PAGE工會檔案數據管理制度一、總則（一）目的為加強工會檔案數據管理，確保檔案數據的完整性、準確性、安全性和可利用性，充分發(fā)揮檔案數據在工會工作中的重要作用，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本工會實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本工會及所屬各部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的檔案數據管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案數據應如實反映工會工作的實際情況，確保原始記錄的真實性。2.完整性原則：全面收集、整理和保存工會工作中產生的各類檔案數據，保證檔案數據的齊全完整。3.準確性原則：檔案數據的內容和表述應準確無誤，避免出現錯誤或歧義。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案數據的安全，防止數據丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.規(guī)范性原則：檔案數據的管理應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保管理工作的規(guī)范化、科學化。（四）管理職責1.工會辦公室負責制定和完善工會檔案數據管理制度，并組織實施。統(tǒng)籌協調工會檔案數據管理工作，指導各部門做好檔案數據的收集、整理、歸檔等工作。負責工會檔案數據的集中保管，建立檔案數據管理臺賬，定期進行清查核對。組織開展檔案數據的開發(fā)利用工作，為工會工作提供信息支持。2.各部門負責本部門檔案數據的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案數據的及時、準確和完整。明確一名兼職檔案數據管理員，負責本部門檔案數據管理的日常工作，并接受工會辦公室的業(yè)務指導。按照工會檔案數據管理制度的要求，定期向工會辦公室移交檔案數據。二、檔案數據的收集與整理（一）收集范圍1.文件材料：包括上級工會及黨政部門下發(fā)的與工會工作相關的文件、通知、通報等；工會制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告等；工會組織的各類會議記錄、紀要、決議等。2.活動資料：工會組織開展的各類文體活動、勞動競賽、技能比武、表彰獎勵等活動的方案、通知、報名材料、比賽成績、獲獎名單、活動照片、視頻等資料。3.會員管理檔案：會員登記表、會員證發(fā)放記錄、會員會費繳納記錄、會員獎懲情況等。4.權益維護檔案：職工權益訴求記錄、勞動爭議調解記錄、法律援助案件材料等。5.財務檔案：工會經費收支預算、決算報表，會計憑證、賬簿、財務審計報告等。6.其他檔案：與工會工作相關的其他有保存價值的資料，如工會工作大事記、重要工作成果展示材料等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案數據收集的責任人，按照檔案數據收集范圍，及時、主動地收集本部門在工作中形成的各類檔案數據。2.收集的檔案數據應真實、完整、有效，確保原始材料的準確性和可靠性。對于重要文件和資料，應收集原件；如無法收集原件，應收集與原件核對無誤的復印件，并注明出處。3.檔案數據的收集應保持連續(xù)性，不得遺漏重要時期和重要工作環(huán)節(jié)產生的檔案數據。（三）整理方法1.分類：按照檔案數據的形成領域、內容性質等進行分類，一般可分為黨群工作類、行政事務類、組織建設類、宣傳教育類、文體活動類、權益維護類、財務管理類等類別。2.編號：對每一類檔案數據進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用數字編碼或字母與數字相結合的編碼方式。3.裝訂：對紙質檔案數據進行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。對于紙張規(guī)格不一致的檔案數據，應進行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.編目：編制檔案數據目錄，包括檔案數據的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應打印或抄寫清晰，一式兩份，一份隨檔案數據裝訂成冊，一份單獨保存。三、檔案數據的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案數據整理歸檔，并移交工會辦公室。2.對于一些重大活動、重要工作項目形成的檔案數據，應在活動結束或項目完成后[規(guī)定時間]內及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案數據管理員對整理好的檔案數據進行初步審核，確保檔案數據的完整性和準確性。2.填寫檔案數據移交清單，詳細注明檔案數據名稱、數量、類別、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認。3.將檔案數據移交至工會辦公室，工會辦公室檔案管理人員對移交的檔案數據進行再次審核，審核無誤后辦理接收手續(xù)。（三）保管期限1.永久保管：反映工會主要職能活動和歷史面貌的，對工會工作有長遠利用價值的檔案數據，如工會成立以來的重要文件、重大活動資料、財務審計報告等，應永久保管。2.定期保管：30年保管：在較長時間內對工會工作有查考利用價值的檔案數據，如工會組織建設、會員管理、權益維護等方面的重要文件和資料，保管期限為30年。10年保管：在較短時間內對工會工作有參考價值的檔案數據，如一般性的會議記錄、活動方案、通知等，保管期限為10年。（四）保管要求1.庫房建設：工會應設立專門的檔案數據庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案數據的安全保管。2.設備配備：庫房內應配備必要的檔案數據保管設備，如檔案密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、吸塵器等，以滿足檔案數據保管的需要。3.存放方式：檔案數據應按照類別、保管期限等進行分類存放，排列整齊有序，并建立檔案數據存放索引，便于查找和利用。4.定期檢查：工會辦公室應定期對檔案數據進行檢查，檢查內容包括檔案數據的完整性、準確性、安全性以及庫房環(huán)境等情況。發(fā)現問題應及時采取措施進行處理，并做好記錄。四、檔案數據的利用與保密（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案數據的利用應符合國家法律法規(guī)及工會相關規(guī)定，不得損害國家利益、工會利益和他人合法權益。2.服務工作原則：檔案數據的利用應緊密圍繞工會工作實際需要，為工會決策、管理、服務等提供有力支持。3.規(guī)范有序原則：建立健全檔案數據利用制度，規(guī)范利用流程，確保利用工作的有序進行。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案數據的，查閱人應填寫檔案數據查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人審核同意后，到工會辦公室辦理查閱手續(xù)。查閱檔案數據時，應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案數據。2.借閱：確需借閱檔案數據的，借閱人應填寫檔案數據借閱申請表，經所在部門負責人和工會辦公室負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數]，借閱人應按時歸還檔案數據，如因特殊情況需要延期歸還的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應對借閱的檔案數據妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案數據內容。3.出具證明：根據工作需要，工會辦公室可依據檔案數據內容為有關單位或個人出具證明材料。出具證明應嚴格按照檔案數據原始記錄進行，確保證明內容的真實性和準確性。（三）保密措施1.人員管理：加強對檔案管理人員及涉及檔案數據利用人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，明確保密責任。2.環(huán)境管理：檔案數據庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。檔案數據查閱、借閱場所應相對獨立，避免無關人員干擾。3.技術防范：利用現代信息技術手段，對檔案數據進行加密存儲和傳輸，防止數據泄露。對涉及國家機密、工會商業(yè)秘密等重要檔案數據，應采取特殊的保密措施。4.制度約束：建立健全檔案數據保密制度，明確保密范圍、保密措施、保密責任等內容，對違反保密制度的行為進行嚴肅處理。五、檔案數據的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案數據的鑒定應遵循全面審查、客觀公正、準確及時的原則，確保鑒定結果的科學性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案數據鑒定工作小組，由工會辦公室負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務部門人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案數據進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案數據逐件、逐頁進行審查，根據檔案數據的內容、價值和保管期限等因素，確定其是否仍有保存價值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案數據的形成背景、歷史意義、現實利用價值等因素，對檔案數據進行全面分析，判斷其是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案數據，由檔案數據鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案數據銷毀申請表，報工會領導審批。2.工會領導審批同意后，由工會辦公室負責組織實施銷毀工作。銷毀