PAGE檔案按件管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則。檔案應(yīng)全面反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的全過程，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.保密性原則。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息的泄露。5.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)公司各部門及所屬單位的檔案工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。5.做好檔案的安全保密工作，確保檔案的安全。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的日常管理工作，并接受公司綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，做好檔案的安全保密工作。三、檔案的收集（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。3.公司員工的人事檔案、工資檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。4.公司的財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案、統(tǒng)計(jì)檔案等。5.公司的產(chǎn)品研發(fā)檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、質(zhì)量管理檔案等。6.公司的基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門及所屬單位形成的檔案，并定期移交公司綜合檔案室。2.檔案收集應(yīng)確保檔案材料的齊全、完整，對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案的整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，編制分類方案。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，填寫文件目錄。按照分類方案和編號(hào)順序，將文件裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息。2.科技檔案的整理按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類，編制分類方案。對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的文件材料進(jìn)行編號(hào)，填寫文件目錄。按照分類方案和編號(hào)順序，將文件材料整理成冊(cè)，裝入檔案袋，并在檔案袋上填寫相關(guān)信息。3.會(huì)計(jì)檔案的整理按照會(huì)計(jì)年度、保管期限進(jìn)行分類，編制分類方案。對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行裝訂，填寫憑證封面和脊背。對(duì)會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等進(jìn)行整理，編制目錄。按照分類方案和編號(hào)順序，將會(huì)計(jì)檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息。4.人事檔案的整理按照檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，一般分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資任免材料等。對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)，填寫檔案目錄。按照分類方案和編號(hào)順序，將人事檔案材料裝入檔案袋，并在檔案袋上填寫相關(guān)信息。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、目錄清晰。2.檔案整理應(yīng)保持文件材料的原貌，不得隨意涂改、抽取或損壞文件材料。3.檔案整理應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案用品，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放的檔案類別和年度。2.檔案應(yīng)采用密集架、檔案柜等方式進(jìn)行存放，確保檔案存放的整齊、有序。3.對(duì)珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長期保管的檔案是指反映公司一般職能活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案是指反映公司一般職能活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行確定。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案破損、褪色、霉變等應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制；對(duì)檔案丟失、被盜等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施。3.檔案管理人員應(yīng)做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房的整潔和通風(fēng)良好。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自將檔案帶出庫房或泄露檔案信息。六、檔案的鑒定（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，綜合檔案室、各部門及所屬單位負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃，組織檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案的鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的價(jià)值。2.對(duì)反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為永久保管；對(duì)反映公司一般職能活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為長期保管；對(duì)反映公司一般職能活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為短期保管。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案應(yīng)進(jìn)行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理人員根據(jù)檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案進(jìn)行初步鑒定，提出鑒定意見。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)檔案管理人員提出的鑒定意見進(jìn)行審核，確定檔案的保管期限和銷毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（四）鑒定要求1.檔案鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、全面客觀的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。2.檔案鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，不得擅自簡化或省略鑒定程序。3.檔案鑒定工作應(yīng)做好記錄，對(duì)鑒定過程和鑒定結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記載，并存檔備查。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的數(shù)量、年度檔案數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計(jì)，包括整理的檔案數(shù)量、整理的檔案類別等。3.檔案的保管情況統(tǒng)計(jì)，包括檔案的存放位置、保管期限等。4.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，包括查閱檔案的人次、利用檔案的目的等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。3.檔案管理人員應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)資料的保管工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理和歸檔保存。八、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門及所屬單位因工作需要查閱檔案的。2.公司員工因個(gè)人需要查閱本人檔案的。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司外事管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在公司綜合檔案室進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.查閱檔案應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱目的、查閱檔案名稱等信息。3.查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋公司綜合檔案室印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用要求1.檔案管