PAGE組織部建立檔案制度組織部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強組織部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于組織部各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：組織部檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映組織部各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集組織部在工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及黨和國家機密以及組織部內(nèi)部敏感信息的檔案，采取必要的保密措施。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置組織部設立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員，負責檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定組織部檔案管理制度并組織實施。2.負責組織部各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全與完整，定期對檔案進行檢查、清點和統(tǒng)計，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。4.按照檔案鑒定標準，定期對檔案進行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準后對失去保存價值的檔案進行銷毀。5.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。6.負責檔案的借閱、利用工作，嚴格履行借閱手續(xù)，對借閱檔案的利用情況進行跟蹤和監(jiān)督，確保檔案的合理使用。7.積極開展檔案編研工作，根據(jù)組織部工作需要，編寫檔案參考資料，為領導決策和各項工作提供依據(jù)。8.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。9.加強與上級檔案管理部門以及其他相關單位的聯(lián)系與溝通，及時了解檔案工作的新要求、新動態(tài)，推動組織部檔案管理工作不斷發(fā)展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.組織部工作計劃、總結(jié)、報告、決議、決定、通知、通報等文件材料。2.組織部召開的各類會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。3.組織部組織的各類活動的文件材料，如調(diào)研活動、培訓活動、宣傳活動等的方案、總結(jié)、記錄等。4.組織部干部人事檔案，包括干部任免、考核、獎懲、培訓、工資、黨團關系等方面的材料。5.組織部黨員檔案，包括入黨申請書、自傳、政審材料、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等。6.組織部財務檔案，包括財務預算、決算、報表、憑證、賬簿等。7.組織部固定資產(chǎn)檔案，包括固定資產(chǎn)購置計劃、審批文件、采購合同、驗收報告、使用說明書等。8.組織部業(yè)務工作檔案，如組織建設、干部隊伍建設、人才培養(yǎng)、基層黨建等方面的工作記錄、統(tǒng)計報表、調(diào)研報告等。9.組織部收到和發(fā)出的各類信件、電報、傳真等通信文件材料。10.其他與組織部工作相關的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具書寫。3.對于電子文件，應按照相關規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。4.收集的檔案材料應及時移交檔案管理部門，交接雙方應辦理交接手續(xù)，明確責任。（三）整理方法1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的門類和載體，分別進行整理。文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類；干部人事檔案按照中組部規(guī)定的《干部人事檔案材料分類目錄》進行分類整理；財務檔案按照會計年度進行分類整理；固定資產(chǎn)檔案按照資產(chǎn)類別進行分類整理。3.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案盒封面、盒脊和備考表等項目，確保檔案整理的規(guī)范化和標準化。4.檔案整理過程中，應剔除重復、無效的文件材料，對破損、褪色的文件材料進行修復或復制，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材等，并定期進行維護和檢查，保證設施設備的正常運行。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）檔案裝具1.檔案應使用符合國家標準的檔案盒、檔案柜等裝具進行存放。檔案盒應選用質(zhì)地優(yōu)良、堅固耐用的材料制作，尺寸應符合相關標準要求。2.檔案柜應擺放整齊、牢固，便于檔案的存放和查找。檔案柜應定期進行檢查和維護，確保其安全性和穩(wěn)定性。（三）檔案存放1.檔案應按照分類方案進行存放，不同門類、不同保管期限的檔案應分開存放，便于管理和查找。2.同一類檔案應按照順序依次排列，編號清晰，存放有序。檔案盒應在檔案柜中分層擺放，每層檔案盒應標注相應的類別和年度。3.對于珍貴、易損的檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等，確保檔案的安全。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則是：凡是反映組織部主要職能活動和基本歷史面貌的，對組織部、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管；凡是在一定時期內(nèi)對組織部工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。3.檔案保管期限的劃分應嚴格按照國家有關規(guī)定和組織部實際情況進行，確保檔案保管期限的準確合理。（五）檔案清點與統(tǒng)計1.檔案管理部門應定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，及時掌握檔案的動態(tài)信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計報表應真實、準確、完整，按時報送上級檔案管理部門和組織部領導。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，組織部相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，提出存毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標準，結(jié)合組織部工作實際，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限的檔案，應重點審查其是否仍具有查考利用價值。對于仍有重要價值的檔案，應延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應予以銷毀。3.審查檔案的內(nèi)容是否涉及黨和國家機密、組織部內(nèi)部敏感信息等，對于涉及保密內(nèi)容的檔案，應按照保密規(guī)定進行處理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單，并將清單提交給鑒定工作小組。2.鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息?！稒n案銷毀清冊》經(jīng)鑒定工作小組組長審核簽字后，報組織部領導審批。（四）銷毀實施1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應在指定的地點進行銷毀。銷毀檔案時，應確保檔案的徹底銷毀，防止檔案信息的泄露。2.檔案銷毀過程應由檔案管理部門派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，注明銷毀方式、時間、地點等信息。3.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應作為檔案資料進行保存，保存期限與被銷毀檔案的保管期限相同。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.組織部工作人員因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案。2.外單位因工作需要查閱組織部檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及黨和國家機密以及組織部內(nèi)部敏感信息的檔案，查閱范圍應嚴格按照保密規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱手續(xù)1.組織部工作人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.外單位查閱檔案，應提前向組織部提出查閱申請，說明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并提交單位介紹信。經(jīng)組織部領導批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并提供相應的檔案查閱服務。查閱人員應按照指定的范圍和方式進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍或更改查閱方式。（三）查閱方式1.檔案查閱一般應在檔案管理部門指定的查閱場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱人員如需復印、摘抄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。復印、摘抄的檔案內(nèi)容應與原件一致，并加蓋檔案管理部門印章。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應及時向檔案管理部門報告。（四）利用反饋1.檔案管理部門應建立檔案利用反饋機制，及時了解檔案利用情況，收集利用者的意見和建議，不斷改進檔案管理工作。2.對于重要檔案的利用情況，檔案管理部門應進行跟蹤記錄，分析檔案利用效果，為檔案編研和提供利用服務提供參考依據(jù)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立組織部檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、高效利用和安全存儲，為組織部各項工作提供及時、準確的檔案信息支持。（二）信息系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案收集、整理、分類、編目、存儲、檢索、借閱、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等全過程管理功能，實現(xiàn)檔案管理業(yè)務的信息化操作。2.系統(tǒng)應具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同用戶的職責和權(quán)限，設置相應的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。3.系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)備份和恢復功能，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應制定數(shù)據(jù)恢復預案，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復。4.系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能，能夠?qū)n案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表和分析圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應按照檔案整理規(guī)范，將紙質(zhì)檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，及時更新檔案信息，刪除無效數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時效性和準確性。3.加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設置防火墻、防病毒軟件等安全防護措施，防止數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)遭受攻擊。（四）電子檔案管理1.對組織部形成的電子文件，應按照檔案管理要求進行收集、整理、歸檔，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。2.電子檔案