PAGE公寓人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公寓人員管理，規(guī)范人員檔案管理工作，確保人員信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公寓內(nèi)所有入住人員的檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映人員的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集人員相關(guān)信息，確保檔案資料完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人員檔案信息，防止泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)人員情況變化及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.個(gè)人資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.聯(lián)系方式：手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等。3.入住信息：入住公寓時(shí)間、房間號(hào)等。（二）身份驗(yàn)證資料1.身份證復(fù)印件：清晰的身份證正反兩面復(fù)印件。2.其他有效證件復(fù)印件：如駕駛證、護(hù)照等（如有）。（三）居住情況記錄1.入住申請(qǐng)：詳細(xì)記錄入住申請(qǐng)的時(shí)間、原因、提供的相關(guān)材料等。2.入住協(xié)議：雙方簽訂的入住協(xié)議副本。3.費(fèi)用繳納記錄：每月或每季度的房租、水電費(fèi)等繳納憑證及記錄。4.居住變更記錄：如房間調(diào)換、續(xù)租、退租等情況的詳細(xì)說(shuō)明。（四）健康狀況資料1.健康檢查表：入住時(shí)或定期進(jìn)行的健康檢查報(bào)告。2.疾病史記錄：過(guò)往患有重大疾病、慢性疾病等情況的說(shuō)明。（五）行為表現(xiàn)記錄1.遵守公寓規(guī)定情況：是否遵守公寓的各項(xiàng)規(guī)章制度，有無(wú)違規(guī)違紀(jì)行為及處理結(jié)果。2.鄰里關(guān)系評(píng)價(jià)：由同樓層或相鄰房間人員提供的關(guān)于其與他人相處情況的評(píng)價(jià)。3.公寓活動(dòng)參與記錄：參加公寓組織的各類(lèi)活動(dòng)的情況記錄。（六）特殊情況記錄1.突發(fā)事件記錄：如突發(fā)疾病、意外事故等事件的詳細(xì)經(jīng)過(guò)及處理情況。2.特殊需求記錄：如殘疾人士的特殊設(shè)施需求、宗教信仰人員的特殊服務(wù)需求等。三、檔案建立與收集（一）建立流程1.入住人員在辦理入住手續(xù)時(shí)，需填寫(xiě)《公寓入住人員信息登記表》，提供基本信息及相關(guān)身份驗(yàn)證資料。2.公寓管理人員對(duì)入住人員提交的資料進(jìn)行審核，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.將審核通過(guò)的資料錄入電子檔案系統(tǒng)，并建立紙質(zhì)檔案，按照檔案內(nèi)容分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)。（二）收集渠道1.入住人員主動(dòng)提交：要求入住人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交完整的檔案資料。2.公寓管理人員日常收集：在日常管理過(guò)程中，及時(shí)收集人員的居住情況變化、行為表現(xiàn)等相關(guān)信息。3.相關(guān)部門(mén)提供：如健康檢查部門(mén)提供健康檢查表，其他涉及人員信息的部門(mén)提供相關(guān)資料。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類(lèi)順序排列，每類(lèi)資料前應(yīng)附上目錄清單，便于查找。2.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名清晰反映檔案內(nèi)容及所屬人員。3.對(duì)檔案中的各類(lèi)資料進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢(xún)。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案歸檔：將整理好的紙質(zhì)檔案存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照房間號(hào)或人員類(lèi)別進(jìn)行分區(qū)存放。2.電子檔案歸檔：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將各類(lèi)人員檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公寓管理人員因工作需要可查閱相關(guān)人員檔案。2.經(jīng)公寓負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，其他部門(mén)或單位因特定工作需求可查閱部分人員檔案，但需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）查閱流程1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交公寓管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過(guò)后，由檔案管理人員陪同查閱人員在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)印或帶走檔案資料。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱人員檔案，如有特殊情況需要借閱，需經(jīng)公寓負(fù)責(zé)人書(shū)面批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人員需按時(shí)歸還檔案。3.借閱人員應(yīng)對(duì)檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，不得擅自轉(zhuǎn)借、泄露檔案內(nèi)容。六、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.公寓管理人員應(yīng)定期（每季度或半年）對(duì)人員檔案進(jìn)行全面檢查，核實(shí)檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.根據(jù)人員實(shí)際情況的變化，及時(shí)更新檔案中的基本信息、居住情況、行為表現(xiàn)等內(nèi)容。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.對(duì)于人員的健康狀況變化、突發(fā)事件等情況，應(yīng)及時(shí)記錄在檔案中，并跟蹤處理結(jié)果。2.如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在錯(cuò)誤或遺漏，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正和補(bǔ)充。七、檔案安全與保密（一）安全保障1.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完好無(wú)損。（二）保密措施1.嚴(yán)格限制檔案管理人員的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能接觸和處理檔案信息。2.檔案管理人員不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。3.在查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)要求查閱人員和借閱人員簽署保密協(xié)議。4.對(duì)涉及人員隱私的信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，不得隨意公開(kāi)。八、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.人員退租且檔案保存期限已滿(mǎn)[X]年（根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定）。2.檔案內(nèi)容涉及的事項(xiàng)已不再具有保存價(jià)值。（二）銷(xiāo)毀流程1.由檔案管理人員提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、所屬人員等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公寓管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交公寓負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過(guò)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)監(jiān)督人員在指定地點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄