PAGE圖書館人檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)圖書館人員檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在圖書館管理、人才培養(yǎng)、業(yè)務(wù)發(fā)展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于圖書館全體在職員工、離退休人員以及臨時聘用人員的檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映人員的實際情況，不得虛假、偽造。2.完整性原則：全面收集與人員相關(guān)的各類信息，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的整理、保管和利用。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌：準(zhǔn)確記錄人員的基本身份特征。2.婚姻狀況、聯(lián)系方式：包括家庭婚姻情況及常用的聯(lián)系電話、電子郵箱等。3.學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、畢業(yè)時間：詳細(xì)記載教育背景。（二）入職信息1.入職時間、崗位、勞動合同期限：明確入職相關(guān)情況及工作崗位安排。2.試用期表現(xiàn)及考核結(jié)果：記錄試用期工作表現(xiàn)及考核結(jié)論。（三）工作經(jīng)歷1.歷任工作單位、部門、職務(wù)、工作起止時間：清晰呈現(xiàn)職業(yè)發(fā)展軌跡。2.工作職責(zé)、工作成果、獎懲情況：具體描述工作業(yè)績及獎懲記錄。（四）培訓(xùn)與繼續(xù)教育1.參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)：包括業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技能提升培訓(xùn)等。2.取得的相關(guān)培訓(xùn)證書、學(xué)歷學(xué)位提升情況：記錄培訓(xùn)及學(xué)歷提升成果。（五）職稱與職業(yè)資格1.專業(yè)技術(shù)職稱評定情況，包括職稱名稱、評定時間、評定機(jī)構(gòu)：反映專業(yè)技術(shù)水平。2.職業(yè)資格證書取得情況，如資格名稱、取得時間、頒發(fā)機(jī)構(gòu)：體現(xiàn)職業(yè)技能資質(zhì)。（六）考核與評價1.年度考核結(jié)果、考核評語：總結(jié)年度工作表現(xiàn)及評價。2.專項考核、項目考核等結(jié)果：針對特定工作或項目的考核情況。（七）黨團(tuán)關(guān)系1.入黨、入團(tuán)時間，所在黨團(tuán)組織名稱：記錄黨團(tuán)身份及歸屬。2.黨團(tuán)活動參與情況、獲獎情況：體現(xiàn)黨團(tuán)活動表現(xiàn)。（八）薪酬福利1.工資待遇、獎金發(fā)放情況：記錄收入情況。2.社會保險、住房公積金繳納情況：反映福利保障狀況。（九）健康與體檢1.年度體檢報告：包含身體各項指標(biāo)檢查結(jié)果。2.重大疾病、工傷等情況記錄：涉及健康突發(fā)狀況。（十）其他重要信息1.獲得的榮譽(yù)稱號、表彰獎勵證書：記錄個人獲得的各類榮譽(yù)。2.發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、著作、科研成果：體現(xiàn)學(xué)術(shù)科研能力。3.參加的社會活動、志愿服務(wù)記錄：反映社會參與度。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.員工自行提交：員工按照規(guī)定定期提交個人相關(guān)資料。2.部門報送：各部門負(fù)責(zé)收集本部門員工的工作業(yè)績、獎懲等資料并報送。3.組織人事部門收集：負(fù)責(zé)收集入職、離職、考核等相關(guān)信息。4.外部機(jī)構(gòu)提供：如學(xué)歷認(rèn)證機(jī)構(gòu)、職稱評定機(jī)構(gòu)等提供的相關(guān)證明材料。（二）收集要求1.及時收集：各類信息產(chǎn)生后應(yīng)及時收集，確保檔案內(nèi)容的時效性。2.真實準(zhǔn)確：提供的資料必須真實可靠，相關(guān)人員對所提供信息負(fù)責(zé)。3.完整齊全：按照檔案內(nèi)容要求全面收集，避免遺漏重要信息。（三）整理方法1.分類整理：按照檔案內(nèi)容分類，如個人基本信息、工作經(jīng)歷等類別分別整理。2.編號排序：對每份檔案資料進(jìn)行編號，按照編號順序排列，便于查找。3.裝訂成冊：將相關(guān)資料裝訂整齊，保持檔案的完整性和規(guī)范性。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房：庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.保持庫房環(huán)境適宜：溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案盒存放，按類別和編號順序排列上架。2.電子檔案：存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進(jìn)行分類文件夾管理，并定期備份。（三）檔案清查1.定期清查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清查，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整準(zhǔn)確。2.不定期抽查：對部分重要檔案或易出現(xiàn)問題的檔案進(jìn)行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。（四）檔案修復(fù)與補(bǔ)充1.破損修復(fù)：對破損、褪色的檔案資料及時進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的可讀性。2.缺失補(bǔ)充：發(fā)現(xiàn)檔案資料缺失時，及時通過相關(guān)渠道補(bǔ)充完整。五、檔案借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.內(nèi)部借閱：圖書館內(nèi)部因工作需要查閱檔案的，需填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門借閱。2.外部借閱：因特殊情況需向外部單位或個人提供檔案借閱的，須經(jīng)圖書館主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱登記：詳細(xì)記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱檔案名稱及用途等信息。2.借閱期限：根據(jù)檔案性質(zhì)和使用需求確定借閱期限，一般不超過[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.歸還要求：借閱人應(yīng)按時歸還檔案，歸還時檔案管理人員要認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。（三）利用范圍1.人力資源管理：用于人員招聘、選拔、晉升、培訓(xùn)等決策依據(jù)。2.業(yè)務(wù)工作：為圖書館業(yè)務(wù)開展、項目研究、服務(wù)優(yōu)化等提供參考。3.合規(guī)審查：在涉及員工權(quán)益、單位合規(guī)等事項審查時提供檔案資料支持。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.人員保密培訓(xùn)：對檔案管理人員及可能接觸檔案的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識。2.限制知悉范圍：嚴(yán)格控制檔案的查閱和知悉范圍，確保檔案信息不被無關(guān)人員獲取。3.保密協(xié)議簽訂：與接觸重要檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全防范1.物理安全：檔案庫房安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)，配備消防器材等安全設(shè)施。2.網(wǎng)絡(luò)安全：電子檔案存儲系統(tǒng)設(shè)置安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.應(yīng)急處理：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時有效處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.實現(xiàn)檔案數(shù)字化存儲：將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案管理效率和利用便捷性。2.建立檔案信息管理系統(tǒng)：實現(xiàn)檔案的在線查閱與利用、流程審批、統(tǒng)計分析等功能。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：按照規(guī)范的掃描標(biāo)準(zhǔn)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案內(nèi)容準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，建立索引，便于檢索查詢。（三）信息系統(tǒng)管理1.系統(tǒng)維護(hù)：定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。2.數(shù)據(jù)更新：及時更新檔案信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時效性。3.權(quán)限管理：在系統(tǒng)中設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制檔案信息的訪問。八、檔案移交與銷毀（一）移交規(guī)定1.員工離職移交：員工離職時，應(yīng)將個人檔案資料全部移交檔案管理部門，辦理檔案移交手續(xù)。2.單位變動移交：圖書館因機(jī)構(gòu)調(diào)整、合并、分立等原因，檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行移交。（二）銷毀程序1.鑒定審批：對失去保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，經(jīng)圖書館主管領(lǐng)導(dǎo)審批。