PAGE檔案室7全規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設立專門的檔案室，對各類檔案進行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務情況，嚴禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財務檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等。3.對檔案進行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀，并做好相關記錄。7.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務活動等提供檔案支持和服務。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案室。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作，并接受檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督。3.嚴格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門在工作中形成的各類檔案，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。4.根據(jù)工作需要，及時向檔案室提出檔案查詢、借閱等利用申請，并配合檔案室做好相關工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、統(tǒng)計等。3.做好檔案的安全保密工作，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還等手續(xù)，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司/組織提供檔案咨詢和服務。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機關下發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、營業(yè)執(zhí)照等文件。4.本公司/組織的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等文件。5.本公司/組織的科技成果、專利、商標、著作權等文件。6.本公司/組織的人事檔案、工資檔案、福利檔案等文件。7.本公司/組織的財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應保持文件的原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.對于重要文件和資料，應及時進行備份，防止因意外情況導致檔案丟失。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、時間順序進行分類，編制檔案目錄。3.財務檔案：按照會計年度、類別進行分類，編制會計檔案目錄。4.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進行分類，建立人事檔案信息庫。5.業(yè)務檔案：根據(jù)業(yè)務特點和管理要求進行分類，建立業(yè)務檔案目錄。四、檔案分類與編號（一）分類標準1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類、產(chǎn)品類、科學研究類、基本建設類、設備儀器類等。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)分為科研項目檔案、產(chǎn)品設計檔案、工藝技術檔案、基建工程檔案、設備檔案等。3.財務檔案：按照會計年度分為會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他會計資料等。4.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學歷學位材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免材料、出國（境）材料、其他材料等。5.業(yè)務檔案：根據(jù)業(yè)務特點和管理要求進行分類，如市場營銷檔案、客戶服務檔案、項目管理檔案等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。2.文書檔案編號：采用年度+保管期限+流水號的方式，如2023永久001。3.科技檔案編號：采用項目代號+專業(yè)分類號+流水號的方式，如XM0,1KJ01001。4.財務檔案編號：采用會計年度+類別代碼+流水號的方式，如2023KJ01001。5.人事檔案編號：采用檔案序號的方式，如001。（三）業(yè)務檔案編號：根據(jù)業(yè)務特點和管理要求自行制定編號規(guī)則，但應保證編號的唯一性和系統(tǒng)性。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間作為保管場所。2.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應按照分類和編號順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。4.嚴格控制檔案室的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。5.做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中管理。2.電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止因意外情況導致電子檔案丟失。3.定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。4.嚴格控制電子檔案的訪問權限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的規(guī)定和標準，結(jié)合公司/組織的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從檔案的內(nèi)容價值、歷史意義、現(xiàn)實作用等方面進行綜合分析。3.確保鑒定結(jié)果的準確性和公正性，防止誤判和漏判。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成。2.檔案鑒定小組負責制定檔案鑒定計劃，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進行審核。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，確定其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其內(nèi)容和價值的差異。3.效益評估法：從檔案對公司/組織的決策、管理、業(yè)務活動等方面的效益進行評估，確定其保存價值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是反映本公司/組織一般工作活動，在一定時期內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，并編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應包括檔案名稱、編號、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)檔案鑒定小組負責人簽字確認。3.報經(jīng)公司/組織主管領導審批后，方可進行檔案銷毀。4.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認。5.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊永久保存。七檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案室查閱。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，應經(jīng)公司/組織主管領導批準。3.外部單位或個人因工作需要查閱檔案的，應持單位介紹信或有效證件，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，方可到檔案室查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案應在檔案室指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞或撕毀。3.查閱檔案的人員不得擅自復制、拍照、錄像檔案內(nèi)容，確需復制的，應經(jīng)檔案室負責人批準，并按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。4.查閱檔案的人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）借閱權限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案室借閱。2.借閱重要檔案或涉及機密的檔案，應經(jīng)公司/組織主管領導批準。3.外部單位或個人因工作需要借閱檔案的，應持單位介紹信或有效證件，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，方可到檔案室借閱。（四）借閱要求1.借閱檔案應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期歸還，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱檔案時，應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴大利用范圍。3.借閱檔案的人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。4.歸還檔案時，應認真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應及時報告檔案室，并承擔相應的責任。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應做到及時、準確、完整，定期向上級主管部門和公司/組織領導報送檔案統(tǒng)計報表。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應作為檔案管理工作考核和決