PAGE中國檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案庫房管理，確保檔案的安全與完整，有效保護和利用檔案資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有檔案庫房的管理工作，包括各類紙質檔案、電子檔案等的存儲與保管。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案在存儲過程中的安全性，防止檔案信息泄露。2.科學管理原則：采用科學的方法和技術，對檔案進行分類、存儲和保管。3.方便利用原則：便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案庫房管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案庫房管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、歸檔和存儲工作，確保檔案的完整性和準確性。3.負責檔案庫房的日常管理，包括庫房的安全、衛(wèi)生、溫濕度控制等。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序進行檔案的處置。5.負責檔案的信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率。（二）庫房管理人員職責1.嚴格遵守檔案庫房管理制度，負責庫房的日常操作和管理。2.負責檔案的入庫、上架、下架、清點等工作，確保檔案存放有序。3.負責庫房的安全保衛(wèi)工作，定期檢查庫房設施設備，確保庫房安全。4.負責庫房的環(huán)境衛(wèi)生工作，保持庫房整潔干凈。5.協(xié)助檔案管理部門進行檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的支持和服務。三、檔案庫房建設與設施設備（一）庫房選址與布局1.檔案庫房應選擇在地勢較高、干燥、通風、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等不同功能區(qū)域，各區(qū)域之間應保持適當?shù)木嚯x，便于管理和操作。3.檔案存儲區(qū)應根據(jù)檔案的類別、年份等進行合理劃分，設置不同的檔案架和存儲設備。（二）庫房設施設備1.溫濕度調節(jié)設備：配備空調、除濕機、加濕器等設備，確保庫房內溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.防火防盜設備：安裝火災自動報警系統(tǒng)、滅火設備、防盜門窗、監(jiān)控設備等，確保庫房安全。3.防蟲防鼠設備：配備防蟲藥品和防鼠設施，防止檔案受到蟲害和鼠害。4.檔案存儲設備：根據(jù)檔案的類型和數(shù)量，配備合適的檔案架、檔案柜、光盤存儲設備等，確保檔案存儲安全。5.照明設備：庫房內應配備充足的照明設備，確保光線均勻、明亮，便于檔案的查閱和整理。四、檔案入庫管理（一）檔案收集與整理1.各部門應按照檔案管理規(guī)定，及時將本部門形成的檔案收集齊全，并進行初步整理。2.檔案管理部門對收集到的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案及時返回原部門進行補充和修正。3.對審核合格的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檔案的查詢和管理。（二）檔案入庫1.整理好的檔案按照分類編號順序，依次存入檔案架或檔案柜中，確保檔案存放有序。2.檔案入庫時，應在檔案存儲設備上標明檔案的類別、年份、編號等信息，便于查找和管理。3.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應選擇安全可靠的設備，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全。五、檔案庫房日常管理（一）庫房安全管理1.庫房管理人員應嚴格遵守庫房安全管理制度，嚴禁無關人員進入庫房。2.定期檢查庫房的安全設施設備，確保火災自動報警系統(tǒng)、滅火設備、防盜門窗、監(jiān)控設備等正常運行。3.加強對庫房的巡查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告并采取措施進行處理。4.嚴格控制庫房內的火源和電源，嚴禁在庫房內吸煙、使用明火和私拉亂接電線。（二）庫房衛(wèi)生管理1.保持庫房內的整潔干凈，定期進行清掃和消毒，防止灰塵和細菌對檔案造成損害。2.對庫房內的垃圾和雜物應及時清理，保持庫房環(huán)境整潔。3.檔案整理區(qū)和查閱區(qū)內的辦公用品應擺放整齊，使用后及時歸位。（三）庫房溫濕度管理1.庫房管理人員應每天定時記錄庫房內的溫度和濕度，確保溫濕度符合規(guī)定要求。2.根據(jù)溫濕度變化情況，及時調整溫濕度調節(jié)設備，保持庫房內溫濕度穩(wěn)定。3.在高溫、高濕季節(jié)或特殊情況下，應加強對庫房溫濕度的監(jiān)測和控制，采取必要的防護措施。（四）檔案查閱與借閱管理1.公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時，應在檔案查閱區(qū)內進行，不得將檔案帶出庫房。如需復印或摘錄檔案內容應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。3.公司外部人員查閱檔案，應持有單位介紹信或相關證明文件，經公司領導批準后，方可查閱。查閱過程中應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復制、傳播檔案內容。4.檔案借閱應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期應辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。借閱期滿后應及時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如有問題應及時處理。六、檔案鑒定與銷毀管理（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應成立鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案專家組成。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的形成時間、內容、重要性等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案的保管期限和價值。4.對保管期限已滿且無保存價值的檔案，應進行銷毀處理；對保管期限已滿但仍有一定保存價值的檔案，應進行延長保管期限或進行特殊處理。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀工作應嚴格按照規(guī)定程序進行，填寫《檔案銷毀申請表》，經公司領導批準后，方可實施銷毀。2.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中應進行現(xiàn)場監(jiān)督，由檔案管理部門人員、審計部門人員等共同參與，確保銷毀工作的真實性和合法性。4.檔案銷毀后，應填寫《檔案銷毀清單》，由參與銷毀的人員簽字確認，并將銷毀清單存檔備查。七、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化建設1.制定檔案數(shù)字化工作計劃，逐步推進檔案數(shù)字化工作。2.對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。3.加強對數(shù)字化檔案的管理，確保數(shù)字化檔案的安全和完整，便于檔案的查詢和利用。（二）檔案信息系統(tǒng)管理1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理效率。3.加強對檔案信息系統(tǒng)的維護和管理，定期進行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)升級，確保系統(tǒng)的正常運行。八、檔案庫房應急管理（一）應急預案制定1.制定檔案庫房應急預案，明確應急處置流程和責任分工。2.應急預案應包括火災、水災、盜竊、泄密等突發(fā)事件的應急處置措施。（二）應