PAGE合作社檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強本合作社檔案室的科學(xué)管理，有效保護和利用檔案資源，提高合作社的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本合作社實際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本合作社檔案室的檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合作社檔案室對全社檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映合作社的各項工作和活動，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集和整理與合作社相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及合作社機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為合作社各項工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)立合作社檔案室，作為集中管理檔案的專門機構(gòu)，檔案室隸屬于合作社辦公室。（二）人員職責(zé)1.檔案室管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等工作。建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。對檔案進行分類、編號、編目，編制檢索工具，提高檔案檢索效率。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱登記工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度。積極開展檔案編研工作，為合作社提供有價值的檔案信息。協(xié)助其他部門做好檔案管理工作，提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。2.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向檔案室移交檔案。協(xié)助檔案室管理人員做好檔案的清查、核對工作。遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合作社成立以來形成的各類文件材料，包括章程、決議、決定、通知、報告、合同、協(xié)議、報表等。2.合作社各項業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的檔案，如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)資料、農(nóng)產(chǎn)品銷售記錄、財務(wù)賬目、社員檔案等。3.合作社組織的各類會議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動形成的文件材料。4.合作社獲得的榮譽證書、獎勵文件、資質(zhì)證明等。5.其他與合作社相關(guān)的有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的檔案材料，確保檔案的齊全和完整。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行整理和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)類、經(jīng)營管理類、財務(wù)管理類、社員管理類等。2.對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.對檔案進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）保管要求1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。4.電子檔案應(yīng)進行備份，存儲于安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。（三）檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的實際價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映合作社主要職能活動和歷史面貌的，對合作社有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映合作社一般工作活動，在較長時間內(nèi)對合作社工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映合作社一般工作活動，在較短時間內(nèi)對合作社工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管期限等因素，確定其價值。2.根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行劃分，確定哪些檔案需要繼續(xù)保存，哪些檔案可以銷毀。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對銷毀清冊進行審核，報合作社領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案室管理人員和指定的監(jiān)銷人員共同對檔案進行銷毀，確保銷毀徹底。3.銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。六、檔案的利用（一）利用范圍1.合作社內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、政府有關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、審計部門等因辦案需要查閱檔案。4.其他經(jīng)合作社領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的單位或個人查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可直接到檔案室查閱檔案，查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.借閱：檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室管理人員審核，報合作社領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室管理人員審核，報合作社領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并加蓋檔案室印章。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散檔案。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案室管理人員指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案室。3.借閱的檔案應(yīng)按時歸還，如有遺失、損壞等情況，應(yīng)及時報告檔案室管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的數(shù)量、年度新增檔案數(shù)量等。2.檔案的利用情況統(tǒng)計，包括查閱、借閱、復(fù)制檔案的人次、卷次等。3.檔案的保管情況統(tǒng)計，包括檔案的完好率、破損率、遺失率