PAGE合同檔案管理制度表一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同檔案管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高合同管理水平，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中簽訂的各類合同檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保合同檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于合同檔案的查詢、借閱和利用。二、合同檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司合同檔案，建立合同檔案目錄和數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的有序存放和有效利用。3.對(duì)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。4.負(fù)責(zé)合同檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理和移交。2.在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)資料原件或復(fù)印件提交檔案管理部門歸檔。3.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的信息和資料。（三）合同審批部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審批，確保合同符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.及時(shí)將合同審批意見(jiàn)反饋給合同承辦部門，并協(xié)助做好合同檔案的管理工作。（四）其他部門職責(zé)各部門應(yīng)配合檔案管理部門做好合同檔案管理工作，在各自職責(zé)范圍內(nèi)履行相關(guān)義務(wù)。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司簽訂的各類合同文本，包括但不限于買賣合同、租賃合同、借款合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。2.合同簽訂過(guò)程中的相關(guān)文件，如合同審批表、意向書、談判記錄、招投標(biāo)文件、往來(lái)信函等。3.合同履行過(guò)程中的補(bǔ)充協(xié)議、變更記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等。4.與合同有關(guān)的其他資料，如公證文件、擔(dān)保文件、保險(xiǎn)單據(jù)等。（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)收集相關(guān)資料，并確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的合同資料應(yīng)原件優(yōu)先，如無(wú)法提供原件，應(yīng)提供清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循合同形成的自然規(guī)律，保持合同文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理。2.每份合同應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)，編制頁(yè)碼，并在封面注明合同名稱、編號(hào)、簽訂日期、雙方當(dāng)事人等信息。3.合同附件應(yīng)與合同正文一并整理，附件較多時(shí)可單獨(dú)成冊(cè)，并在附件首頁(yè)注明附件名稱和序號(hào)。（四）整理方法1.分類：按照合同的性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類，如分為買賣合同類、租賃合同類、服務(wù)合同類等。2.編號(hào)：為每份合同編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。3.編目：編制合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、雙方當(dāng)事人、合同金額、履行期限等信息。4.裝訂：將合同文本及相關(guān)資料按照順序裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的合同檔案移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的合同檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與合同承辦部門溝通解決。3.歸檔的合同檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明類別、編號(hào)等信息。（二）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)合同的重要程度和性質(zhì)確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)處置、長(zhǎng)期合作關(guān)系等的合同檔案，應(yīng)永久保管。2.一般的合同檔案，保管期限為[X]年。3.臨時(shí)性、一次性的合同檔案，保管期限為[X]年。（三）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保合同檔案的安全。2.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.建立合同檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將合同檔案的基本信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，便于查詢和利用。五、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的合同檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司合同檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人歸還合同檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人核實(shí)處理。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱與借閱的時(shí)間、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、查閱或借閱的檔案名稱及編號(hào)、歸還時(shí)間等信息。查閱與借閱登記臺(tái)賬應(yīng)長(zhǎng)期保存。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則合同檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立合同檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、合同承辦部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的合同檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.審查合同檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價(jià)值。2.檢查合同檔案的內(nèi)容是否涉及公司機(jī)密、重要權(quán)益等，是否需要繼續(xù)保存。3.評(píng)估合同檔案的利用價(jià)值，是否有其他部門或人員需要查閱或參考。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的合同檔案，編制《合同檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《合同檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《合同檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔。七、合同檔案的統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括合同數(shù)量、類別、金額、履行情況、保管期限等。（二）統(tǒng)計(jì)方法建立合同檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，采用手工記錄或電子表格等方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，并定期進(jìn)行匯總和分析。（三）分析報(bào)告根據(jù)合同檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，撰寫合同檔案分析報(bào)告，分析報(bào)告應(yīng)包括合同檔案的總體情況、變化趨勢(shì)、