。（四）聲像檔案1.照片檔案：公司/組織重大活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等照片。2.錄像檔案：公司/組織宣傳片、工作記錄視頻等。3.錄音檔案：重要會(huì)議、講座等錄音資料。（五）電子檔案1.以電子形式保存的各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表等。2.掃描或數(shù)字化的紙質(zhì)檔案。三、檔案資料移交的流程（一）移交準(zhǔn)備1.移交部門應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，對(duì)擬移交的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案資料的質(zhì)量。2.填寫《檔案資料移交清單》（以下簡(jiǎn)稱《移交清單》），詳細(xì)記錄檔案資料的名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息。《移交清單》一式三份，移交部門、接收部門和檔案管理部門各執(zhí)一份。（二）移交申請(qǐng)移交部門在完成檔案資料整理和《移交清單》填寫后，向檔案管理部門提交《檔案資料移交申請(qǐng)》，說明移交檔案資料的原因、范圍、時(shí)間等內(nèi)容。（三）審核與審批1.檔案管理部門收到《檔案資料移交申請(qǐng)》后，對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及《移交清單》的填寫是否正確。2.對(duì)于審核通過的申請(qǐng)，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門通知移交部門進(jìn)行檔案資料移交。（四）移交實(shí)施1.移交部門與接收部門按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)，辦理檔案資料的交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在《移交清單》上簽字確認(rèn)，注明交接日期。2.交接過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問題或短缺，移交部門應(yīng)負(fù)責(zé)補(bǔ)充或說明情況。（五）歸檔與保管1.接收部門將接收的檔案資料及時(shí)移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔保管。檔案管理部門按照檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案資料進(jìn)行重新整理和存放，確保檔案資料的有序管理。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案資料保管臺(tái)賬，記錄檔案資料的接收、保管、查閱等情況。四、檔案資料移交的時(shí)間要求（一）定期移交1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案資料整理完畢，并向檔案管理部門移交。2.對(duì)于一些具有連續(xù)性的業(yè)務(wù)檔案，如項(xiàng)目檔案、會(huì)計(jì)檔案等，可以按照項(xiàng)目周期或會(huì)計(jì)年度進(jìn)行分期移交，但應(yīng)確保在項(xiàng)目結(jié)束或會(huì)計(jì)年度終了后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成全部檔案資料的移交。（二）臨時(shí)移交1.在公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)、業(yè)務(wù)終止等情況下，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將涉及的檔案資料移交檔案管理部門或其他相關(guān)部門。2.因工作需要，公司/組織與外部單位之間進(jìn)行檔案資料移交時(shí)，應(yīng)按照雙方約定的時(shí)間辦理移交手續(xù)。五、檔案資料移交的責(zé)任與監(jiān)督（一）移交部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)按照本制度的要求，對(duì)擬移交的檔案資料進(jìn)行整理、編目和填寫《移交清單》。2.確保移交的檔案資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，對(duì)檔案資料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.在檔案資料移交過程中，積極配合接收部門和檔案管理部門的工作，提供必要的說明和解釋。（二）接收部門責(zé)任1.及時(shí)接收移交的檔案資料，并對(duì)檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查。2.對(duì)接收的檔案資料妥善保管，不得擅自涂改、銷毀或丟失。3.在檔案資料接收過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。（三）檔案管理部門責(zé)任1.制定檔案資料移交管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案資料移交工作。2.負(fù)責(zé)對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核、審批和歸檔保管。3.定期對(duì)檔案資料移交情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出改進(jìn)措施。（四）監(jiān)督與考核1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料移交工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保移交工作符合本制度的要求。2.將檔案資料移交工作納入各部門績(jī)效考核體系，對(duì)工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反本制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、檔案資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司/組織機(jī)密或重要檔案資料的查閱，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供必要的檔案資料復(fù)印件或電子文檔，供查閱人員使用。查閱人員不得擅自將檔案資料帶出檔案管理部門。2.對(duì)于一些特殊情況下需要現(xiàn)場(chǎng)查閱檔案資料原件的，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。（三）利用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人員不得將檔案資料用于與查閱目的無關(guān)的其他用途。3.檔案資料利用過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄和證明材料，查閱人員應(yīng)及時(shí)交回檔案管理部門歸檔保存。七、檔案資料的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案資料保密制度，明確保密責(zé)任和保密范圍。2.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密或敏感信息的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保信息安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案資料的安全存放。2.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，防止檔案資料的丟失損壞。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門辦公區(qū)域的安全防范，