PAGE煤礦檔案室各類制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在煤礦生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤礦檔案室及各部門、各崗位涉及檔案管理工作的人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：煤礦檔案室對全礦各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映煤礦各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理煤礦在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及煤礦機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.服務(wù)性原則：以服務(wù)煤礦生產(chǎn)、經(jīng)營、管理為宗旨，積極為各部門提供檔案查閱、利用等服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善煤礦檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)全礦各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的實(shí)體安全。5.對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和遠(yuǎn)程利用。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀已到保管期限的檔案。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。8.積極開發(fā)檔案信息資源，為煤礦的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等提供檔案信息支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門的檔案移交至檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案室做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案室查閱、借閱檔案，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度。5.負(fù)責(zé)對本部門兼職檔案員進(jìn)行管理和指導(dǎo)，督促其做好檔案工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。6.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向上級匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的與煤礦有關(guān)的文件、指示、命令、規(guī)定、通知等。2.煤礦在生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中形成的各類文件材料，包括但不限于：規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。技術(shù)文件、圖紙、資料、操作規(guī)程、安全規(guī)程等。合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、經(jīng)濟(jì)往來憑證等。人事檔案、工資檔案、教育培訓(xùn)檔案等。黨、政、工、團(tuán)等組織形成的文件材料。其他具有保存價(jià)值的文件材料。3.反映煤礦歷史沿革、重大事件、重要活動(dòng)等方面的照片、錄音、錄像、實(shí)物等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.對于重要的文件材料，應(yīng)及時(shí)向檔案室移交，不得積壓或擅自銷毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架等操作。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、經(jīng)營管理類、安全管理類、人事管理類、教育培訓(xùn)類、財(cái)務(wù)管理類、審計(jì)監(jiān)察類、基本建設(shè)類、科研項(xiàng)目類、設(shè)備儀器類、聲像檔案類、實(shí)物檔案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于檔案的檢索和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的房間作為保管場所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.同一類檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映煤礦主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對煤礦有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映煤礦一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對煤礦工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限為30年。短期保管的檔案：凡是反映煤礦短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對煤礦工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為10年。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和煤礦實(shí)際情況進(jìn)行確定。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案保管場所的安全防范措施。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，對涉及機(jī)密的檔案應(yīng)采取特殊的安全保管措施。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。5.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的自然災(zāi)害、突發(fā)事件等進(jìn)行應(yīng)急處置，確保檔案的安全。五、檔案利用（一）利用范圍1.煤礦內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、有關(guān)單位因工作需要查閱、借閱煤礦檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、借閱煤礦檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案室查閱檔案，檔案室應(yīng)提供必要的查閱條件，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。2.借閱：檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。檔案室應(yīng)按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、批注等。2.檔案利用者如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并注明出處。3.檔案利用者歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.涉及機(jī)密的檔案，檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合煤礦實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行清查，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和保存價(jià)值。2.對擬銷毀的檔案，填寫檔案銷毀鑒定表，注明檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案鑒定工作小組對檔案銷毀鑒定表進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)煤礦分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)煤礦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀方法1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方法進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)刪除、格式化等方法進(jìn)行銷毀，確保電子檔案信息無法恢復(fù)。（五）銷毀記錄1.對檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方法等信息。2.檔案銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的煤礦檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為煤礦生產(chǎn)、經(jīng)營、管理提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對煤礦現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合煤礦檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸和共享，方便煤礦內(nèi)部各部門及上級機(jī)關(guān)、有關(guān)單位查閱、利用檔案。（三）信息化管理要求1.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，建立健全檔案信息化安全