PAGE衛(wèi)生管理檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織衛(wèi)生管理檔案工作，確保衛(wèi)生管理檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，為公司/組織的衛(wèi)生管理決策提供科學依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內所有涉及衛(wèi)生管理工作的部門、科室及相關人員。（三）基本原則1.真實性原則：衛(wèi)生管理檔案應如實反映公司/組織衛(wèi)生管理工作的實際情況。2.完整性原則：涵蓋衛(wèi)生管理工作的各個方面，確保檔案資料的全面性。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的格式、內容和程序進行檔案的整理、歸檔和保管。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的衛(wèi)生管理檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、衛(wèi)生管理檔案的分類與編號（一）分類1.環(huán)境衛(wèi)生檔案：包括公司/組織辦公區(qū)域、生產車間、公共區(qū)域等環(huán)境衛(wèi)生狀況記錄，如清潔消毒記錄、衛(wèi)生檢查記錄等。2.食品衛(wèi)生檔案：涉及食品采購、儲存、加工、銷售等環(huán)節(jié)的衛(wèi)生管理資料，如食品供應商資質證明、食品檢驗報告、食品加工操作規(guī)范記錄等。3.飲用水衛(wèi)生檔案：關于公司/組織飲用水水源、水質檢測、供水設施維護等方面的檔案，如水質檢測報告、供水設備維護記錄等。4.職業(yè)衛(wèi)生檔案：針對員工職業(yè)健康管理的相關檔案，如員工職業(yè)健康體檢報告、職業(yè)病危害因素檢測報告、職業(yè)衛(wèi)生培訓記錄等。5.醫(yī)療衛(wèi)生檔案：如有公司/組織內部醫(yī)療設施、醫(yī)療服務等方面的資料，如醫(yī)務室藥品采購記錄、醫(yī)療廢棄物處理記錄等。（二）編號采用分類編號法，對每一類衛(wèi)生管理檔案進行統(tǒng)一編號。編號格式為：[類別代碼][年份][流水號]。例如，環(huán)境衛(wèi)生檔案的編號為：HW[2023]001，其中HW為環(huán)境衛(wèi)生類別代碼，2023為年份，001為流水號。三、衛(wèi)生管理檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門、科室應指定專人負責衛(wèi)生管理檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準確地收集齊全。2.收集的檔案資料應包括紙質文件、電子文檔、照片、視頻等多種形式。3.對于日常工作中產生的衛(wèi)生管理記錄，應按照規(guī)定的時間間隔進行收集，如每日的清潔消毒記錄、每周的衛(wèi)生檢查記錄等。（二）整理方法1.對收集到的檔案資料進行分類整理，按照上述分類標準進行歸類。2.去除重復、無效的資料，確保每份檔案資料的唯一性。3.對紙質文件進行編號、編目，編制文件目錄，注明文件名稱、編號、日期、來源等信息。4.對電子文檔進行命名規(guī)范，按照編號規(guī)則進行命名，并建立相應的文件夾結構，便于查找和管理。5.照片和視頻資料應注明拍攝時間、地點、內容等信息，并進行適當的編輯和整理。四、衛(wèi)生管理檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的衛(wèi)生管理檔案應及時歸檔，按照類別和編號順序進行存放。2.歸檔時應填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、編號、歸檔日期、保管期限等信息。3.對于重要的衛(wèi)生管理檔案，應進行備份，備份方式可采用紙質備份、電子備份或異地存儲等多種形式。（二）保管1.設立專門的衛(wèi)生管理檔案保管室，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風良好。2.檔案保管室應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。3.按照檔案保管期限對檔案進行分類存放，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。4.對于超過保管期限的檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，銷毀時應填寫檔案銷毀登記表，注明檔案名稱、編號、銷毀日期、銷毀原因等信息，并由相關負責人簽字確認。五、衛(wèi)生管理檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司/組織內部人員因工作需要查閱衛(wèi)生管理檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字批準。2.檔案管理人員應按照申請表的要求提供檔案資料，并在查閱現場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案管理制度。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換或損壞檔案資料，如需復印或摘錄相關內容，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱衛(wèi)生管理檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、歸還時間等信息，并經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準。2.檔案管理人員應按照申請表的要求提供檔案資料，并與借閱人員簽訂檔案借閱協議，明確雙方的權利和義務。3.借閱人員應妥善保管檔案資料，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播或泄露檔案內容。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案資料的完整性和安全性，并在檔案借閱登記表上注明歸還日期。如發(fā)現檔案資料有損壞或丟失情況，借閱人員應承擔相應的責任。六、衛(wèi)生管理檔案的信息化管理（一）建立衛(wèi)生管理檔案信息系統(tǒng)1.利用現代信息技術，建立衛(wèi)生管理檔案信息系統(tǒng)，實現檔案資料的電子化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、分析、備份等功能，提高檔案管理的效率和準確性。3.對檔案信息系統(tǒng)進行定期維護和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（二）數據錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案整理的要求，將紙質檔案資料錄入到檔案信息系統(tǒng)中，確保數據的準確性和完整性。2.定期對檔案信息系統(tǒng)中的數據進行核對和更新，及時補充新產生的檔案資料，刪除過期或無效的信息。3.加強對檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設置不同的用戶權限，防止未經授權的人員訪問和修改檔案數據。七、衛(wèi)生管理檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對衛(wèi)生管理檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和專業(yè)人員組成，負責對檔案進行鑒定。3.鑒定小組應根據檔案的內容、價值、歷史意義等因素，綜合評估檔案的保存價值，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經鑒定需要銷毀的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、編號、銷毀原因、銷毀時間等信息，并經檔案鑒定小組組長簽字批準。3.檔案銷毀時，應指定專人負責現場監(jiān)督，確保銷毀過程的徹底性和安全性。4.銷毀完成后，應填寫檔案銷毀登記表，注明檔案名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認