PAGE離職人員檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司離職人員檔案的管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，便于公司對離職人員信息的查詢、統(tǒng)計和分析，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體離職人員檔案的管理。（三）管理原則1.集中管理原則：離職人員檔案統(tǒng)一由公司人力資源部門負責集中管理。2.分類歸檔原則：按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別進行分類歸檔，便于查找和使用。3.保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，對離職人員檔案中的個人隱私信息予以保密，防止信息泄露。二、離職人員檔案的內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（手機號碼、電子郵箱等）。3.婚姻狀況、家庭住址。（二）入職信息1.入職時間、入職部門、職位。2.勞動合同簽訂情況（合同期限、崗位、薪資等）。（三）離職信息1.離職時間、離職原因。2.離職手續(xù)辦理情況（包括工作交接、財務結(jié)算、物品歸還等）。（四）工作經(jīng)歷1.在公司內(nèi)的工作履歷，包括歷任職位、工作時間、工作職責和業(yè)績等。2.參加過的重要項目及擔任的角色。（五）培訓記錄1.參加公司內(nèi)部培訓、外部培訓的情況，包括培訓課程名稱、培訓時間、培訓地點等。2.獲得的培訓證書及相關(guān)證明材料。（六）考核評價1.歷年績效考核結(jié)果。2.上級領(lǐng)導及同事的評價意見。（七）薪酬福利記錄1.工資發(fā)放記錄，包括基本工資、績效工資、獎金等。2.福利享受情況，如社會保險、住房公積金、帶薪年假、節(jié)日福利等。（八）獎懲記錄1.獲得的公司內(nèi)部獎勵，如優(yōu)秀員工、創(chuàng)新獎等。2.受到的公司內(nèi)部處罰，如警告、記過、辭退等。（九）其他重要資料1.個人職業(yè)資格證書、學歷證書、學位證書等復印件。2.個人榮譽證書、獲獎證明等復印件。3.其他與個人工作相關(guān)的重要資料。三、離職人員檔案的收集與整理（一）收集要求1.離職人員所在部門應在離職手續(xù)辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)，將離職人員的相關(guān)檔案資料整理齊全，并移交至人力資源部門。2.移交的檔案資料應真實、完整、有效，如有缺失或虛假信息，由移交部門負責補充或更正。（二）整理流程1.人力資源部門收到離職人員檔案資料后，應及時進行核對和整理。2.按照檔案內(nèi)容的分類，對每份資料進行編號，并建立相應的索引目錄。3.將整理好的檔案資料裝入專用檔案袋，并在檔案袋上標明離職人員姓名、離職時間、檔案編號等信息。四、離職人員檔案的歸檔與保管（一）歸檔方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行歸檔。2.紙質(zhì)檔案按照檔案袋順序依次排列存放于檔案柜中，檔案柜應標明檔案類別和年份。3.電子檔案以離職人員姓名為文件名，按照檔案內(nèi)容的分類建立文件夾進行存儲，存儲路徑應定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管期限1.離職人員檔案的保管期限為[X]年，自離職之日起計算。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等重要信息的檔案，保管期限應按照相關(guān)法律法規(guī)的要求執(zhí)行。（三）保管要求1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案資料的安全。2.定期對檔案進行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案資料的完整性和可讀性。3.嚴格限制無關(guān)人員進入檔案保管場所，查閱檔案應履行相應的審批手續(xù)。五、離職人員檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱離職人員檔案的，應填寫《離職人員檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容和查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門負責人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，批準后方可查閱，并指定專人陪同查閱，確保檔案資料的安全。3.涉及公司高層管理人員、核心技術(shù)人員等重要離職人員檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。（二）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱離職人員檔案的，應填寫《離職人員檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱期限和歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門負責人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，報公司分管領(lǐng)導批準后方可借閱。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案資料，不得擅自復印、拍照、涂改或轉(zhuǎn)借他人，確保檔案資料的完整性和保密性。（三）查閱與借閱記錄1.建立《離職人員檔案查閱/借閱登記表》，詳細記錄查閱/借閱人員姓名、部門、查閱/借閱時間、查閱/借閱內(nèi)容、審批情況等信息。2.查閱/借閱結(jié)束后，查閱/借閱人員應在登記表上簽字確認，歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案資料的完整性和準確性。六、離職人員檔案的銷毀（一）銷毀條件1.離職人員檔案保管期限屆滿，且不再需要留存的。2.因其他原因需要銷毀的檔案，應經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。（二）銷毀流程1.人力資源部門負責組織對擬銷毀的離職人員檔案進行清理和核對，確保檔案資料符合銷毀條件。2.填寫《離職人員檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的類別、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)人力資源部門負責人簽字后，報公司分管領(lǐng)導審批。3.公司分管領(lǐng)導批準后，由人力資源部門指定專人負責銷毀工作，并在《離職人員檔案銷毀登記表》上記錄銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式等信息。4.銷毀檔案應采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進行，確保檔案資料無法恢復。5.銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在《離職人員檔案銷毀登記表》上簽字確認。