PAGE生產(chǎn)技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)技術(shù)檔案管理，確保生產(chǎn)技術(shù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮生產(chǎn)技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)創(chuàng)新和管理決策中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司生產(chǎn)技術(shù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門生產(chǎn)技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.完整性原則應(yīng)全面收集生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中形成的各種文件材料，確保檔案內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，文字表述清晰。4.系統(tǒng)性原則按照生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.安全性原則采取有效措施確保生產(chǎn)技術(shù)檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。二、生產(chǎn)技術(shù)檔案的范圍（一）產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案1.產(chǎn)品設(shè)計(jì)任務(wù)書、技術(shù)協(xié)議書、設(shè)計(jì)計(jì)算書、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)評(píng)審報(bào)告、設(shè)計(jì)變更記錄等。2.新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)過(guò)程中的調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告等。（二）工藝技術(shù)檔案1.工藝流程圖、工藝卡片、操作規(guī)程、工藝驗(yàn)證報(bào)告、工藝改進(jìn)記錄等。2.工藝裝備設(shè)計(jì)圖紙、工裝明細(xì)表、工裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量控制文件，如質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)記錄、不合格品處理記錄等。（三）設(shè)備技術(shù)檔案1.設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收記錄、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備檢修記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備故障處理記錄等。2.設(shè)備技術(shù)資料，如設(shè)備說(shuō)明書、設(shè)備圖紙、設(shè)備技術(shù)參數(shù)、設(shè)備備件清單等。3.設(shè)備改造、更新記錄，包括改造方案、技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（四）生產(chǎn)計(jì)劃與調(diào)度檔案1.年度、季度、月度生產(chǎn)計(jì)劃，生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃，生產(chǎn)調(diào)度指令等。2.生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告、生產(chǎn)分析報(bào)告等。（五）能源管理檔案1.能源消耗定額、能源計(jì)量器具配備記錄、能源消耗統(tǒng)計(jì)報(bào)表、能源分析報(bào)告等。2.節(jié)能技術(shù)措施、節(jié)能改造項(xiàng)目相關(guān)文件，如項(xiàng)目方案、技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（六）安全技術(shù)檔案1.安全生產(chǎn)規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告及處理記錄等。2.安全技術(shù)措施計(jì)劃、安全培訓(xùn)記錄、安全防護(hù)設(shè)施檔案等。（七）環(huán)保技術(shù)檔案1.環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、環(huán)保設(shè)施設(shè)計(jì)圖紙、環(huán)保設(shè)施運(yùn)行記錄、污染物排放監(jiān)測(cè)報(bào)告等。2.環(huán)保治理方案、環(huán)保設(shè)施改造記錄、環(huán)保事故報(bào)告及處理記錄等。三、生產(chǎn)技術(shù)檔案的形成與收集（一）形成部門與職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中各類文件材料的形成和積累工作，明確專人負(fù)責(zé)，確保文件材料的及時(shí)、準(zhǔn)確形成。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)督促項(xiàng)目組成員及時(shí)整理項(xiàng)目文件材料，保證項(xiàng)目文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，定期將本部門形成的生產(chǎn)技術(shù)文件材料收集齊全，進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于重要項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后及時(shí)將相關(guān)文件材料收集歸檔，不得拖延。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，電子文件應(yīng)采用規(guī)范的存儲(chǔ)格式，并確保其可讀性和可利用性。四、生產(chǎn)技術(shù)檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.區(qū)分不同價(jià)值，將重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料與一般性文件材料分開(kāi)整理。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索，采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法。（二）分類方法1.按照生產(chǎn)技術(shù)檔案的類別，分為產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案、工藝技術(shù)檔案、設(shè)備技術(shù)檔案、生產(chǎn)計(jì)劃與調(diào)度檔案、能源管理檔案、安全技術(shù)檔案、環(huán)保技術(shù)檔案等大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案可分為設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更等小類。（三）編號(hào)規(guī)則1.采用層次分類編號(hào)法，對(duì)生產(chǎn)技術(shù)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號(hào)等信息。2.例如，產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案的編號(hào)格式為：SJ[年份][順序號(hào)]，其中SJ表示產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案，[年份]為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，[順序號(hào)]為該類檔案在當(dāng)年的流水號(hào)。（四）歸檔要求1.各部門整理好的生產(chǎn)技術(shù)檔案應(yīng)定期向公司檔案管理部門移交歸檔，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案目錄，建立檔案檢索工具，便于查找和利用。五、生產(chǎn)技術(shù)檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.根據(jù)生產(chǎn)技術(shù)檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定不同檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括具有重大歷史意義、長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料，如公司重大技術(shù)改造項(xiàng)目檔案、重要產(chǎn)品的設(shè)計(jì)檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為15年至50年，主要包括一般性的生產(chǎn)技術(shù)文件材料，如工藝文件、設(shè)備檔案等。4.短期保管的檔案保管期限一般為5年至15年，主要包括臨時(shí)性的、短期使用的文件材料，如生產(chǎn)調(diào)度指令、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限分別存放，排列有序，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、生產(chǎn)技術(shù)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)創(chuàng)新、管理決策等工作需要，可查閱、借閱生產(chǎn)技術(shù)檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱公司相關(guān)生產(chǎn)技術(shù)檔案，但必須遵守公司的保密規(guī)定。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交正式的查閱、借閱申請(qǐng)函，注明查閱、借閱的目的、范圍和期限等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱、借閱，并做好登記記錄。3.查閱、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或擅自復(fù)制檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）利用反饋1.檔案利用完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與利用人員溝通解決。2.鼓勵(lì)檔案利用人員對(duì)檔案利用情況進(jìn)行反饋，提出改進(jìn)檔案管理和服務(wù)的意見(jiàn)和建議，以提高檔案的利用效率和質(zhì)量。七、生產(chǎn)技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司的實(shí)際情況為依據(jù)，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面、客觀、準(zhǔn)確的評(píng)估。2.堅(jiān)持既保證檔案的完整性，又避免過(guò)度保管的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和合理性。（三）鑒定方法1.通過(guò)直接鑒定檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，確定檔案是否仍需繼續(xù)保存。2.對(duì)于保管期限已滿但仍有重要利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)，銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀清單一并保存。八、生產(chǎn)技術(shù)檔案的保密與安全（一）保密制度1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)生產(chǎn)技術(shù)檔案的內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，妥善保管檔案，防止檔案信息泄露。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱、借閱人員進(jìn)行保密提醒，要求其遵守保密規(guī)定。（二）安全制度1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全防范設(shè)施，如防火、防盜、防潮