PAGE農(nóng)商行檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本行檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在本行各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各部門、各分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本行檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映本行各項業(yè)務(wù)活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄本行各項業(yè)務(wù)活動的全過程，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及本行商業(yè)秘密、客戶信息等機(jī)密內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以行領(lǐng)導(dǎo)為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督本行檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合管理部門綜合管理部門為本行檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實施，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本行檔案管理制度，制定和完善本行檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)本行各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保檔案的安全保管。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。（三）各部門、各分支機(jī)構(gòu)各部門、各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本部門、本機(jī)構(gòu)檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合綜合管理部門做好檔案管理的各項工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本行檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.文書檔案：本行在行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營、黨群工作等活動中形成的各種文件材料，如請示、報告、通知、決議、會議紀(jì)要等。2.信貸檔案：本行在信貸業(yè)務(wù)活動中形成的各種文件材料，如借款申請書、借款合同、擔(dān)保合同、貸前調(diào)查報告、貸后檢查報告等。3.財務(wù)檔案：本行在財務(wù)管理活動中形成的各種文件材料，如會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。4.業(yè)務(wù)檔案：本行在各項業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的各種文件材料，如存款業(yè)務(wù)檔案、貸款業(yè)務(wù)檔案、結(jié)算業(yè)務(wù)檔案、信用卡業(yè)務(wù)檔案等。5.科技檔案：本行在科技研發(fā)、信息系統(tǒng)建設(shè)等活動中形成的各種文件材料，如項目立項報告、可行性研究報告、技術(shù)方案、測試報告、驗收報告等。6.聲像檔案：本行在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料。7.電子檔案：本行在業(yè)務(wù)活動中形成的電子文件，如辦公自動化系統(tǒng)文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件等。（二）收集要求1.各部門、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門、本機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，并定期移交綜合管理部門。2.檔案收集應(yīng)做到及時、完整、準(zhǔn)確，確保檔案的真實性和可靠性。3.對重要檔案和具有保存價值的檔案，應(yīng)實行雙套制或多套制保存，同時保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和管理。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.信貸檔案：按照貸款種類、貸款期限、客戶類別等進(jìn)行分類整理，建立信貸檔案庫。3.財務(wù)檔案：按照會計年度、會計科目等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。4.業(yè)務(wù)檔案：按照業(yè)務(wù)種類、業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案庫。5.科技檔案：按照項目類別、項目階段等進(jìn)行分類整理，建立科技檔案庫。6.聲像檔案：按照形成時間、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類整理，編制聲像檔案目錄。7.電子檔案：按照文件類別、保管期限等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。四、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年。1.永久保管的檔案：凡是反映本行主要職能活動和基本歷史面貌的，對本行各項工作具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管的檔案：凡是在一定時期內(nèi)本行需要查考利用的檔案，列為定期保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。3.銷毀程序：對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)檔案鑒定小組審核、行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀電子檔案時，應(yīng)確保數(shù)據(jù)徹底刪除。五、檔案的利用（一）利用范圍及方式1.利用范圍：本行員工因工作需要可查閱、借閱本行檔案；外單位因工作需要查閱本行檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.利用方式：檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）利用手續(xù)1.本行員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表或借閱申請表，注明查閱或借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部門審批。2.外單位查閱本行檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的目的、范圍等，經(jīng)本行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。3.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得轉(zhuǎn)借他人。4.查閱、借閱檔案應(yīng)按時歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱及數(shù)量等，以便統(tǒng)計和查詢。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)本行檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理的效率和水平，為全行各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)：采用先進(jìn)的信息技術(shù)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檔案數(shù)字化處理：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.系統(tǒng)維護(hù)與升級：定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和功能的不斷完善。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉本行檔案管理業(yè)務(wù)，具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、維護(hù)和管理，確