PAGE廣西助學(xué)貸款檔案制度表一、總則（一）目的為加強(qiáng)廣西壯族自治區(qū)助學(xué)貸款檔案管理，確保助學(xué)貸款業(yè)務(wù)的規(guī)范運(yùn)作，保障貸款信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高貸款管理效率，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣西壯族自治區(qū)內(nèi)各類金融機(jī)構(gòu)、學(xué)校及相關(guān)部門在開(kāi)展助學(xué)貸款業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映助學(xué)貸款業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理與助學(xué)貸款業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案資料的齊全、完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)記錄清晰、規(guī)范，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.保密性原則：對(duì)涉及借款人隱私的信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得對(duì)外披露。（四）管理職責(zé)1.金融機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)助學(xué)貸款檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督下屬分支機(jī)構(gòu)的助學(xué)貸款檔案管理工作。按照規(guī)定向相關(guān)部門移交助學(xué)貸款檔案。2.學(xué)校協(xié)助金融機(jī)構(gòu)做好助學(xué)貸款學(xué)生信息的收集、核實(shí)工作。負(fù)責(zé)本校助學(xué)貸款相關(guān)文件、資料的整理和保管，并按要求向金融機(jī)構(gòu)提供。配合金融機(jī)構(gòu)開(kāi)展助學(xué)貸款檔案的查詢、借閱等工作。3.相關(guān)部門教育部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)廣西助學(xué)貸款檔案管理工作，制定相關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督檢查制度執(zhí)行情況。財(cái)政部門負(fù)責(zé)保障助學(xué)貸款檔案管理工作所需經(jīng)費(fèi)，并對(duì)經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行監(jiān)督。二、檔案內(nèi)容（一）借款人基本信息檔案1.個(gè)人身份信息：包括借款人身份證復(fù)印件、戶口簿復(fù)印件等。2.家庭經(jīng)濟(jì)情況證明：如低保證、特困證明、殘疾證明等相關(guān)材料。3.學(xué)習(xí)情況證明：學(xué)生證復(fù)印件、學(xué)校開(kāi)具的學(xué)籍證明等。（二）貸款申請(qǐng)與審批檔案1.貸款申請(qǐng)表：借款人填寫的完整申請(qǐng)表，包括個(gè)人基本信息、申請(qǐng)貸款金額、用途及還款計(jì)劃等。2.貸款審批表：金融機(jī)構(gòu)內(nèi)部審批流程中形成的審批表，記錄各級(jí)審批意見(jiàn)和審批結(jié)果。3.信用評(píng)估報(bào)告：金融機(jī)構(gòu)對(duì)借款人進(jìn)行信用評(píng)估所形成的報(bào)告，包括信用評(píng)分、信用狀況分析等內(nèi)容。（三）借款合同檔案1.借款合同文本：明確借貸雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的正式合同，包括貸款金額、期限、利率、還款方式等條款。2.合同附件：如擔(dān)保合同（若有）、抵押物清單（若有）等相關(guān)附件。（四）放款與還款檔案1.放款憑證：記錄貸款發(fā)放時(shí)間、金額、方式等信息的憑證。2.還款記錄：詳細(xì)記錄借款人每次還款的時(shí)間、金額、還款方式等情況的臺(tái)賬或清單。（五）貸后管理檔案1.貸后跟蹤檢查表：金融機(jī)構(gòu)定期對(duì)借款人進(jìn)行跟蹤檢查所形成的表格，記錄檢查情況和發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。2.逾期催收記錄：包括逾期通知書、催收電話記錄、上門催收記錄等，用于記錄對(duì)逾期借款人的催收過(guò)程。3.展期或變更記錄：若借款人申請(qǐng)展期或變更貸款合同條款，相關(guān)的申請(qǐng)材料、審批文件及變更后的合同等記錄。（六）其他相關(guān)檔案1.政策文件：國(guó)家及廣西壯族自治區(qū)有關(guān)助學(xué)貸款的政策法規(guī)、規(guī)章制度等文件。2.會(huì)議紀(jì)要：涉及助學(xué)貸款業(yè)務(wù)的會(huì)議所形成的紀(jì)要，記錄會(huì)議討論內(nèi)容和決策事項(xiàng)。3.培訓(xùn)資料：針對(duì)助學(xué)貸款業(yè)務(wù)開(kāi)展的培訓(xùn)教材、課件等資料。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.金融機(jī)構(gòu)、學(xué)校及相關(guān)部門應(yīng)按照各自職責(zé)，及時(shí)收集本單位在助學(xué)貸款業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件、資料。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，確保能夠全面反映助學(xué)貸款業(yè)務(wù)的全過(guò)程。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）整理標(biāo)準(zhǔn)1.分類整理：按照檔案內(nèi)容的類別，將檔案分為借款人基本信息檔案、貸款申請(qǐng)與審批檔案、借款合同檔案、放款與還款檔案、貸后管理檔案及其他相關(guān)檔案等類別，分別進(jìn)行整理。2.編號(hào)編制：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。編號(hào)可采用年份+業(yè)務(wù)類別+流水號(hào)的形式，例如：2023JD001，其中“2023”表示年份，“JD”表示貸款業(yè)務(wù)類別，“001”表示流水號(hào)。3.目錄編制：根據(jù)檔案分類，編制詳細(xì)的檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找和核對(duì)檔案。4.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，避免使用釘書釘?shù)纫咨P損壞檔案的裝訂材料。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)確保檔案編號(hào)、目錄與實(shí)際檔案內(nèi)容一致。2.檔案歸檔應(yīng)按照年度進(jìn)行，同一年度的檔案集中存放，便于管理和查詢。3.對(duì)于跨年度的貸款業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)按照業(yè)務(wù)發(fā)生的主要年份進(jìn)行歸檔，但相關(guān)的補(bǔ)充資料和后續(xù)記錄應(yīng)一并歸檔到主要年份的檔案中。（二）保管期限1.借款人基本信息檔案：保管期限為自貸款結(jié)清之日起10年。2.貸款申請(qǐng)與審批檔案：保管期限為自貸款結(jié)清之日起15年。3.借款合同檔案：保管期限為自貸款結(jié)清之日起20年。4.放款與還款檔案：保管期限為自貸款結(jié)清之日起20年。貸后管理檔案中的還款記錄應(yīng)永久保管。5.貸后管理檔案：除還款記錄永久保管外，其他貸后管理檔案保管期限為自貸款結(jié)清之日起10年。6.其他相關(guān)檔案：政策文件、會(huì)議紀(jì)要等保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般應(yīng)長(zhǎng)期保管。培訓(xùn)資料等可根據(jù)需要確定保管期限，但至少應(yīng)保管至該業(yè)務(wù)不再開(kāi)展后5年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火（配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警裝置和滅火設(shè)備）、防潮（安裝除濕設(shè)備）、防蟲（放置防蟲藥品）、防盜（安裝監(jiān)控設(shè)備和門禁系統(tǒng)）等功能。檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變等情況應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)措施。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)進(jìn)行命名，并與紙質(zhì)檔案的編號(hào)相對(duì)應(yīng)，便于查找和關(guān)聯(lián)。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份或云存儲(chǔ)等多種方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，防止數(shù)據(jù)丟失。嚴(yán)格管理電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)電子檔案管理系統(tǒng)，防止電子檔案被非法篡改或泄露。五、檔案利用與查詢（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的正確使用。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行檔案利用，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案信息。（二）利用范圍1.金融機(jī)構(gòu)內(nèi)部用于貸款審批、貸后管理、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等業(yè)務(wù)工作。2.學(xué)校用于學(xué)生資助管理、統(tǒng)計(jì)分析等工作。3.相關(guān)部門用于政策研究、監(jiān)督檢查等工作。4.在法律法規(guī)允許的情況下，經(jīng)借款人書面授權(quán)，可向其他相關(guān)機(jī)構(gòu)或個(gè)人提供有限的檔案信息。（三）查詢程序1.內(nèi)部查詢：金融機(jī)構(gòu)、學(xué)校及相關(guān)部門內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案的，應(yīng)填寫檔案查詢申請(qǐng)表，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門進(jìn)行查詢。2.外部查詢：因司法機(jī)關(guān)、監(jiān)管部門等外部單位依法需要查詢檔案的，應(yīng)出具相關(guān)單位的正式查詢函，注明查詢?cè)?、查詢范圍等?nèi)容。檔案管理部門在審核查詢函的合法性和合規(guī)性后，報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批，方可提供檔案查詢服務(wù)。查詢結(jié)果應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記和記錄，并由查詢單位簽字確認(rèn)。（四）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。六、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無(wú)法修復(fù)，且已履行相關(guān)審批手續(xù)的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見(jiàn)，并編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等詳細(xì)信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全廣西助學(xué)貸款檔案管理監(jiān)督機(jī)制，教育部門、財(cái)政部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)金融機(jī)構(gòu)、學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.金融機(jī)構(gòu)內(nèi)部應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督崗位，負(fù)責(zé)對(duì)本機(jī)構(gòu)及下屬分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，檢查檔案內(nèi)容是否齊全、信息是否準(zhǔn)確、保管條件是否符合要求等。3.檔案管理工作的規(guī)范化程度，如檔案編號(hào)、目錄編制、裝訂等是否規(guī)范統(tǒng)一。4.檔案利用和查詢的審批程序是否嚴(yán)格執(zhí)行，是否存在違規(guī)提供檔案信息的情況。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)