PAGE政研室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政研室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政研室全體工作人員在工作過(guò)程中形成的各類檔案，包括但不限于文件、資料、報(bào)告、會(huì)議記錄、調(diào)研成果等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：政研室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映政研室的工作實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理政研室工作中形成的各類檔案，確保檔案資料的齊全、完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立政研室檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由政研室主任擔(dān)任組長(zhǎng)，副主任擔(dān)任副組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審定檔案管理工作計(jì)劃、規(guī)章制度，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立檔案管理臺(tái)賬，記錄檔案的收進(jìn)、移出、查閱、借閱等情況。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。按照規(guī)定的保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。積極為檔案利用者提供服務(wù)，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。2.各科室兼職檔案員負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理員。協(xié)助檔案管理員做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。督促本科室人員及時(shí)將工作中形成的檔案資料交至檔案管理部門。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與政研室工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.政研室形成的各類文件、報(bào)告、調(diào)研成果、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。3.政研室工作人員參加各類會(huì)議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動(dòng)帶回的文件、資料。4.政研室與其他單位往來(lái)的函件、協(xié)議、合同等。5.政研室獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。6.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將本科室形成的檔案資料收集齊全，并按照檔案管理的要求進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，應(yīng)在收文后及時(shí)登記，并交至檔案管理員。3.政研室工作人員在工作中形成的重要文件、資料，應(yīng)在完成后一周內(nèi)交至檔案管理部門。4.對(duì)于外出參加會(huì)議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動(dòng)帶回的文件、資料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后三天內(nèi)交至檔案管理員。（三）整理方法1.分類將收集到的檔案按照文件性質(zhì)、內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類，可分為綜合類、政策研究類、調(diào)研成果類、會(huì)議文件類、業(yè)務(wù)往來(lái)類等。每一類下可再細(xì)分若干小類，如綜合類可分為工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用年度流水號(hào)的方式，如“20XXXXXX”，其中“20XX”表示年份，“XX”表示分類代碼，“XX”表示該類檔案的順序號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份供查閱使用。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容完整的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保管。對(duì)于紙張規(guī)格不一致或內(nèi)容較少的檔案，可采用卷盒或檔案袋進(jìn)行保管。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映政研室主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如政研室的重要政策文件、重大調(diào)研成果、歷史沿革資料等。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為30年、10年。保管期限為30年的檔案，主要是反映政研室一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的文件材料。如一般性的會(huì)議文件、業(yè)務(wù)往來(lái)文件等。保管期限為10年的檔案，主要是反映政研室短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的文件材料。如臨時(shí)性的工作計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)等。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔、檢查，確保檔案保管環(huán)境的良好。（三）檔案的移交與接收1.各科室兼職檔案員應(yīng)定期將本科室整理好的檔案移交至檔案管理員，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理員接收檔案后，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目和上架，并將檔案移交清單歸檔保存。3.對(duì)于需要向其他單位或部門移交的檔案，檔案管理員應(yīng)按照規(guī)定辦理移交手續(xù)，填寫檔案移交登記表，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等，并由雙方簽字確認(rèn)。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.政研室工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱政研室檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)政研室主任批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和敏感信息的檔案，未經(jīng)政研室主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、目的、時(shí)間等內(nèi)容。2.檔案管理員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，查找并提供相關(guān)檔案。3.查閱人員在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理員同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。4.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)，并及時(shí)歸還檔案。（三）借閱權(quán)限1.政研室工作人員因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)政研室主任批準(zhǔn)，并填寫檔案借閱申請(qǐng)表。2.外單位人員借閱政研室檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)政研室主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱檔案的期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、目的、時(shí)間、期限等內(nèi)容。2.檔案管理員根據(jù)借閱申請(qǐng)表，查找并提供相關(guān)檔案，同時(shí)填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、期限、借閱人員等信息。3.借閱人員在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)后，領(lǐng)取檔案。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.鑒定檔案價(jià)值時(shí)，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立政研室檔案鑒定小組，由政研室主任擔(dān)任組長(zhǎng)，副主任擔(dān)任副組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人及檔案管理員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.檔案管理員定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組根據(jù)檔案清單，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的價(jià)值和保管期限是否合理。3.對(duì)于具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，由檔案管理員填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，并報(bào)政研室主任批準(zhǔn)。2.檔案銷毀申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理員會(huì)同政研室其他人員對(duì)需要銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫檔案銷毀登記表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。5.檔案銷毀登記表應(yīng)歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立政研室檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過(guò)檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和利用，為政研室工作提供有力的信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)政研室現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。電子檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，并與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。2.檔案信息錄入將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案信息錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量。3.檔案信息檢索在檔案管理信息系統(tǒng)中建立完善的檢索功能，支持按檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等多種方式進(jìn)行檢索。通過(guò)檔案信息檢索，方便檔案利用者快速查找所需檔案信息。4.檔案信息安全管理采取有效的安全措施，保障檔案管理信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止檔案信息泄露、篡改等情況發(fā)生。定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)安全。（