PAGE局檔案查詢管理制度匯編一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本局檔案查詢管理工作，確保檔案信息的安全與合理利用，保障檔案所有者的合法權(quán)益，特制定本管理制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在檔案查詢活動(dòng)中的相關(guān)行為。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及檔案管理的相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查詢工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，確保檔案所有者的隱私和權(quán)益得到保護(hù)。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為工作決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展、歷史研究等提供必要的支持。4.規(guī)范有序原則：明確檔案查詢的流程、權(quán)限和責(zé)任，使檔案查詢工作有序進(jìn)行，提高工作效率。二、檔案查詢范圍（一）可查詢檔案類型1.文書檔案：本局在履行職能過(guò)程中形成的各類文件、通知、報(bào)告、決議等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋本局各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作產(chǎn)生的檔案資料，如項(xiàng)目審批文件、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.人事檔案：本局工作人員的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲等檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案：本局財(cái)務(wù)收支、預(yù)算決算、審計(jì)報(bào)告等相關(guān)檔案。5.聲像檔案：本局在工作活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）限制查詢檔案類型1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案：此類檔案在未經(jīng)授權(quán)的情況下，嚴(yán)禁查詢。如涉及國(guó)家安全、重要商業(yè)機(jī)密以及個(gè)人敏感信息的檔案，必須嚴(yán)格按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.正在進(jìn)行審查、調(diào)查或未了結(jié)案件相關(guān)的檔案：為保證審查、調(diào)查工作的順利進(jìn)行，避免干擾案件處理，此類檔案在規(guī)定的審查、調(diào)查期間內(nèi)限制查詢。三、檔案查詢流程（一）查詢申請(qǐng)1.申請(qǐng)人填寫申請(qǐng)表：申請(qǐng)人需詳細(xì)填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，包括查詢目的、查詢內(nèi)容、申請(qǐng)人姓名、部門、聯(lián)系方式等信息。2.提交申請(qǐng)材料：根據(jù)查詢目的不同，申請(qǐng)人可能需要提交相關(guān)證明材料，如工作證明、授權(quán)委托書等，以證明其查詢的合法性和必要性。（二）申請(qǐng)審核1.部門初審：申請(qǐng)人所在部門對(duì)查詢申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，核實(shí)申請(qǐng)信息的真實(shí)性和完整性，判斷查詢目的是否合理合規(guī)，并簽署初審意見(jiàn)。2.檔案管理部門審核：檔案管理部門收到初審后的申請(qǐng)后，進(jìn)一步審核申請(qǐng)內(nèi)容，重點(diǎn)審查查詢范圍是否符合規(guī)定，申請(qǐng)材料是否齊全有效。對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，及時(shí)通知申請(qǐng)人補(bǔ)充或修改材料。（三）查詢辦理1.確定查詢方式：根據(jù)檔案的性質(zhì)、數(shù)量以及查詢需求，檔案管理部門確定具體的查詢方式。對(duì)于少量檔案的查詢，可提供現(xiàn)場(chǎng)查閱服務(wù)；對(duì)于大量檔案或需要特定格式的檔案查詢，可提供復(fù)制、郵寄等方式。2.執(zhí)行查詢操作：檔案管理人員按照審核通過(guò)的查詢范圍和方式，在確保檔案安全的前提下，進(jìn)行檔案查詢操作。查詢過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案查閱紀(jì)律，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（四）查詢結(jié)果反饋1.提供查詢結(jié)果：檔案管理部門將查詢到的檔案信息以適當(dāng)?shù)男问椒答伣o申請(qǐng)人。對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)查閱的，提供查閱場(chǎng)所和必要的設(shè)備；對(duì)于復(fù)制的檔案，按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行提供，并確保復(fù)制內(nèi)容清晰、完整。2.申請(qǐng)人簽收：申請(qǐng)人收到查詢結(jié)果后，需在相關(guān)記錄上簽字確認(rèn)，以證明已收到查詢結(jié)果并對(duì)其負(fù)責(zé)。四、檔案查詢權(quán)限（一）內(nèi)部人員權(quán)限1.本局工作人員：因工作需要，本局工作人員可在其職責(zé)范圍內(nèi)查詢相關(guān)檔案。一般情況下，可查詢與其工作直接相關(guān)的檔案信息。如需查詢其他部門或跨部門的檔案，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意，并履行相應(yīng)的申請(qǐng)手續(xù)。2.部門負(fù)責(zé)人：部門負(fù)責(zé)人具有較廣泛的檔案查詢權(quán)限，可根據(jù)工作需要查詢本部門及涉及相關(guān)業(yè)務(wù)的檔案信息，以便進(jìn)行工作決策、管理監(jiān)督等。（二）外部人員權(quán)限1.政府部門：因行政工作需要，其他政府部門依法依規(guī)申請(qǐng)查詢本局檔案的，經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案信息。2.司法機(jī)關(guān)：司法機(jī)關(guān)因辦案需要查詢本局檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，并按照法律程序進(jìn)行查詢。檔案管理部門在審核法律文書的合法性和有效性后，予以配合查詢。3.其他單位或個(gè)人：其他單位或個(gè)人因特殊原因需要查詢本局檔案的，需提供充分的證明材料，經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可進(jìn)行有限范圍的查詢。五、檔案查詢安全與保密（一）安全保障措施1.檔案存儲(chǔ)安全：本局檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備完善的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案實(shí)體安全。2.信息系統(tǒng)安全：建立健全檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)機(jī)制，設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等功能，防止檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被泄露、篡改或丟失。（二）保密要求1.查詢?nèi)藛T保密義務(wù)：所有參與檔案查詢的人員，包括本局工作人員和外部查詢?nèi)藛T，均需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將查詢到的檔案信息泄露給無(wú)關(guān)人員。2.檔案管理人員保密職責(zé)：檔案管理人員在檔案查詢過(guò)程中，要妥善保管檔案，防止檔案信息在操作過(guò)程中被無(wú)意泄露。對(duì)于涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)采取專門的保密措施，如在特定場(chǎng)所查閱、專人負(fù)責(zé)監(jiān)督等。3.保密協(xié)議簽訂：對(duì)于外部查詢?nèi)藛T，在批準(zhǔn)其查詢申請(qǐng)前，應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)，以及違反協(xié)議應(yīng)承擔(dān)的法律后果。六、檔案查詢收費(fèi)管理（一）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.復(fù)制收費(fèi)：根據(jù)檔案復(fù)制的類型、數(shù)量和方式，制定合理的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。一般情況下，紙質(zhì)檔案復(fù)制按照每頁(yè)[X]元收取費(fèi)用；電子檔案復(fù)制按照存儲(chǔ)介質(zhì)和數(shù)據(jù)量收取相應(yīng)費(fèi)用。2.郵寄收費(fèi)：對(duì)于需要郵寄檔案查詢結(jié)果的，按照郵政部門的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取郵寄費(fèi)用。（二）收費(fèi)流程1.告知收費(fèi)信息：在申請(qǐng)人提交查詢申請(qǐng)時(shí)，檔案管理部門應(yīng)明確告知其查詢可能涉及的收費(fèi)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)。2.費(fèi)用結(jié)算：查詢結(jié)果反饋后，檔案管理部門根據(jù)實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用，向申請(qǐng)人出具收費(fèi)清單，并進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。申請(qǐng)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)繳納查詢費(fèi)用。七、檔案查詢監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門自查：檔案管理部門定期對(duì)檔案查詢工作進(jìn)行自查，檢查查詢流程是否規(guī)范、權(quán)限執(zhí)行是否嚴(yán)格以及安全保密措施是否落實(shí)到位等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行整改。2.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：本局內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案查詢工作進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查查詢收費(fèi)的合理性、檔案利用效果以及是否存在違規(guī)查詢行為等。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)部門監(jiān)督：積極接受上級(jí)檔案管理部門的監(jiān)督檢查，按照要求及時(shí)匯報(bào)檔案查詢管理工作情況，對(duì)于上級(jí)部門提出的意見(jiàn)和建議，認(rèn)真整改落實(shí)。2.接受社會(huì)監(jiān)督：在符合法律法規(guī)和保密規(guī)定的前提下，適當(dāng)公開(kāi)檔案查詢管理工作的相關(guān)信息，接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，提高工作透明度。（三）考核機(jī)制1.建立考核指標(biāo)體系：制定科學(xué)合理的檔案查詢管理工作考核指標(biāo)體系，包括查詢申請(qǐng)受理及時(shí)率、查詢結(jié)果反饋準(zhǔn)確率、檔案安全事故發(fā)生率、違規(guī)查詢行為發(fā)生率等指標(biāo)。2.考核結(jié)果應(yīng)用：將檔案查詢管理工作考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤，對(duì)于工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)