PAGE政府單位檔案查借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)政府單位檔案的管理，規(guī)范檔案的查借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本政府單位內(nèi)部各部門(mén)及工作人員，以及因工作需要查閱、借閱檔案的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案的查借閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.安全保密原則：確保檔案在查借閱過(guò)程中的安全，防止檔案信息的泄露。3.規(guī)范有序原則：明確查借閱流程，保證查借閱工作有序進(jìn)行。4.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，最大限度地滿(mǎn)足合法的查借閱需求，為工作提供支持。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)分工1.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、編目等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案管理制度和工作流程。2.對(duì)檔案的查借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)規(guī)定決定是否批準(zhǔn)，并負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)。3.監(jiān)督查借閱過(guò)程，確保檔案的安全與完整，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷完善檔案管理工作。三、檔案查借閱范圍（一）可查閱檔案范圍1.本單位形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等，包括但不限于行政管理文件、業(yè)務(wù)工作檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。2.法律法規(guī)規(guī)定可以公開(kāi)查閱的檔案。（二）可借閱檔案范圍1.因工作需要，確需借閱的檔案。借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可借閱的特殊檔案。（三）限制查借閱檔案范圍1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)法定程序批準(zhǔn)，不得查閱、借閱。2.正在辦理的涉及法律糾紛、調(diào)查等案件的相關(guān)檔案，在案件處理期間，限制查閱、借閱。四、查借閱申請(qǐng)與審批（一）內(nèi)部人員查借閱申請(qǐng)1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查借閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、查閱期限等內(nèi)容。2.將申請(qǐng)表提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并告知查閱地點(diǎn)和注意事項(xiàng)。（二）外部單位查借閱申請(qǐng)1.外部單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案的，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱、借閱的目的、范圍、期限等內(nèi)容。2.申請(qǐng)單位應(yīng)加蓋公章，并提供單位介紹信和查閱、借閱人員有效身份證件。3.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，必要時(shí)征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)與申請(qǐng)單位簽訂《檔案查借閱承諾書(shū)》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）審批流程及時(shí)限1.一般檔案查借閱申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核審批。2.涉及重要檔案或復(fù)雜情況的查借閱申請(qǐng)，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。五、查借閱手續(xù)辦理（一）查閱手續(xù)1.經(jīng)批準(zhǔn)查閱檔案的人員，應(yīng)按照檔案管理部門(mén)指定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、抄錄等。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性。（二）借閱手續(xù)1.經(jīng)批準(zhǔn)借閱檔案的人員，應(yīng)持有效證件到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取《檔案借閱登記表》。2.在登記表上詳細(xì)填寫(xiě)借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限、歸還日期等信息，并簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員按照登記表內(nèi)容發(fā)放檔案，并與借閱人員共同清點(diǎn)檔案數(shù)量和完整性。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。4.借閱期限屆滿(mǎn)，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。六、檔案安全與保密（一）安全保障措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)具備完善的檔案保管設(shè)施，包括檔案庫(kù)房、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止檔案安全事故的發(fā)生。（二）保密要求1.檔案管理人員和查借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案信息予以保密。2.查閱、借閱檔案時(shí)，不得在非保密場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得將檔案帶出規(guī)定的查閱、借閱地點(diǎn)。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（三）違規(guī)處理1.對(duì)違反檔案安全與保密規(guī)定的行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。2.對(duì)造成檔案丟失、損壞、泄露等嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、檔案利用統(tǒng)計(jì)與反饋（一）利用統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的查借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱、借閱時(shí)間、人員、檔案名稱(chēng)、利用目的等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）利用反饋1.鼓勵(lì)檔案利用者對(duì)檔案利用情況進(jìn)行反饋，提出意見(jiàn)和建議。檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取利用者的反饋，及時(shí)改進(jìn)檔案管理工作。2.根據(jù)檔案利用反饋情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷優(yōu)化檔案管理流程和服務(wù)質(zhì)量。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案查借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.單位內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案查借閱制度的執(zhí)行情況和檔案管理的規(guī)范性。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的問(wèn)題及時(shí)整改落實(shí)。2.主動(dòng)接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，對(duì)公眾反映的問(wèn)題進(jìn)行