PAGE政協(xié)委員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政協(xié)委員檔案的規(guī)范化管理，全面、真實(shí)、準(zhǔn)確地記錄政協(xié)委員的基本信息、履職情況等，充分發(fā)揮檔案在政協(xié)工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有政協(xié)委員檔案的管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映政協(xié)委員的實(shí)際情況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集委員各方面的相關(guān)資料，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，妥善保管委員檔案，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)委員履職情況的變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.個(gè)人基本情況：包括姓名、性別、民族、出生日期、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、工作單位及職務(wù)、聯(lián)系方式等。2.政協(xié)委員信息：屆別、委員編號(hào)、所在界別、任職時(shí)間等。（二）履職材料1.會(huì)議出席情況：歷次政協(xié)全會(huì)、常委會(huì)、專委會(huì)會(huì)議等的出席記錄。2.提案及建議：委員提出的提案、社情民意信息、調(diào)研報(bào)告、建議案等相關(guān)材料，包括提案的題目、內(nèi)容、辦理情況反饋等。3.大會(huì)發(fā)言材料：在政協(xié)全會(huì)上的發(fā)言文稿。4.調(diào)研考察活動(dòng)記錄：參與各類調(diào)研考察活動(dòng)的方案、報(bào)告、照片等資料。5.學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況：參加政協(xié)組織的各類學(xué)習(xí)培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等。（三）榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)委員獲得的各級(jí)各類榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)勵(lì)證書等相關(guān)材料。（四）其他材料與委員履職相關(guān)的其他重要材料，如個(gè)人述職報(bào)告、履職心得、媒體報(bào)道等。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新當(dāng)選的政協(xié)委員在接到任職通知后，由專人負(fù)責(zé)為其建立個(gè)人檔案。2.檔案建立時(shí)，應(yīng)確?；拘畔?zhǔn)確無誤，并按照檔案內(nèi)容分類要求，將相關(guān)材料進(jìn)行初步整理歸檔。（二）材料收集1.委員本人應(yīng)及時(shí)將履職過程中形成的各類材料提交至檔案管理人員。提交材料時(shí)，應(yīng)填寫《政協(xié)委員檔案材料提交登記表》，注明材料名稱、提交時(shí)間、提交人等信息。2.檔案管理人員定期主動(dòng)收集委員履職相關(guān)材料，如通過政協(xié)會(huì)議通知、工作安排等方式，及時(shí)提醒委員提交相關(guān)資料。3.對(duì)于從外部獲取的與委員履職有關(guān)的材料，如提案辦理結(jié)果反饋、表彰獎(jiǎng)勵(lì)文件等，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集歸檔。四、檔案整理與分類（一）整理要求1.檔案管理人員對(duì)收集到的各類材料進(jìn)行認(rèn)真審核，確保材料真實(shí)、完整、有效。2.對(duì)審核通過的材料進(jìn)行分類整理，去除重復(fù)、無效的材料。3.按照檔案內(nèi)容的邏輯關(guān)系和時(shí)間順序，對(duì)材料進(jìn)行排序，保證檔案的系統(tǒng)性和連貫性。（二）分類方法1.年度分類法：按照材料形成的年度進(jìn)行分類，每個(gè)年度單獨(dú)設(shè)立一個(gè)類別。2.問題分類法：根據(jù)材料所反映的問題或事項(xiàng)進(jìn)行分類，如提案類、調(diào)研考察類、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)類等。3.保管期限分類法：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案分為永久保存、長期保存和短期保存三類。五、檔案編號(hào)與編目（一）編號(hào)規(guī)則1.為每位政協(xié)委員的檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)格式為：[公司/組織簡稱][屆別][委員編號(hào)]。2.例如：[XX公司][第十三屆][001]。（二）編目內(nèi)容1.檔案編目應(yīng)包括檔案編號(hào)、委員姓名、檔案類別、保管期限、密級(jí)、檔案內(nèi)容目錄等信息。2.檔案內(nèi)容目錄應(yīng)詳細(xì)列出檔案內(nèi)每份材料的名稱、日期、頁碼等信息，便于查閱和管理。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管方式1.按照檔案的類別和保管期限，將檔案分別存放在不同的檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、保管期限等信息。2.對(duì)于永久保存的檔案，應(yīng)采用專柜保管，并定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管室的安全防范措施，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，防止火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件對(duì)檔案造成損壞。3.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案保管室，檔案管理人員離開保管室時(shí)，應(yīng)確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電。七、檔案借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.因工作需要查閱政協(xié)委員檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《政協(xié)委員檔案借閱申請(qǐng)表》。2.檔案借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱手續(xù)1.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的借閱申請(qǐng)，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《政協(xié)委員檔案借閱登記表》，注明借閱人姓名、單位、借閱時(shí)間、借閱檔案編號(hào)、歸還時(shí)間等信息。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用方式1.檔案利用主要包括查閱、復(fù)印、摘錄等方式。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用需求，為借閱人員提供必要的協(xié)助。2.對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案內(nèi)容，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理，嚴(yán)格限制利用范圍。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)政協(xié)委員檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，檔案內(nèi)容是否仍具有保存價(jià)值。2.檔案鑒定工作由公司/組織檔案管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行認(rèn)真審核，并形成鑒定意見。（二）銷毀程序1.對(duì)于經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《政協(xié)委員檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷，并確保檔案內(nèi)容徹底銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《政協(xié)委員檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)存檔。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立政協(xié)委員檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能，為政協(xié)工作提供有力的信息支持。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將政協(xié)委員檔案的紙質(zhì)內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、用戶認(rèn)證等措施，防止信息泄露和被非法篡改。2.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行系統(tǒng)備份，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或遭受攻擊時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全政協(xié)委員檔案管理監(jiān)督機(jī)制，明確監(jiān)督職責(zé)和監(jiān)督方式。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)政協(xié)委員檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作的規(guī)范性等。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案建立、收集、整理、保管、借閱、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，檔案材料是否齊全、規(guī)范，有無缺失或錯(cuò)誤信息。3.檔案信息化管理情況，檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行是否正常，數(shù)據(jù)是否安全可靠。（三）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)問題制定整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給監(jiān)督檢查