PAGE陵園檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)陵園檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于陵園管理部門及相關(guān)工作人員在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）檔案定義本制度所指檔案是陵園在建設(shè)、運(yùn)營、管理等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：陵園檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映陵園各項(xiàng)活動的實(shí)際情況。3.保密性原則：對涉及陵園機(jī)密、個人隱私等檔案信息嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置陵園設(shè)立獨(dú)立的檔案管理科室，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善陵園檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)陵園各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為檔案利用提供便利。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計，及時反饋檔案利用效果。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。8.參與陵園重大活動的檔案收集和整理工作，確?；顒訖n案的完整。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括陵園行政事務(wù)管理、人力資源管理、財務(wù)管理、合同管理等方面的檔案。2.規(guī)劃建設(shè)類：涵蓋陵園規(guī)劃設(shè)計、工程建設(shè)、土地管理等相關(guān)檔案。3.祭祀服務(wù)類：涉及祭祀活動組織、祭祀用品管理、客戶祭掃記錄等檔案。4.墓區(qū)管理類：包含墓區(qū)規(guī)劃、墓穴銷售、墓位維護(hù)等檔案。5.安全保衛(wèi)類：有關(guān)陵園安全制度、安全檢查、突發(fā)事件處理等檔案。6.文化宣傳類：如陵園文化活動策劃、宣傳資料制作、媒體報道等檔案。7.其他類：不屬于上述分類的其他重要檔案。（二）編號規(guī)則1.采用層級編碼方式，每個大類用一位數(shù)字表示，如行政管理類為“1”，規(guī)劃建設(shè)類為“2”等。2.大類下的二級類目用兩位數(shù)字表示，如行政管理類中的人力資源管理為“102”。3.二級類目下的具體檔案用流水號表示，如“102001”表示人力資源管理類中的第一份檔案。四、檔案收集（一）收集范圍1.陵園內(nèi)部各部門在工作中形成的文件、資料、報表、記錄等。2.陵園與上級主管部門、相關(guān)單位往來的文件、函件、合同等。3.陵園舉辦各類活動的方案、通知、照片、視頻等資料。4.陵園建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)報告、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性和可讀性。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案材料，應(yīng)在次年第一季度內(nèi)移交檔案管理部門。2.重大活動、項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)在活動或項(xiàng)目結(jié)束后一個月內(nèi)將檔案材料移交檔案管理部門。五、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.按照檔案分類方案，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.對同一類檔案材料進(jìn)行排序，一般按照時間順序或重要程度排列。3.去除檔案材料中的金屬物，對破損的檔案進(jìn)行修復(fù)。4.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編頁、裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的目錄索引。（三）編目1.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.對重要檔案編寫卷內(nèi)目錄，詳細(xì)記錄卷內(nèi)每份文件的題名、日期、頁號等信息。3.建立檔案索引，方便檔案的查找和利用。六、檔案歸檔（一）歸檔要求1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，確保檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性。2.歸檔的檔案應(yīng)符合檔案管理部門的質(zhì)量要求，手續(xù)齊全。3.檔案管理人員應(yīng)對歸檔的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的準(zhǔn)確性。（二）歸檔流程1.檔案整理人員將整理好的檔案移交檔案管理人員。2.檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行審核，審核無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.將歸檔的檔案按照分類順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。七、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持通風(fēng)良好。（二）保管措施1.對檔案進(jìn)行定期檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度情況采取相應(yīng)的調(diào)控措施。4.對電子檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（三）檔案安全1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理。2.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等安全設(shè)施，確保檔案的安全。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。4.對檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高安全意識，防止檔案丟失、損壞和泄密。八、檔案利用（一）利用范圍1.陵園內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.客戶因合法權(quán)益需要查閱與其相關(guān)的檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。4.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、利用效果等。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確保檔案的真實(shí)性和完整性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.對檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其保存價值。2.根據(jù)檔案的保存價值，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期。3.對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案名稱、數(shù)量等信息，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。十、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立陵園檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備和軟件系統(tǒng)，確保檔案信息化管理的硬件條件。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.在檔案管理信息系統(tǒng)中建立檔案分類目錄、索引等，方便檔案的檢索和利用。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對電