PAGE宿管檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)宿管檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高宿管工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有與宿管工作相關(guān)的檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：宿管檔案資料由專門(mén)的檔案管理部門(mén)或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映宿管工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、損壞和丟失。4.方便利用原則：檔案資料的管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案資料分類及內(nèi)容（一）學(xué)生住宿檔案1.學(xué)生基本信息：包括學(xué)生姓名、性別、年級(jí)、專業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)、聯(lián)系方式等。2.住宿申請(qǐng)與分配記錄：學(xué)生住宿申請(qǐng)表格、分配宿舍的記錄，包括宿舍號(hào)、入住時(shí)間等。3.住宿變更記錄：學(xué)生因各種原因申請(qǐng)宿舍變更的相關(guān)材料，如變更申請(qǐng)、審批記錄、變更后的宿舍信息等。4.住宿費(fèi)用記錄：學(xué)生住宿費(fèi)用的繳納情況，包括繳費(fèi)金額、繳費(fèi)時(shí)間、欠費(fèi)記錄等。5.住宿違規(guī)記錄：學(xué)生在宿舍內(nèi)違反規(guī)章制度的記錄，如違規(guī)時(shí)間、違規(guī)行為、處理結(jié)果等。（二）宿舍設(shè)施檔案1.宿舍基本信息：宿舍樓號(hào)、樓層、房間號(hào)、宿舍類型（如四人間、六人間等）、床位數(shù)等。2.設(shè)施清單：詳細(xì)記錄宿舍內(nèi)配備的設(shè)施設(shè)備，如床、桌椅、衣柜、空調(diào)、熱水器、門(mén)窗等的品牌、型號(hào)、數(shù)量及購(gòu)置時(shí)間。3.設(shè)施維修記錄：包括設(shè)施設(shè)備的維修申請(qǐng)、維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修人員、維修費(fèi)用等記錄。4.設(shè)施更新改造記錄：宿舍設(shè)施進(jìn)行更新改造的相關(guān)資料，如改造方案、審批文件、改造時(shí)間、改造費(fèi)用等。（三）宿管人員檔案1.個(gè)人基本信息：宿管人員姓名、性別、年齡、學(xué)歷、聯(lián)系方式、入職時(shí)間等。2.崗位職責(zé)與工作安排：明確宿管人員的崗位職責(zé)、工作時(shí)間、工作排班等信息。3.培訓(xùn)記錄：宿管人員參加各類培訓(xùn)課程的記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核結(jié)果等。4.考核評(píng)價(jià)記錄：對(duì)宿管人員工作表現(xiàn)的考核評(píng)價(jià)記錄，如月度考核、年度考核結(jié)果，考核指標(biāo)包括工作態(tài)度、工作質(zhì)量、紀(jì)律遵守等方面。5.獎(jiǎng)懲記錄：宿管人員獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和處罰記錄，如表彰文件、處罰決定等。（四）安全管理檔案1.安全制度與應(yīng)急預(yù)案：公司/組織制定的宿管安全管理制度、各類安全應(yīng)急預(yù)案，如火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案、地震應(yīng)急預(yù)案等。2.安全檢查記錄：定期和不定期的宿舍安全檢查記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及整改情況等。3.安全隱患整改記錄：針對(duì)安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改的記錄，包括整改措施、整改責(zé)任人、整改完成時(shí)間等。4.安全事故記錄：發(fā)生在宿舍區(qū)域內(nèi)的安全事故的相關(guān)資料，如事故報(bào)告、事故原因分析、處理結(jié)果等。（五）衛(wèi)生管理檔案1.衛(wèi)生管理制度：宿管衛(wèi)生管理的相關(guān)制度，明確衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)、清掃頻次、檢查要求等。2.衛(wèi)生檢查記錄：對(duì)宿舍衛(wèi)生情況進(jìn)行檢查的記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、宿舍號(hào)、衛(wèi)生狀況評(píng)分等。3.衛(wèi)生整改記錄：針對(duì)衛(wèi)生檢查中不符合標(biāo)準(zhǔn)的宿舍下達(dá)的整改通知及整改情況記錄。4.衛(wèi)生評(píng)比記錄：組織宿舍衛(wèi)生評(píng)比活動(dòng)的相關(guān)記錄，如評(píng)比時(shí)間、評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)、獲獎(jiǎng)宿舍名單等。（六）文化活動(dòng)檔案1.活動(dòng)計(jì)劃與方案：策劃組織的宿舍文化活動(dòng)的計(jì)劃、方案，包括活動(dòng)主題、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容、參與人員等。2.活動(dòng)實(shí)施記錄：活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中的照片、視頻、文字記錄等，反映活動(dòng)的實(shí)際情況。3.活動(dòng)總結(jié)與反饋：活動(dòng)結(jié)束后的總結(jié)報(bào)告，以及收集到的學(xué)生對(duì)活動(dòng)的反饋意見(jiàn)。三、檔案資料收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)及宿管人員應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的各類檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并定期進(jìn)行備份。（二）收集時(shí)間1.學(xué)生住宿檔案、宿管人員檔案等應(yīng)在相關(guān)事件發(fā)生后及時(shí)收集，如學(xué)生入住、離職，宿管人員考核等。2.宿舍設(shè)施檔案、安全管理檔案、衛(wèi)生管理檔案等應(yīng)按定期檢查、維修、活動(dòng)開(kāi)展等時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)收集相關(guān)資料。（三）整理方法1.按照檔案資料分類，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案資料應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)碼，并制作目錄清單，注明資料名稱、日期、頁(yè)碼等信息，以便查找。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂或裝入檔案盒，并在檔案盒封面標(biāo)注檔案類別、年份、月份等信息。4.電子檔案資料應(yīng)按照分類建立文件夾，并以清晰、規(guī)范的文件名命名，便于識(shí)別和管理。四、檔案資料歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔流程1.整理好的檔案資料由檔案管理人員進(jìn)行審核，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.審核通過(guò)的檔案資料按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，存入專門(mén)的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備。3.建立檔案索引，記錄每份檔案資料的存放位置，方便查詢。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：存放在專門(mén)的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等功能。檔案柜應(yīng)按照檔案類別進(jìn)行分區(qū)存放，并定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全。2.電子檔案：存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ玫拇鎯?chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如硬盤(pán)、光盤(pán)等，并異地存放。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限管理，確保數(shù)據(jù)的安全性。五、檔案資料查詢與借閱（一）查詢規(guī)定1.因工作需要查詢檔案資料的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢內(nèi)容、查詢?cè)虻刃畔ⅰ?.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提供檔案資料供查詢?nèi)藛T查閱。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出或進(jìn)行涂改、損毀等操作。4.查詢結(jié)束后，查詢?nèi)藛T應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料，并在《檔案查詢登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案資料的人員，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱內(nèi)容、借閱期限、借閱用途等信息。2.檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案資料內(nèi)容。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案資料保密與銷(xiāo)毀（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。2.對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私、公司/組織機(jī)密等敏感信息的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人管理等措施，防止信息泄露。3.在檔案資料的查詢、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人員的行為，確保檔案資料不被非法獲取或傳播。（二）銷(xiāo)毀規(guī)定1.對(duì)于已過(guò)保存期限或失去保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.銷(xiāo)毀檔案資料前，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案資料的名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀地點(diǎn)、銷(xiāo)毀人員、監(jiān)督人員等信息。4.銷(xiāo)毀后的檔案資料應(yīng)及時(shí)清理，確保檔案管理環(huán)境的整潔和安全。七、檔案資料管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善宿管檔案資料管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理宿管檔案資料，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和安全。3.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行整理、歸檔、存儲(chǔ)和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)更新檔案索引。4.負(fù)責(zé)檔案資料的查詢、借閱服務(wù)，并對(duì)查詢、借閱情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。5.監(jiān)督檔案資料的保密和銷(xiāo)毀工作，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織要求。（二）宿管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本崗位工作中產(chǎn)生的檔案資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案資料的查詢、借閱等工作，提供必要的信息和協(xié)助。3.嚴(yán)格遵守檔案資料保密制度，不得私自留存、泄露