PAGE醫(yī)院人事檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高醫(yī)院人事管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集員工各類(lèi)人事信息，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保員工人事檔案信息不被泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理，保證檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.員工個(gè)人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專(zhuān)業(yè)、參加工作時(shí)間、工作經(jīng)歷等。2.員工履歷表，詳細(xì)記錄其工作經(jīng)歷，包括工作單位、職務(wù)、任職時(shí)間等。（二）自傳材料員工撰寫(xiě)的自傳，反映其成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想變化等。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表，記錄員工年度工作表現(xiàn)、考核結(jié)果等。2.晉升、轉(zhuǎn)正、調(diào)資等考核材料，包括考核評(píng)價(jià)、審批意見(jiàn)等。3.考察材料，如對(duì)員工進(jìn)行考察的報(bào)告、結(jié)論等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件。2.參加各類(lèi)培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書(shū)、成績(jī)單等。3.專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件等。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)政審材料。2.其他政治歷史審查材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)等。2.入團(tuán)志愿書(shū)等。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.獲得各級(jí)各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)的證書(shū)、表彰決定等。2.獎(jiǎng)勵(lì)事跡材料。（八）處分材料1.受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定、通報(bào)等。2.處分申訴材料及處理結(jié)果。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資條等。2.任免文件、任職通知等。3.出國(guó)（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等。（十）其他可供組織參考的材料1.員工的科研成果、論文發(fā)表情況等。2.員工的健康體檢報(bào)告等。三、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)定期收集員工新增的人事檔案材料，各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將涉及員工的相關(guān)材料移交至人力資源部門(mén)。2.對(duì)于新入職員工，在辦理入職手續(xù)時(shí)，應(yīng)要求其提交完整的人事檔案材料。3.員工檔案材料發(fā)生變更時(shí)，如學(xué)歷提升、職務(wù)變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況變化等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將相關(guān)材料報(bào)送人力資源部門(mén)。（二）整理1.人力資源部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案整理工作，按照檔案內(nèi)容分類(lèi)進(jìn)行整理。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)檔案材料目錄清單，確保檔案材料的有序存放。3.剔除重復(fù)、無(wú)效的檔案材料，對(duì)破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.將整理好的檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并在封面上注明員工姓名、部門(mén)、檔案編號(hào)等信息。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.醫(yī)院設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人事檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備設(shè)施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.人事檔案應(yīng)分類(lèi)存放，按照檔案類(lèi)別和員工姓氏筆畫(huà)或拼音順序排列，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的接收、轉(zhuǎn)出、查閱、借閱等情況。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，查閱人員只能查閱與工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸位。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人和醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案必須嚴(yán)格遵守借閱期限，一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，不得擅自抽取、撤換檔案材料。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《人事檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞與銷(xiāo)毀（一）轉(zhuǎn)遞1.員工因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，人力資源部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.轉(zhuǎn)出檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，密封檔案，并在封口處加蓋騎縫章。同時(shí)，將檔案材料清單、檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)等一并裝入檔案轉(zhuǎn)遞袋中。4.接收檔案的單位應(yīng)在收到檔案后[X]個(gè)工作日內(nèi)將回執(zhí)寄回人力資源部門(mén)。如發(fā)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系，協(xié)商解決。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)失去保存價(jià)值的人事檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案前，應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的清單，包括檔案編號(hào)、員工姓名、檔案內(nèi)容等，經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并實(shí)行監(jiān)銷(xiāo)制度。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、無(wú)誤。4.銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、檔案信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)1.醫(yī)院應(yīng)建立完善的人事檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.人事檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、轉(zhuǎn)遞、借閱等功能，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.人力資源部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入人事檔案信息系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，及時(shí)錄入員工檔案材料的變更信息，如學(xué)歷提升、職務(wù)變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問(wèn)。2.定期對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.建立信息安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)操作日志進(jìn)行定期審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.醫(yī)院成立人事檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，是否存在虛假材料、缺漏材料等問(wèn)題。3.檔案信息化管理情況，包括信息系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)、數(shù)據(jù)安全等方面。4.檔案管理人員的工作紀(jì)律和職業(yè)道德情況，是否存在違規(guī)操作、泄露檔案信息等行為。（三）責(zé)任追究1.對(duì)違反人事檔案管理制度的單