PAGE履職檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織內(nèi)部管理，客觀、公正、全面地記錄員工的履職情況，激勵員工積極履行職責(zé)，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本履職檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工。（三）基本原則1.客觀公正原則：履職檔案的記錄應(yīng)基于客觀事實，不受主觀因素影響，確保評價結(jié)果真實、準(zhǔn)確、公正。2.全面性原則：涵蓋員工工作的各個方面，包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、職業(yè)素養(yǎng)等，全面反映員工的履職情況。3.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工工作表現(xiàn)的變化，及時更新履職檔案信息，保持檔案的時效性和準(zhǔn)確性。4.保密性原則：嚴(yán)格保護員工履職檔案信息的安全與隱私，未經(jīng)員工本人同意，不得隨意泄露。二、履職檔案的內(nèi)容與建立（一）基本信息1.員工姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.入職時間、所在部門、崗位名稱、職務(wù)級別。3.學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)、畢業(yè)院校。4.聯(lián)系方式（手機號碼、電子郵箱）。（二）崗位職責(zé)與目標(biāo)1.明確員工所在崗位的主要職責(zé)和工作內(nèi)容，以書面形式呈現(xiàn)并經(jīng)員工本人簽字確認(rèn)。2.根據(jù)公司/組織整體戰(zhàn)略目標(biāo)和年度工作計劃，制定員工個人年度工作目標(biāo)，包括工作任務(wù)、業(yè)績指標(biāo)、完成時間等，雙方簽字確認(rèn)。（三）工作業(yè)績記錄1.工作任務(wù)完成情況詳細(xì)記錄員工完成的各項工作任務(wù)，包括任務(wù)名稱、任務(wù)描述、完成時間、任務(wù)成果等。對于重要工作任務(wù)，可附上相關(guān)的工作成果證明材料，如報告、文件、項目驗收報告等。2.工作業(yè)績指標(biāo)完成情況對照個人年度工作目標(biāo)中的業(yè)績指標(biāo)，逐月/季/年記錄指標(biāo)完成數(shù)據(jù)及完成比例。對業(yè)績指標(biāo)完成情況進(jìn)行分析，說明完成或未完成的原因，以及采取的改進(jìn)措施和效果。3.工作成果與貢獻(xiàn)記錄員工在工作中取得的突出成果，如獲得的獎項、榮譽稱號、專利發(fā)明、技術(shù)創(chuàng)新等。統(tǒng)計員工為公司/組織帶來的經(jīng)濟效益、社會效益等方面的貢獻(xiàn)，如銷售額增長、成本降低、客戶滿意度提升等具體數(shù)據(jù)。（四）工作態(tài)度評價1.責(zé)任心：記錄員工在工作中對任務(wù)的負(fù)責(zé)程度，是否按時、高質(zhì)量地完成工作，有無推諉、拖延現(xiàn)象。2.敬業(yè)精神：觀察員工對工作的投入程度，是否主動加班、積極解決工作中的難題，有無敬業(yè)奉獻(xiàn)的具體事例。3.團隊合作：評價員工與同事之間的協(xié)作配合情況，是否善于溝通、樂于分享，在團隊項目中發(fā)揮的作用。4.服從意識：記錄員工對上級領(lǐng)導(dǎo)工作安排的執(zhí)行情況，是否服從管理，有無違反紀(jì)律或不配合工作的行為。（五）職業(yè)素養(yǎng)表現(xiàn)1.專業(yè)知識與技能：定期評估員工的專業(yè)知識水平和業(yè)務(wù)技能掌握情況，記錄參加的專業(yè)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)活動及取得的相關(guān)證書。2.學(xué)習(xí)能力：觀察員工的學(xué)習(xí)積極性和學(xué)習(xí)效果，是否能夠快速掌握新知識、新技能，適應(yīng)工作變化。3.創(chuàng)新能力：記錄員工在工作中提出的創(chuàng)新性想法、建議及實施情況，對工作效率和質(zhì)量提升的貢獻(xiàn)。4.職業(yè)道德：考察員工在工作中是否遵守法律法規(guī)、職業(yè)道德規(guī)范，有無違規(guī)違紀(jì)行為，如廉潔自律、誠實守信等方面的表現(xiàn)。（六）履職檔案的建立流程1.員工入職時，由人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工基本信息，并組織員工與所在部門負(fù)責(zé)人共同確定崗位職責(zé)與目標(biāo)，填寫《履職檔案基本信息及崗位職責(zé)目標(biāo)表》，雙方簽字后存檔。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)定期（每月/季）記錄員工的工作業(yè)績、工作態(tài)度等方面的情況，填寫《履職檔案記錄月/季表》，并附上相關(guān)證明材料，經(jīng)員工本人簽字確認(rèn)后，提交至人力資源部門。3.人力資源部門對各部門提交的履職檔案資料進(jìn)行審核、整理、歸檔，建立員工個人履職檔案。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與相關(guān)部門溝通核實，并要求補充或修正相關(guān)信息。三、履職檔案的更新與維護（一）定期更新1.人力資源部門每年定期（一般為年初）對員工履職檔案進(jìn)行全面更新，確保檔案信息的時效性。2.各部門負(fù)責(zé)人在每年初根據(jù)公司/組織年度工作計劃和員工崗位變動情況，調(diào)整員工崗位職責(zé)與目標(biāo)，并及時更新到履職檔案中。3.員工本人應(yīng)在每年初對自己上一年度的履職情況進(jìn)行總結(jié)回顧，填寫《履職檔案年度總結(jié)表》，提交給所在部門負(fù)責(zé)人。（二）實時更新1.員工工作業(yè)績、工作態(tài)度、職業(yè)素養(yǎng)等方面出現(xiàn)重大變化時，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時記錄并更新到履職檔案中。2.對于員工獲得的新獎項、榮譽稱號、專利發(fā)明等，應(yīng)在獲得后一周內(nèi)將相關(guān)證明材料提交至人力資源部門，更新履職檔案。3.員工崗位發(fā)生變動時，人力資源部門應(yīng)及時調(diào)整其履職檔案中的基本信息、崗位職責(zé)與目標(biāo)等內(nèi)容。（三）檔案維護1.人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)履職檔案的管理與維護，確保檔案存放安全、有序，便于查詢和使用。2.建立履職檔案電子數(shù)據(jù)庫，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化掃描備份，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和信息共享程度。3.定期對履職檔案進(jìn)行檢查和清理，對于過期、無用的檔案資料，按照公司/組織檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，確保檔案信息安全。四、履職檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)隨時查閱自己的履職檔案，了解檔案記錄內(nèi)容。2.部門負(fù)責(zé)人因工作需要，可查閱本部門員工的履職檔案，但查閱范圍應(yīng)僅限于與工作相關(guān)的內(nèi)容，并遵守保密規(guī)定。3.人力資源部門在進(jìn)行員工考核、晉升、調(diào)薪、培訓(xùn)等工作時，可查閱全體員工的履職檔案。4.公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)因決策需要，可在授權(quán)范圍內(nèi)查閱相關(guān)員工的履職檔案。（二）查閱流程1.員工本人查閱履職檔案，需填寫《履職檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到人力資源部門查閱。2.部門負(fù)責(zé)人查閱本部門員工履職檔案，需填寫《履職檔案查閱審批表》，注明查閱目的和查閱范圍，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。3.人力資源部門及公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)查閱履職檔案，按照內(nèi)部管理規(guī)定進(jìn)行審批和查閱操作。（三）使用規(guī)定1.履職檔案僅供公司/組織內(nèi)部管理使用，未經(jīng)員工本人書面同意，不得向外部單位或個人提供檔案信息。2.在員工考核、晉升、調(diào)薪、培訓(xùn)等工作中，應(yīng)依據(jù)履職檔案記錄的客觀事實進(jìn)行綜合評價和決策，確保公平、公正、公開。3.利用履職檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計分析時，應(yīng)遵循保密原則，不得泄露涉及員工個人隱私的信息。五、履職檔案的保密與安全（一）保密措施1.對履職檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，明確保密責(zé)任和義務(wù)，簽訂保密協(xié)議。2.嚴(yán)格限制履職檔案的查閱范圍，對查閱人員進(jìn)行登記，記錄查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.采用加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段，保障履職檔案電子數(shù)據(jù)庫的安全，防止信息泄露。4.紙質(zhì)履職檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，實行專人專管，確保檔案存放安全。（二）安全管理1.建立履職檔案安全管理制度，制定安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行安全檢查和風(fēng)險評估，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。2.加強對履職檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案信息丟失、損壞或泄露。3.對履職檔案的存儲設(shè)備進(jìn)行定期備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性，防