PAGE財政審計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)財政審計檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保財政審計檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在財政審計工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國審計法》以及國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展財政審計工作過程中形成的各類檔案資料的管理，包括審計項目計劃、審計通知書、審計工作底稿、審計證據(jù)、審計報告、審計決定書、審計移送處理書以及與審計項目相關(guān)的其他文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則財政審計檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映財政審計工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集與財政審計項目有關(guān)的各種文件材料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定和完善財政審計檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)財政審計檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全財政審計檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.開展檔案利用工作，為財政審計工作、內(nèi)部管理以及外部查詢提供檔案資料支持，并做好檔案利用登記工作。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。6.對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，確保檔案管理工作符合要求。（二）審計項目組職責(zé)1.在審計項目實施過程中，按照檔案管理要求，及時收集、整理審計工作中形成的各類文件材料，并定期向檔案管理部門移交。2.對所收集的文件材料的真實性、完整性負(fù)責(zé)，確保移交的檔案資料符合歸檔要求。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、立卷等工作，提供必要的檔案信息和說明。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門與財政審計項目相關(guān)文件材料的收集、整理和保管工作，并按照規(guī)定及時向檔案管理部門移交。2.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的日常管理和利用工作，確保檔案的安全和有效利用。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.審計項目準(zhǔn)備階段形成的文件材料，包括審計項目計劃、審計通知書、審計工作方案、被審計單位基本情況資料等。2.審計項目實施階段形成的文件材料，如審計工作底稿、審計證據(jù)、審計調(diào)查記錄、審計人員的工作記錄等。3.審計項目終結(jié)階段形成的文件材料，主要有審計報告、審計決定書、審計移送處理書、被審計單位反饋意見及整改情況等。4.與審計項目相關(guān)的其他文件材料，如會議記錄、往來信函、專家咨詢意見等。（二）收集要求1.審計項目組應(yīng)在項目實施過程中及時收集各類文件材料，確保文件材料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保電子文件的可讀性和可利用性。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完整，紙張及電子存儲介質(zhì)應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理方法1.分類財政審計檔案按照審計項目進(jìn)行分類，一個審計項目的文件材料作為一個獨立的類別進(jìn)行整理。2.立卷每個審計項目的文件材料按照文件形成的時間順序、重要程度等進(jìn)行立卷，同一事項的文件材料應(yīng)集中在一起。3.編號為便于檔案的管理和查找，對每一卷檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號規(guī)則可采用年度+項目序號+案卷序號的形式，例如：20XX001001，其中“20XX”表示年份，“001”表示項目序號，第二個“001”表示案卷序號。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等內(nèi)容。題名應(yīng)準(zhǔn)確概括案卷內(nèi)容，年度填寫文件形成的年份，保管期限按照規(guī)定確定，密級根據(jù)文件內(nèi)容的保密要求標(biāo)注，頁數(shù)填寫案卷的實際頁數(shù)，備注可填寫需要說明的其他事項。四、檔案的保管（一）保管期限財政審計檔案的保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管涉及國家重大經(jīng)濟(jì)決策、重要財政資金使用、嚴(yán)重違法違紀(jì)問題等具有重要歷史價值和查考利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他財政審計檔案的保管期限為[X]年，定期保管期限從審計項目結(jié)束后的次年起計算。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲設(shè)備，對電子檔案進(jìn)行備份存儲。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。同時，定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點和檢查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。4.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等工作，確保檔案的安全保管。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部的財政審計人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.相關(guān)部門因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)查閱、借閱與財政審計項目有關(guān)的檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等依法依規(guī)查閱、借閱財政審計檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱本公司/組織內(nèi)部人員查閱財政審計檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱登記工作。2.內(nèi)部借閱因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對借閱情況進(jìn)行跟蹤和催還，確保檔案按時歸還。3.外部查閱、借閱司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等外部單位查閱、借閱財政審計檔案，應(yīng)出具相關(guān)單位的正式介紹信或查閱、借閱文件，并按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱、借閱登記工作。查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。（三）利用限制1.查閱、借閱檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料。2.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用，不得泄露檔案內(nèi)容。3.未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出檔案管理部門指定的場所。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、審計業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值等因素，按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行全面審查和鑒定。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀現(xiàn)場對銷毀情況進(jìn)行認(rèn)真核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。（四）銷毀記錄檔案銷毀過程中應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，銷毀記錄應(yīng)長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的財政審計檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平，為財政審計工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。2.檔案信息錄入將檔案目錄信息、文件內(nèi)容摘要等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，便于檔案的檢索和利用。3.檔案檢索與利用利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，實現(xiàn)對檔案信息的快速查詢和精準(zhǔn)定位。同時，通過系統(tǒng)提供的在線借閱、下載等功能，方便內(nèi)部人員和經(jīng)授權(quán)的外部人員利用檔案。4.系統(tǒng)安全管理加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全。定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信