PAGE城管案件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)城管案件檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和監(jiān)督，提高城管執(zhí)法工作的規(guī)范化水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本城管部門在執(zhí)法過程中形成的各類案件檔案的管理，包括行政處罰案件、行政強(qiáng)制案件、行政檢查案件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：城管案件檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映城管執(zhí)法活動的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，手續(xù)完備。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。同時，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置設(shè)立專門的城管案件檔案管理室，隸屬于本城管部門辦公室，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本部門實(shí)際情況，制定和完善城管案件檔案管理制度，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.檔案的收集、整理、歸檔：負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔城管執(zhí)法過程中形成的各類案件檔案，確保檔案的齊全、完整。3.檔案的保管和維護(hù)：負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)工作，確保檔案的安全。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.檔案的查閱和利用：負(fù)責(zé)辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計。5.檔案的鑒定和銷毀：按照規(guī)定對檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)：對本部門各執(zhí)法科室的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.行政處罰案件檔案：包括立案審批表、調(diào)查詢問筆錄、現(xiàn)場檢查筆錄、證據(jù)材料、行政處罰告知書、行政處罰決定書、送達(dá)回執(zhí)等。2.行政強(qiáng)制案件檔案：包括行政強(qiáng)制審批表、現(xiàn)場筆錄、查封（扣押）清單、解除查封（扣押）清單、行政強(qiáng)制決定書、送達(dá)回執(zhí)等。3.行政檢查案件檔案：包括檢查計劃、檢查記錄、檢查報告等。4.其他與城管執(zhí)法案件相關(guān)的文件材料：如案件討論記錄、聽證材料、行政復(fù)議和行政訴訟材料等。（二）收集要求1.及時收集：各執(zhí)法科室在案件辦結(jié)后，應(yīng)及時將案件檔案移交檔案管理室，不得拖延。2.齊全完整：檔案材料應(yīng)齊全完整，能夠反映案件的全貌和處理過程。3.真實(shí)準(zhǔn)確：檔案材料應(yīng)真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)完備。（三）收集程序1.整理：各執(zhí)法科室在移交檔案前，應(yīng)對案件材料進(jìn)行整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號、裝訂。2.移交：填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。檔案管理室接收檔案后，應(yīng)及時進(jìn)行登記。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按案件類型分類：分為行政處罰案件、行政強(qiáng)制案件、行政檢查案件等。2.按時間順序分類：在每類案件中，按照案件發(fā)生的時間先后順序進(jìn)行排列。（二）編號規(guī)則1.年度編號：以四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。2.案件類型編號：用一位字母表示案件類型，“X”表示行政處罰案件，“Q”表示行政強(qiáng)制案件，“J”表示行政檢查案件。3.流水號：按照案件整理順序依次編寫流水號，用四位數(shù)字表示，如“0001”。（三）裝訂要求1.材料順序：按照檔案材料的重要程度和形成時間順序排列，一般為立案審批表、調(diào)查詢問筆錄、現(xiàn)場檢查筆錄、證據(jù)材料、行政處罰告知書、行政處罰決定書、送達(dá)回執(zhí)等。2.裝訂方式：采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。（四）編目1.編制案卷目錄：根據(jù)檔案整理情況，編制案卷目錄，包括案卷號、案件名稱、當(dāng)事人姓名或名稱、案件類型、立案時間、結(jié)案時間、保管期限等。2.編制卷內(nèi)目錄：在每卷檔案內(nèi)，編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等。五、檔案歸檔（一）歸檔時間案件辦結(jié)后，應(yīng)在[具體時間期限]內(nèi)完成檔案歸檔工作。（二）歸檔程序1.審核：檔案管理室對接收歸檔的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確，編號、編目是否規(guī)范。2.上架：審核合格的檔案，按照分類編號順序上架存放，便于查閱和管理。六、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：對涉及重大案件、具有重要?dú)v史價值或長期保存意義的檔案，實(shí)行永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為[X]年、[X]年、[X]年。具體保管期限根據(jù)案件性質(zhì)和重要程度確定。（二）保管條件1.庫房要求：檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件，保持適宜的溫度和濕度。2.設(shè)備配備：配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防蟲藥品、溫濕度計等。（三）檔案清查1.定期清查：每年定期對檔案進(jìn)行清查，核對檔案數(shù)量、檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.不定期清查：根據(jù)工作需要，不定期對檔案進(jìn)行清查，確保檔案的安全和完整。七、檔案查閱與利用（一）查閱范圍1.本部門工作人員：因工作需要查閱檔案的，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以查閱相關(guān)檔案。2.其他單位和個人：因工作需要查閱檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，不得查閱。（二）查閱程序1.申請：查閱人填寫檔案查閱申請表，并注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.審批：申請表經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人或本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交檔案管理室。3.查閱：檔案管理室根據(jù)審批意見，提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱登記本上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。（三）利用方式1.查閱：查閱人可以在檔案管理室查閱檔案，不得將檔案帶出室外。如需復(fù)印檔案材料，須經(jīng)檔案管理室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，到期應(yīng)及時歸還。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限已滿：對保管期限已滿的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定。2.失去保存價值：對確已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，可以銷毀。（三）鑒定程序1.初步審查：檔案管理室對擬銷毀的檔案進(jìn)行初步審查，提出銷毀意見。2.鑒定小組鑒定：檔案鑒定小組對初步審查意見進(jìn)行審核，形成鑒定結(jié)論。3.審批：鑒定結(jié)論報本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可實(shí)施檔案銷毀工作。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案管理室根據(jù)批準(zhǔn)的銷毀意見，編制檔案銷毀清單，一式兩份，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等。2.銷毀實(shí)施：檔案銷毀清單經(jīng)審核后，由檔案管理室組織專人進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式等。3.監(jiān)銷：銷毀檔案時，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.歸檔：銷毀工作結(jié)束后，將銷毀清單歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的城管案件電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）電子檔案收集與整理1.收集范圍：與紙質(zhì)檔案收集范圍一致，包括各類案件的電子文件、電子數(shù)據(jù)等。2.整理要求：按照電子檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對電子檔案進(jìn)行分類、編號、著錄等整理工作。（三）電子檔案存儲與備份1.存儲方式：采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，對電子檔案進(jìn)行集中存儲。2.備份管理：定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。