PAGE技術(shù)檔案管理制度行車(chē)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)檔案管理，確保行車(chē)技術(shù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司行車(chē)技術(shù)管理水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及行車(chē)技術(shù)檔案管理的部門(mén)、崗位及相關(guān)人員。（三）定義1.行車(chē)技術(shù)檔案：指與公司行車(chē)相關(guān)的各類(lèi)技術(shù)文件、資料、記錄等，包括車(chē)輛基本信息、維修保養(yǎng)記錄、安全檢查記錄、事故處理記錄等。2.歸檔：將各類(lèi)行車(chē)技術(shù)文件、資料、記錄按照規(guī)定的要求進(jìn)行分類(lèi)、整理、編號(hào)，并移交至檔案管理部門(mén)保存的過(guò)程。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行車(chē)技術(shù)檔案由檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映行車(chē)技術(shù)狀況和相關(guān)活動(dòng)。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的行車(chē)技術(shù)檔案進(jìn)行保密管理。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著行車(chē)技術(shù)的發(fā)展和公司業(yè)務(wù)的變化，及時(shí)更新和完善行車(chē)技術(shù)檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司行車(chē)技術(shù)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司行車(chē)技術(shù)檔案，確保檔案的安全和完整。3.負(fù)責(zé)對(duì)行車(chē)技術(shù)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢(xún)和利用。4.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的期限對(duì)行車(chē)技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀等工作。5.負(fù)責(zé)為公司各部門(mén)提供行車(chē)技術(shù)檔案的查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）行車(chē)技術(shù)管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織制定和實(shí)施行車(chē)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)收集、整理、審核本部門(mén)產(chǎn)生的行車(chē)技術(shù)文件、資料和記錄，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)歸檔。3.負(fù)責(zé)對(duì)行車(chē)技術(shù)檔案的內(nèi)容進(jìn)行審核，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)根據(jù)行車(chē)技術(shù)檔案提供的信息，對(duì)車(chē)輛的技術(shù)狀況進(jìn)行分析和評(píng)估，為車(chē)輛的維修、保養(yǎng)、更新等決策提供依據(jù)。（三）車(chē)輛使用部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)建立本部門(mén)車(chē)輛使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄車(chē)輛的使用情況。2.負(fù)責(zé)督促本部門(mén)駕駛員及時(shí)填寫(xiě)行車(chē)日志、安全檢查記錄等，并定期進(jìn)行整理和移交。3.負(fù)責(zé)將本部門(mén)車(chē)輛發(fā)生的事故、故障等情況及時(shí)報(bào)告行車(chē)技術(shù)管理部門(mén)，并配合做好相關(guān)記錄和處理工作。4.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的程序查閱和借閱本部門(mén)車(chē)輛的技術(shù)檔案。（四）駕駛員職責(zé)1.負(fù)責(zé)如實(shí)填寫(xiě)行車(chē)日志、安全檢查記錄等，確保記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.負(fù)責(zé)妥善保管本人駕駛車(chē)輛的相關(guān)技術(shù)資料和證件，并及時(shí)移交車(chē)輛使用部門(mén)。3.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的程序查閱和借閱本人駕駛車(chē)輛的技術(shù)檔案。4.配合檔案管理部門(mén)和行車(chē)技術(shù)管理部門(mén)做好車(chē)輛技術(shù)檔案的管理工作。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.車(chē)輛購(gòu)置環(huán)節(jié)：包括車(chē)輛購(gòu)置合同、發(fā)票、車(chē)輛合格證、車(chē)輛行駛證等相關(guān)文件。2.車(chē)輛維修保養(yǎng)環(huán)節(jié)：包括維修保養(yǎng)計(jì)劃、維修保養(yǎng)記錄、維修保養(yǎng)發(fā)票、維修更換零部件清單等。3.車(chē)輛安全檢查環(huán)節(jié)：包括安全檢查計(jì)劃、安全檢查記錄、安全隱患整改報(bào)告等。4.車(chē)輛事故處理環(huán)節(jié)：包括事故報(bào)告、事故現(xiàn)場(chǎng)照片、事故分析報(bào)告、事故處理結(jié)果等。5.車(chē)輛技術(shù)改造環(huán)節(jié)：包括技術(shù)改造方案、技術(shù)改造記錄、技術(shù)改造驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（二）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)行車(chē)技術(shù)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于車(chē)輛購(gòu)置、維修保養(yǎng)、安全檢查、事故處理、技術(shù)改造等活動(dòng)產(chǎn)生的文件、資料和記錄，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，并移交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)在接收行車(chē)技術(shù)檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案的質(zhì)量。對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。四、檔案的整理與歸檔（一）檔案整理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案的形成時(shí)間、類(lèi)別、來(lái)源等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.對(duì)于每份檔案，應(yīng)去除金屬物，進(jìn)行折疊、裝訂等處理，使其整齊、美觀。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保電子檔案的可讀性和可管理性。（二）檔案歸檔1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)分類(lèi)整理的結(jié)果，對(duì)行車(chē)技術(shù)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目等工作，建立檔案檢索系統(tǒng)。2.檔案編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編目應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)將整理好的行車(chē)技術(shù)檔案移交至專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房進(jìn)行保管，并按照規(guī)定的排列方式進(jìn)行存放，確保檔案的安全和便于查找。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（二）檔案保護(hù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)采取必要的措施，防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.對(duì)于重要的行車(chē)技術(shù)檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存放于不同的地點(diǎn)，以防止意外情況的發(fā)生。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案保護(hù)制度，明確檔案保護(hù)的責(zé)任和措施，加強(qiáng)對(duì)檔案保護(hù)工作的監(jiān)督和檢查。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱行車(chē)技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序?yàn)椴殚喨藛T提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人員姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱行車(chē)技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的期限為借閱人員提供檔案借閱服務(wù)，并做好借閱記錄。借閱記錄應(yīng)包括借閱人員姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、檔案編號(hào)等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞檔案。如需延期歸還檔案，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)行車(chē)技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，會(huì)同行車(chē)技術(shù)管理部門(mén)、車(chē)輛使用部門(mén)等相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、價(jià)值等因素，綜合考慮檔案的保管期限。3.對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審查，確定是否仍有保存價(jià)值。對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）檔案銷(xiāo)毀1.檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)在公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)實(shí)施。銷(xiāo)毀人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案銷(xiāo)毀的徹底性和安全性。2.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，并