PAGE研究生會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)研究生會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在研究生會(huì)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于研究生會(huì)各部門(mén)及全體成員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：研究生會(huì)檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映研究生會(huì)工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、使用和傳遞。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善研究生會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理研究生會(huì)各類檔案，進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂和保管。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱規(guī)定。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。6.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織檔案管理培訓(xùn)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)工作中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、編目、裝訂、保管等工作，確保檔案質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案的信息化錄入和維護(hù)，提高檔案管理效率。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱規(guī)定，做好登記和跟蹤服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.研究生會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、紀(jì)要等文件材料。2.研究生會(huì)組織的各類活動(dòng)方案、通知、議程、記錄、照片、視頻等資料。3.研究生會(huì)成員信息、簡(jiǎn)歷、考核記錄等人事檔案材料。4.研究生會(huì)與校內(nèi)外其他組織的往來(lái)文件、信函、協(xié)議等。5.研究生會(huì)獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。6.其他與研究生會(huì)工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)工作中形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理部門(mén)。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，不得涂改、偽造。3.對(duì)于重要活動(dòng)和項(xiàng)目，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)檔案材料，確保檔案的時(shí)效性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為綜合類、活動(dòng)類、人事類、對(duì)外聯(lián)絡(luò)類、榮譽(yù)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并根據(jù)檔案類別和數(shù)量合理安排存放位置。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：研究生會(huì)重要的工作計(jì)劃、總結(jié)、決議、紀(jì)要，涉及研究生會(huì)重大權(quán)益和歷史沿革的文件材料，以及具有重要保存價(jià)值的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。2.長(zhǎng)期保管：研究生會(huì)組織的一般性活動(dòng)文件材料，研究生會(huì)成員的考核記錄、人事檔案等，保管期限為[X]年。3.短期保管：研究生會(huì)臨時(shí)性工作文件材料，保管期限為[X]年。（三）保管措施1.建立檔案出入庫(kù)登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、去向等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理工作，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.研究生會(huì)內(nèi)部成員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改污損、抽取、撤換檔案材料。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。（二）借閱規(guī)定1.研究生會(huì)外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱檔案，應(yīng)提前向研究生會(huì)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱目的、范圍、期限等，經(jīng)研究生會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱單位或個(gè)人信息、借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)研究生會(huì)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱人員進(jìn)行登記，并收取一定的押金。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還，并按照規(guī)定收取逾期費(fèi)用。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如有特殊需要，應(yīng)經(jīng)研究生會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并留下復(fù)制件。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重決定的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案兼職管理人員及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期清理到期檔案，編制《檔案鑒定清冊(cè)》，列出檔案名稱、編號(hào)、保管期限、形成時(shí)間等信息。2.鑒定小組對(duì)《檔案鑒定清冊(cè)》中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出存毀意見(jiàn)。3.對(duì)鑒定為銷毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)研究生會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用刪除或格式化等方式進(jìn)行銷毀，并進(jìn)行數(shù)據(jù)覆蓋，防止數(shù)據(jù)泄露。（五）銷毀記錄檔案銷毀時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并填寫(xiě)《檔案銷毀記錄》，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。監(jiān)銷人員和銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀記錄》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立研究生會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、整理、編目，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.檔案利用系統(tǒng)：開(kāi)發(fā)檔案利用系統(tǒng)，提供檔案在線查閱、借閱申請(qǐng)、審批等功能模塊，方便研究生會(huì)成員和外部單位利用檔案。4.系統(tǒng)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止檔案信息泄露和非法訪問(wèn)。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，確保檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展。2.檔案管理人員應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能和檔案管理知識(shí)，能夠熟練